高校辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

黨紅恩

摘 要 本文分析了當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，提出了要建立以教師和學(xué)生為中心的協(xié)作辦公自動(dòng)化平臺(tái)，希望能對(duì)高校的辦公自動(dòng)化建設(shè)有積極作用。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 協(xié)作平臺(tái) 數(shù)字化校園

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.05.008

University Office Automation Situation and Development Trend

DANG Hong'en

（Institute of Information Engineering， Tibet University for Nationalities， Xianyang， Shaanxi 712082）

Abstract This paper analyzes the current status quo of college office automation and problems， proposed to establish a teacher and a student-centered collaborative office automation platform， hoping to office automation university building has a positive effect.

Key words office automation; collaboration platform; digital campus

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA），國(guó)際上公認(rèn)的是麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼教授下的定義，即“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而且結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)”。①在OA2000辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上被定義為“以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、管理科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)”。②簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是利用計(jì)算機(jī)、通信、管理等多門學(xué)科技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的一種新型辦公方式，是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。

高校的辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代行政辦公和“數(shù)字化校園”建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。其應(yīng)用主要分為三個(gè)層次：事務(wù)型、信息管理型和決策型。事務(wù)型是基礎(chǔ)層，包含公文處理、會(huì)議管理，電子公文審批等，通常為一般工作人員使用;信息管理型是中間層，主要指各類公文數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、加工、控制等，目前絕大多數(shù)高校的辦公自動(dòng)化主要停留在這一層;決策型是最高層，以事務(wù)型和管理型為基礎(chǔ)，提供決策支持，一般供更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)使用。

1 高校辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀

目前的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)依靠眾多的信息模塊和平臺(tái)鏈接，基本實(shí)現(xiàn)了學(xué)生、教師和學(xué)校管理系統(tǒng)的銜接，優(yōu)勢(shì)明顯。

其一，降低了辦公成本，提高了工作效率。僅從高校“無(wú)紙化辦公”就能看出，各類在線學(xué)習(xí)資源和“無(wú)紙化”考試的出現(xiàn)，大大降低了日常辦公的用紙量。其二，實(shí)現(xiàn)了異地、移動(dòng)辦公。很多高校隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)生人數(shù)的增多，不得不出現(xiàn)多校區(qū)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公。辦公自動(dòng)化幫助師生實(shí)現(xiàn)了異地、實(shí)時(shí)辦公或?qū)W習(xí)，避免了多校區(qū)之間的往返工作。其三，高校內(nèi)部信息共享，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。辦公自動(dòng)化保證了公文流轉(zhuǎn)和文檔管理的數(shù)字化、電子化和無(wú)紙化。只要工作人員具有相同的權(quán)限，即可在第一時(shí)間同時(shí)看到工作信息，并及時(shí)做出響應(yīng)。

2 高校辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

2.1 管理理念

（1）以行政工作為核心，輕視了高校“教”與“學(xué)”的最根本任務(wù)。高校的行政管理部門，既是國(guó)家政策和學(xué)校制度的推行者，更是教師和學(xué)生的服務(wù)者。目前眾多高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要為現(xiàn)代辦公服務(wù)，主要從事信息發(fā)布、輔助辦公以及部分決策功能等業(yè)務(wù)，服務(wù)對(duì)象以行政人員為主。教師和學(xué)生作為高校的主體，參與高校辦公自動(dòng)化缺乏主動(dòng)性，這是高校辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)形態(tài)層面的問(wèn)題。

高校存在的價(jià)值是促進(jìn)教師和學(xué)生的個(gè)人發(fā)展和自我實(shí)現(xiàn)，從而達(dá)到人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承的社會(huì)功能。建立和優(yōu)化以教師和學(xué)生為核心的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校行政管理、教師和學(xué)生自我管理的深度融合。③

（2）現(xiàn)有系統(tǒng)沒(méi)有以教師和學(xué)生為核心，而是按照職能部門的工作職責(zé)為模塊進(jìn)行劃分，這是高校辦公自動(dòng)化組織形態(tài)的問(wèn)題。現(xiàn)在的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，主要按照學(xué)校的基本功能模塊進(jìn)行分類，從而形成了人事管理、科研管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理和后勤管理等系統(tǒng)。各類信息模塊按照功能分屬不同的行政部門管理，眾多的教師和學(xué)生游走于各大信息模塊，采集簡(jiǎn)單信息?？茖W(xué)的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)該以教師和學(xué)生為中心，輻射狀的采集其他數(shù)據(jù)，從而避免某些行政部門“信息孤島”的出現(xiàn)。

2.2 技術(shù)層面

（1）軟硬件建設(shè)比例的失衡和專業(yè)技術(shù)人員的缺乏。很多高校都是花巨資采購(gòu)了硬件設(shè)備，但是忽視了軟件資源的開(kāi)發(fā)和專業(yè)技術(shù)人員的配備。

（2）系統(tǒng)安全問(wèn)題和師生的操作水平參次不齊的問(wèn)題突出。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般都與Internet連接，很多數(shù)據(jù)庫(kù)容易遭到病毒入侵和黑客攻擊。必須有專門的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。由于教師、學(xué)生因生活方式和工作習(xí)慣的不同，對(duì)一些終端的訪問(wèn)頻率不同，訪問(wèn)技巧水平不一。

3 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 計(jì)算機(jī)新技術(shù)的出現(xiàn)

辦公自動(dòng)化新技術(shù)主要有云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和智慧辦公三方面。云計(jì)算是把各種資源統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)度管理，用戶可以實(shí)現(xiàn)按需分配，不僅節(jié)省了存儲(chǔ)成本，更提高了信息資源的安全性和可靠性。物聯(lián)網(wǎng)是指在物理世界的實(shí)體中部署具有感知能力、計(jì)算能力或執(zhí)行能力的各種信息傳感設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)人與物、物與物之間信息的互聯(lián)。教師可以遠(yuǎn)程授課、遠(yuǎn)程批改作業(yè)等，學(xué)生可以實(shí)現(xiàn)分時(shí)段、異地聽(tīng)課，不再受傳統(tǒng)教室集中授課模式的限制。智慧辦公主要在于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和信息技術(shù)的鏈接。工作人員可以及時(shí)地在工作平臺(tái)上發(fā)布工作信息，而其他部門實(shí)時(shí)做出響應(yīng)，使得各部門之間的聯(lián)系更加順暢，更加高效。智慧辦公更加強(qiáng)調(diào)師生間的感知與物聯(lián)，更加強(qiáng)調(diào)師生間的參與和互動(dòng)。

3.2 建立和優(yōu)化以教師為主的協(xié)作辦公自動(dòng)化平臺(tái)

以教師為主的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，教師用個(gè)人賬號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)，應(yīng)該看到校內(nèi)自己的教學(xué)、科研和其他工作三方面的內(nèi)容。首先要能清楚地查詢到歷年自己講授的課程和授課班級(jí)，各時(shí)段課程作業(yè)布置以及學(xué)生作業(yè)的遞交情況，學(xué)生共同參與的有關(guān)問(wèn)題的討論情況。教師在長(zhǎng)期的授課過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)自身的提高，了解各級(jí)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況;教師之間還可以相互學(xué)習(xí)教學(xué)方法，交流教學(xué)技巧，更好地提升教學(xué)效果。其次要看到自己主持或參與的科研進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)使用情況等;再次就是學(xué)校各部門近期分配給自己的其它社會(huì)工作以及緊急事件的提醒機(jī)制。通過(guò)教師和學(xué)生這樣的協(xié)同工作，可以促進(jìn)“教”和“學(xué)”的相互長(zhǎng)進(jìn)。

3.3 基于校際間的教學(xué)、科研協(xié)作平臺(tái)

2012年3月，全面提高高等教育質(zhì)量工作會(huì)議在北京召開(kāi)。由教育部、財(cái)政部牽頭的“2011計(jì)劃”、“2011協(xié)同創(chuàng)新中心”由此誕生，目的就是要加快高校體制改革，為同一領(lǐng)域、不同單位的科技人才搭建協(xié)同合作平臺(tái)，聚集和培養(yǎng)一批拔尖創(chuàng)新人才，充分發(fā)揮高等教育作為科技第一生產(chǎn)力和人才第一資源重要結(jié)合點(diǎn)的獨(dú)特作用。教育部首批的只有14個(gè)中心，由國(guó)內(nèi)35家高校、研究機(jī)構(gòu)等組成。那么其余更多的高校如何聯(lián)合行業(yè)內(nèi)的優(yōu)勢(shì)資源，更好地協(xié)同工作，共同創(chuàng)新，就是以后要思考和亟待解決的問(wèn)題。

3.4 實(shí)現(xiàn)基于學(xué)生的高校教育功能的延續(xù)

對(duì)在校的學(xué)生，可以憑借賬號(hào)（學(xué)號(hào)）進(jìn)入系統(tǒng)，進(jìn)行選課、遞交作業(yè)、成績(jī)查詢等;還可在老師授權(quán)的情況下，參考往屆學(xué)生的作業(yè)完成情況;圖書(shū)查詢、電子期刊閱覽;還可參與學(xué)校組織的其它活動(dòng)。這樣學(xué)生不但參與了學(xué)校的基本教學(xué)和管理工作，主要是和同學(xué)、老師形成學(xué)業(yè)上的互動(dòng)，促進(jìn)“教”和“學(xué)”相互促進(jìn)，相互提高。對(duì)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)校一般都不提供任何信息共享與數(shù)據(jù)查詢，這正是我們需要改進(jìn)和完善的地方。如果針對(duì)畢業(yè)的學(xué)生，還能憑借當(dāng)年的賬號(hào)（學(xué)號(hào)具有唯一性）進(jìn)入學(xué)校的系統(tǒng)，查詢上學(xué)時(shí)的一些課業(yè)信息，完善工作以后的個(gè)人情況等，無(wú)疑會(huì)增加學(xué)生的歸屬感。早期的學(xué)生管理系統(tǒng)會(huì)擴(kuò)充成為一個(gè)人才庫(kù)，記錄了每個(gè)學(xué)生成長(zhǎng)階段的重要數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的擴(kuò)充，對(duì)學(xué)校整合畢業(yè)生資源，建立與校友的長(zhǎng)期聯(lián)系，促進(jìn)學(xué)校和個(gè)人的共同發(fā)展無(wú)疑會(huì)起到積極作用。而數(shù)據(jù)庫(kù)的擴(kuò)充，可以通過(guò)現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)技術(shù)或云計(jì)算（云存儲(chǔ)）來(lái)實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

高等學(xué)校具有良好的軟硬件基礎(chǔ)，精通管理和業(yè)務(wù)的辦公自動(dòng)化隊(duì)伍。高校無(wú)論是從設(shè)備、技術(shù)還是信息素養(yǎng)方面，無(wú)疑都排在了其他企事業(yè)單位的前列。高校辦公自動(dòng)化在建設(shè)過(guò)程中，如果能將教師和學(xué)生放在首要考慮位置，充分挖掘和發(fā)揮兩者之間的協(xié)同工作性，定會(huì)收到更加理想的辦學(xué)效果。

注釋

① 王明潔，張成洪，閏華等.復(fù)旦大學(xué)信息化建設(shè)管理實(shí)踐[J].教育信息化，2003（12）.

② OA2000大會(huì)組委會(huì).中國(guó)OA的現(xiàn)狀和展望[J].辦公自動(dòng)化，2000（4）：8.

③ 高蘭蘭，徐效麗，柴大萍.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究[J].東華大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（6）.