淺析醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策

王琪

摘 要：醫(yī)院管理中一個重要組成部分即醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)面臨著跨越式發(fā)展的技術和現(xiàn)代化管理方法的挑戰(zhàn)。要讓醫(yī)院的檔案管理能夠適應時代的發(fā)展，就一定要對各種信息化管理新技術進行充分利用。當前各級醫(yī)院正面臨一個共同的新課題即利用信息化技術對醫(yī)院檔案進行管理。

關鍵詞：信息化進程；醫(yī)院檔案管理；檔案原件

不斷深入的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革加上不斷轉變的醫(yī)院服務模式，導致管理醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)模式和技術都難以適應信息化的發(fā)展，人們已經(jīng)漸漸地開始青睞利用信息化技術管理醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案管理信息化不管是在加強醫(yī)院管理工作方面還是提升醫(yī)院管理水平上都具有十分重大的現(xiàn)實意義。

1 信息化技術管理醫(yī)院檔案的重要意義

1.1 保護檔案原件

利用計算機掃描醫(yī)院檔案原件以后，將醫(yī)院檔案轉變?yōu)殡娮游募男问?，并將其收藏，這種樣式的醫(yī)院檔案除了能夠讓使用人員對其進行快速的瀏覽和使用之外，還能夠有效避免檔案原件因為被多次直接使用或是借閱而發(fā)生損壞。這種方式可以保證醫(yī)院檔案原件完好無損。

1.2 改善檔案文件歸檔方式

傳統(tǒng)的歸檔方式一般都是采用人工手工勞動，這種方式較為繁瑣，浪費人力和時間，工作效率也比較低下。然而利用信息化技術對醫(yī)院檔案進行管理能夠解放管理檔案的相關人員，通過使用計算機軟件記錄檔案，檔案歸檔方式獲得很大的改善，并且有效地實現(xiàn)了分類整理及系統(tǒng)調整檔案管理，讓使用者能夠對檔案的歸檔情況進行及時的查閱、監(jiān)督以及整合，從而使管理檔案的工作效率得到有效的提高。

1.3 整合與共享信息資源

利用信息技術對醫(yī)院檔案進行管理符合信息化發(fā)展潮流，利用計算機軟件提供的統(tǒng)一格式來錄入、轉換、整合以及提取醫(yī)院檔案信息，擴大了檔案信息的適用范圍，提高了應用程度，加強了搜索導航，有助于醫(yī)院各部門根據(jù)自己的需要對其進行查閱，除了能夠提高檔案信息的有效利用率，更加能夠使檔案信息管理的共享性、有效性以及系統(tǒng)性得以實現(xiàn)。

1.4 完善檔案管理模式

傳統(tǒng)醫(yī)院管理檔案的模式一般都是紙質的形式，這樣一來就會被紙張具有的特性所限制，管理檔案的相關部門一定要根據(jù)時節(jié)的不同來調整檔案室的濕度和溫度，同時還要做好防蟲工作。然而紙質檔案資料已經(jīng)越來越多，那么它將會占據(jù)越來越多的空間，所以不管是在管理難度方面還是維護費用方面都是十分巨大的，這就給醫(yī)院的生存和發(fā)展造成了極大的負面影響，而利用信息化技術管理醫(yī)院檔案正好可以彌補紙質檔案的缺點。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設面臨的問題

當前在應用以及管理信息化還有很多問題，這些問題的存在已經(jīng)在一定程度上對進一步提升醫(yī)院檔案管理信息化進程產(chǎn)生了阻礙作用。主要有以下幾個方面的表現(xiàn)。

2.1 缺乏建設檔案管理信息化意識

在醫(yī)院中一些領導層缺乏建設檔案管理信息化的意識，主要原因就在于受傳統(tǒng)思想制約，醫(yī)院中的管理層已經(jīng)對利用人手工管理檔案的這種傳統(tǒng)管理模式形成了習慣，在管理檔案的過程中比較重視收集，對統(tǒng)計工作難以形成重視；其次，從事管理醫(yī)院檔案的相關專職人員并沒有具備相關的專業(yè)要求，專業(yè)技能還有信息素養(yǎng)，利用信息化技術管理的意識不強，難以進行自主研發(fā)以及利用，最終導致醫(yī)院系統(tǒng)的整體工作效率降低。

2.2 標準化程度較低

醫(yī)院檔案管理標準化指的是按照檔案管理行業(yè)的相關規(guī)范要求，將完整的檔案管理流程、操作規(guī)程還有工作制度建立起來，促使醫(yī)院可以有序地展開檔案管理相關工作。

2.3 投入嚴重不足

因為醫(yī)院中的一些領導沒有對信息化的檔案管理方式形成足夠的重視，因此很多醫(yī)院在檔案管理信息化建設方面就嚴重缺乏投入，這就造成檔案管理信息化建設的硬件條件不足。其次是與檔案管理信息化工作相關的基礎設施比較缺乏。缺少檔案管理局域網(wǎng)、備用設備還有大容量的服務器，難以保障在檔案管理過程中正常使用信息化技術，也難以保障檔案管理工作能夠正常運行。

3 應對措施

3.1 加強管理檔案意識

首先應該加強的是醫(yī)院中一些領導人員管理檔案的意識，讓他們能夠充分意識到建設信息化的檔案管理方式的重要性。其次應該增加培訓機會，使得管理檔案的相關工作人員可以具備與之相應的專業(yè)還有信息技術能力，使管理檔案的工作人員能夠持續(xù)提升自身的素養(yǎng)。

3.2 統(tǒng)一標準，建立健全規(guī)范的檔案管理信息化制度

首先要把標準化的檔案管理信息體系有效的建立起來，按照國家有關規(guī)定，在檔案進行管理的過程中，使用的信息技術軟件一定要具有支持互聯(lián)網(wǎng)檢索和支持多種文件存儲格式的作用，同時還應該滿足開發(fā)利用信息資源的相關需要，管理業(yè)務流程的相關需要及文檔一體化管理的相關需要，確保檔案系統(tǒng)之間順利進行檔案信息的共享、交換及存儲，同時確保醫(yī)院及衛(wèi)生系統(tǒng)順利進行。其次，應該建立起科學合理的檔案管理信息化制度，要想順利并且有序地開展檔案管理工作，關鍵就在于將規(guī)范并且具有科學合理性的檔案管理信息化制度建立起來。在建立科學并且具有規(guī)范性的檔案管理信息化制度的過程中，更加要保證集中管控檔案信息資源的制度能夠與崗位責任制度互相支持和互相銜接。

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