關(guān)于事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理分析

高永峰

摘 要：目前，我國的事業(yè)單位檔案管理中，紙質(zhì)管理模式已逐漸被無紙化所取代，電子檔案管理成為了新時期事業(yè)單位檔案管理的主要方式，在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。電子檔案管理具有明顯的優(yōu)勢，它能有效提高事業(yè)單位檔案管理的效率，但同時也存在一些問題。本文從電子檔案管理的優(yōu)點、電子檔案管理之中的問題闡述和強化電子檔案管理的措施三個方面對課題進行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；分析

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位黨案管理工作中的信息需求量在不斷增加，信息檔案管理的模式也發(fā)生了很大變化。傳統(tǒng)的檔案管理是對紙張記錄的檔案進行管理，而紙張記錄的檔案管理信息資源具有易更改、易丟失、不易查找和記錄內(nèi)容單一等缺陷，這促使了電子檔案管理模式的出現(xiàn)和發(fā)展。本文對事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理進行了探討。

1 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的優(yōu)點

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比較，電子檔案管理應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中具有明顯的優(yōu)勢，主要包括以下幾個方面，下面我們對此進行介紹。

1.1 高效、方便和快捷

電子檔案管理減少了工作人員的工作量，在一定程度上替代了人力勞動，同時也提高了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子檔案管理是通過網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)傳輸?shù)模档土藬?shù)據(jù)傳輸?shù)某杀?。此外，電子檔案管理的信息具有很高的綜合性和集中性，減少了查詢過程中的信息遺漏。大部分的電子檔案都是以表格的形式進行存儲，這提高了資料檢索的速度。數(shù)據(jù)存入電腦，不易被更改，保密性和安全性得到了提高。

1.2 提高了檔案信息的利用率

事業(yè)單位進行檔案存儲的目的是對信息進行使用，而有充分利用價值的檔案必須具備完善的卷宗和充足的信息量。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的卷宗是通過人為方式進行立卷，而立卷人通常是根據(jù)自己的理解立卷，這導(dǎo)致檔案卷宗的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對信息的使用價值和質(zhì)量造成一定的影響，增加了檔案使用工作的難度。電子檔案管理將數(shù)據(jù)信息通過微機進行管理，使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案信息的利用率。此外，電子檔案管理減少了立卷的工作量，為立卷人員提供了更多研究和探索立卷工作的時間[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理之中的問題闡述

電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，雖然具有很多的優(yōu)點，但是仍然存在一些問題。下面，我們對此進行闡述。

2.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

電子檔案管理的使用對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，它要求檔案管理人員不僅要具備較強的自我約束能力、較高的政治思想水平，對計算機的實際操作和理論知識進行熟悉地掌握，同時還要對電子檔案的管理優(yōu)勢進行充分的發(fā)揮。但就當(dāng)前情況而言，我國大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員精力分散，工作量大，崗位的人員流動性也較大，檔案管理人員的素質(zhì)不高，這使得檔案管理人員無法長期穩(wěn)定地進行電子檔案管理工作，影響了電子檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 電子檔案的安全問題

電子檔案管理是以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，它通過計算機等設(shè)備對檔案信息進行傳輸、收集和歸檔。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是采用紙張記錄的形式，對信息進行整理、分類和保存。電子檔案管理的工作效率要比紙質(zhì)檔案管理的高，而且查閱也比紙質(zhì)檔案方便。但是，電子檔案具有安全性問題。電子數(shù)據(jù)信息在傳輸、保存和歸檔的過程中，可能會遭受病毒的竊聽、篡改、入侵、泄密和偽造等，這些安全性問題對電子檔案的管理存在威脅。例如，有很多高校的電子檔案遭受不法分子的竊取，導(dǎo)致學(xué)生的信息泄密，這使得學(xué)生的安全隱私受到侵犯。

2.3 電子檔案管理不規(guī)范

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式時期，檔案管理人員對紙質(zhì)材料保存的重要性具有一定的認識，因為紙質(zhì)是檔案信息的直接載體。但是，檔案管理人員對電子檔案的管理在思想上還沒有轉(zhuǎn)變觀念，對怎樣保存電子檔案的物質(zhì)載體沒有形成充分的認識。電子檔案管理的物質(zhì)載體是光盤、U盤和移動硬盤等，檔案管理人員對這些物件的放置具有很大的隨意性，沒有像放置紙質(zhì)檔案那樣進行備份登記。在對重要的文檔、數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的管理上，備份也只是一個籠統(tǒng)的要求，沒有對需要備份的數(shù)據(jù)進行明確的指出，也沒有對備份保存的介質(zhì)進行清楚的說明。電子檔案的管理不規(guī)范，還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[2]。

3 強化電子檔案管理的措施

3.1 強化檔案管理者權(quán)限的管理

對檔案管理人員的權(quán)限加強管理，能有效提高電子檔案信息的安全性。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員的管理工作進行監(jiān)督，并讓檔案管理人員了解《檔案法》等相應(yīng)的法律法規(guī)，以此來提升檔案管理人員的安全保密意識和管理意識，促使電子檔案管理工作有法可依，同時使得電子檔案管理工作正常有序地開展。

3.2 加強技術(shù)保障

加強技術(shù)保障是強化電子檔案管理的一項重要措施。事業(yè)單位要想提高電子檔案管理的質(zhì)量，就必須要對技術(shù)保障問題引起足夠的重視，努力加強電子檔案管理的技術(shù)保障，健全電子管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可以以數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，對檔案管理的軟件進行改造、升級和更新。同時，事業(yè)單位要構(gòu)建并完善電子檔案管理技術(shù)，對電子檔案資源進行集中的管理和統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，事業(yè)單位要以單位實際管理工作的特點為基礎(chǔ)，構(gòu)建技術(shù)含量高、方便快捷的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作中數(shù)據(jù)收集、分類和鑒定及保存的信息化、自動化和數(shù)字化。

3.3 提升檔案管理人員技能

管理人員的技能高低對電子檔案管理工作的效率具有重要的影響。電子檔案管理過程，對人才的需求主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式，需要高素質(zhì)的檔案管理人才；（2）促進電子檔案管理的規(guī)范化，需要高素質(zhì)的檔案管理人才；（3）提高檔案管理的質(zhì)量，需要高素質(zhì)人才。因此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，培養(yǎng)管理型人才、研究型人才和操作型人才，并對這三種人才進行合理的配置。在提升檔案管理人員的技能方面，事業(yè)單位要樹立正確的人才觀，采用激勵的機制調(diào)動檔案管理人員的積極性和對自身知識進行更新的積極性，同時對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核等，促進檔案管理人員技能的提高。

3.4 安全保障體系建設(shè)

安全問題是電子檔案管理中的重要問題，建設(shè)安全保障體系對確保檔案管理工作的質(zhì)量具有重要的作用。事業(yè)單位在建設(shè)安全保障體系時，要從三個方面入手，分別為：網(wǎng)絡(luò)安全保障、硬件設(shè)施安全保障和應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。事業(yè)單位應(yīng)定期對檔案文件進行掃描和檢測，制定連網(wǎng)規(guī)則，對服務(wù)器的狀態(tài)進行監(jiān)控，更換老化的線路和設(shè)備。此外，事業(yè)單位還應(yīng)構(gòu)建日志文檔中心和用戶訪問平臺[3]。

4 結(jié)語

電子檔案管理是新時期出現(xiàn)的一種新的檔案管理模式，它改善了紙質(zhì)檔案管理的缺陷，是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，符合社會發(fā)展的需求。本文介紹了電子檔案管理的優(yōu)點，對電子檔案管理中存在的問題進行了闡述，并提出了強化電子檔案管理的措施。

參考文獻

[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].圖書與檔案，2014，90（12）：289-290.

[2]吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].公共管理，2014，29（20）：890-891.

[3]陳群.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理初探[J].公共管理，2014，66（27）：1010-1011.