加強事業(yè)單位差旅費管理的思考

陳曉青

摘 要 差旅費是事業(yè)單位的一項重要日常支出，也是一項可控費用。目前多數(shù)事業(yè)單位在實際運用過程中均存在一些不足，如何加強差旅費管理，控制支出，提高效率，已成為提高事業(yè)單位財務(wù)管理水平的一個重要課題。本文就目前事業(yè)單位差旅費管理中存在的主要問題進行分析，提出了加強差旅費管理的一些措施和建議。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 差旅費管理 財務(wù)監(jiān)督

中圖分類號：F810 文獻標(biāo)識碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.05.080

Thinking on Strengthening Institutions' Travel Cost Management

CHEN Xiaoqing

（Taian Museum， Tai'an， Shandong 271000）

Abstract Travel cost is an important daily expense of institution ， also controllable costs. At present， most institutions in the actual application process are some deficiencies， how to enhance travel management， control expenses， improve efficiency， increase the institution has become an important financial management issues. This paper analyzes the main issues of travel cost management in public institutions present， we made a number of measures and proposals to strengthen the management of travel cost.

Key words institutions; travel cost management; financial supervision

差旅費是事業(yè)單位的一項重要支出，在好多單位已經(jīng)成為僅次于人工開支的第二項支出大項目。差旅費管理是事業(yè)單位財務(wù)部門的一項重要的日常工作，認真做好這一工作，對于強化財務(wù)部門的管理和服務(wù)意識，實施財務(wù)監(jiān)督，杜絕不合理開支，努力提高事業(yè)單位經(jīng)費的使用效益等都具有重要意義。但目前在差旅費管理工作中普遍存在著“重服務(wù)、輕管理”的傾向，這一點從差旅費管理工作的具體環(huán)節(jié)上就能明顯地表現(xiàn)出來。在差旅費管理工作中，單位財務(wù)部門的職責(zé)似乎就是預(yù)支差旅費和差旅費報銷兩項內(nèi)容，僅僅是以服務(wù)為主，而在管理和實施財務(wù)監(jiān)督等方面的作用則發(fā)揮得并不理想，由此而導(dǎo)致產(chǎn)生了以下幾個方面的問題：

一是容易產(chǎn)生資金長期占用現(xiàn)象而造成單位行政經(jīng)費的緊張與浪費。員工在出差前一般都要到財務(wù)部門預(yù)借差旅費，且大多數(shù)員工都會借超過所需要的數(shù)額，雖然“窮家富路”是傳統(tǒng)經(jīng)驗，但也往往造成了這樣的事實：由于所借的錢款中也經(jīng)常是包括了個人消費購物所需的資金，因此在外大把地花錢購買自己想買的商品，回來后卻因資金不足不能償還已被花掉差旅費或感到用單位的“無息借款”為自己服務(wù)很合算而遲遲不去結(jié)帳。因而在每年年終結(jié)算時，財務(wù)總會查出相當(dāng)數(shù)額的借出的差旅費尚未結(jié)帳。

二是助長了鋪張浪費等不正之風(fēng)的盛行。由于出差前都預(yù)借了足夠的差旅費，因此出差在外花起錢來也大手大腳，住超標(biāo)賓館，外出打的，來回臥鋪等等，回來后再想辦法報銷;更需要注意的是，由于受市場經(jīng)濟負面效應(yīng)的影響，現(xiàn)在有些會議的學(xué)術(shù)性、工作性已大大減弱，而謀利性卻都大大增強，一些不負責(zé)任的某些所謂會議的組織者們往往以開會為名，收取與會者巨額的會務(wù)費，趁開會之機大吃大喝、大過旅游觀光之癮，有的甚至還組織出國旅游，全部費用都打入了所謂的“會務(wù)費”之中，開完會還發(fā)“紀念品”，引誘人們?nèi)セ▏壹w的大錢來為自己某小利，使單位有限的經(jīng)費沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，相當(dāng)一部分都投在了如此種種毫無實際意義的會務(wù)費上了;這一點在當(dāng)前表現(xiàn)得尤為突出，也是造成差旅費急劇上升的主要原因之一。

三是缺乏調(diào)動員工節(jié)約差旅費開支積極性的機制。出差回來后差旅費的報銷一般都要以開支的發(fā)票為依據(jù)，是否有發(fā)票成了出差在外的員工選擇自己行動方式的標(biāo)準;乘公共汽車很便宜，但有的城市沒有發(fā)票，就不如打的要發(fā)票;再如有的單位規(guī)定領(lǐng)取補助也要憑住宿費上所標(biāo)明的住宿天數(shù)來核算，以至于造成了如果是出差住到了當(dāng)?shù)氐挠H戚朋友家，雖然為單位節(jié)約了大筆費用，但回來后不但不受獎勵，反而不能領(lǐng)取住勤補助，還有為多領(lǐng)取住勤補助而故意拖延出差日期，甚至找發(fā)票套現(xiàn)等，如此種種，都使得部分人僅從個人利益出發(fā)而在差旅費的花銷上過分大方，毫無節(jié)約意識。

以上存在的種種問題都導(dǎo)致了單位經(jīng)費的浪費現(xiàn)象日益嚴重。據(jù)統(tǒng)計，單位各部門產(chǎn)生經(jīng)費超支的，絕大多數(shù)是由于差旅費的超支而造成的，可以說，從目前情況來看，差旅費是各部門經(jīng)費開支的大頭。雖然差旅費均從各部門限額經(jīng)費中開支，但這也是單位全部經(jīng)費的一部分，而且部門經(jīng)費超支后仍要向單位要錢，以致于產(chǎn)生了“有錢就花，花完再要”的現(xiàn)象。要扭轉(zhuǎn)這類不良現(xiàn)象，解決目前在差旅費管理環(huán)節(jié)存在的種種問題，制止鋪張浪費等行為的發(fā)生，應(yīng)充分發(fā)揮財務(wù)部門的監(jiān)督作用，改變過去重服務(wù)輕管理的舊辦法，加強差旅費管理工作。要做到這一點，應(yīng)從以下幾個方面入手：

首先，應(yīng)加強職工的思想政治工作，使他們真正樹立主人翁意識。節(jié)約經(jīng)費開支不僅要靠財務(wù)部門，也不是部門領(lǐng)導(dǎo)所能辦到的，而必須要靠全體員工的共同努力才能真正實現(xiàn)。不能否認，改革開放、發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟為我們的國家?guī)砭薮笞兓耐瑫r，一些非社會主義的腐朽思想也在一定程度上侵蝕了部分職工的思想，以致于在他們當(dāng)中享樂主義、拜金主義、個人主義等思潮泛濫，存在著思想渙散、損公肥私等不健康現(xiàn)象。針對這一現(xiàn)實問題，在現(xiàn)階段應(yīng)強化職工的思想政治教育工作，要通過各種生動活潑的思想政治工作，教育廣大職工，提高他們的主人翁意識和奉獻精神，自覺抵制各種不良思想的侵蝕，要使他們知道，國家現(xiàn)在還不富裕，在今后相當(dāng)長的一段時間里必須要堅持勤儉節(jié)約艱苦奮斗的原則;為單位節(jié)約每一分錢也是每個具有主人翁意識的員工應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)，只有這樣才能真正把單位建設(shè)好，才能使職工的個人利益得到最終的保障。

其次，在各部門的限額經(jīng)費核定與劃撥過程中，對其中的差旅費一項應(yīng)單獨進行測算與核定并限定使用上限，超支不報。為此，各部門應(yīng)在每年的計劃經(jīng)費劃撥前制定本部門一年差旅費使用計劃，并交財務(wù)部門進行審核備案;凡在經(jīng)部門及財務(wù)共同審核后的計劃規(guī)定范圍內(nèi)的出差事宜，預(yù)借差旅費及報銷由部門負責(zé)人簽字即可;否則就應(yīng)專門打報告說明有關(guān)情況，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可預(yù)借差旅費和報銷;對于那些明顯是以賺錢為目的的所謂會議，能不去的就不去，或者盡量少派人參加，以避免不必要的差旅費開支。

再次，要加強差旅費預(yù)支環(huán)節(jié)的管理工作。不能由借款者說多少就借多少，而應(yīng)由財務(wù)部門根據(jù)借款人出差地點、預(yù)計天數(shù)、擬乘交通工具等因素測算出必須的差旅費數(shù)額（不包含所有補助），在此基礎(chǔ)上考慮一個富余系數(shù)給予預(yù)支，一般說來，只有預(yù)借款不足時才能促使出差者回來后及時報帳并領(lǐng)取有關(guān)補助金，也只有這樣才能杜絕長期掛帳現(xiàn)象的發(fā)生。

第四，要加強制度建設(shè)，嚴格報銷標(biāo)準和范圍。要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和單位現(xiàn)有的有關(guān)規(guī)章制度，由財務(wù)部門制定一個較為全面細致的關(guān)于差旅費報銷的規(guī)定，將不同職務(wù)級別的人員能夠享受的各種待遇標(biāo)準，如乘車標(biāo)準、住宿標(biāo)準、住勤補助標(biāo)準等等，以及可以報銷的費用范圍等都作一個明確的規(guī)定，并做到職工人人皆知，這樣就能使職工出差在外時對哪些費用該花、哪些費用不該花有一個較為清楚的認識，使不符合規(guī)定的開支沒有發(fā)生的機會;在報銷時，也要嚴格按照這一規(guī)定進行，不符合規(guī)定的不予報銷，一律由自己負責(zé)。

最后，建議改革現(xiàn)行的差旅費管理制度，由先預(yù)借后報銷的辦法改為預(yù)先結(jié)算的辦法，即在出差前出差者持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差通知單到財務(wù)部門，由財務(wù)部門按照出差者的目的地、天數(shù)等因素并根據(jù)其身份能夠享受的各種待遇標(biāo)準，一次性將全部差旅費支付給出差人。實行這種差旅費管理辦法有以下幾個方面的優(yōu)點：

一是有利于實行目標(biāo)管理。目標(biāo)管理的反面就是過程管理，二者的區(qū)別在于，前者是向下級下達明確的目標(biāo)，即完成某項工作要達到的最終目標(biāo)，只要達到目的就行，而不管你采取什么辦法;后者正相反，下級必須按照上級設(shè)計好的路線和流程進行工作，至于最后是否能百分之百地完成任務(wù)則要看工作過程進展如何;兩者孰優(yōu)孰劣，一經(jīng)比較涇渭分明?？梢哉f，差旅費的預(yù)支及出差回來后報銷的辦法就是偏重于過程管理的，而筆者提出的辦法則是根據(jù)出差者應(yīng)享受的待遇和標(biāo)準一次性將差旅費與出差者結(jié)算清，至于出差者是否按照標(biāo)準來進行花費，是想瀟灑一些還是想節(jié)儉一點則完全由本人自己決定;這就偏重于進行目標(biāo)管理。從某種意義上說，進行目標(biāo)管理是現(xiàn)代管理的一個發(fā)展方向，將目標(biāo)管理的原則和方法運用于事業(yè)單位管理也是大勢所趨，具有一定的現(xiàn)實意義。

二是有利于調(diào)動職工節(jié)約差旅費的積極性。由于是經(jīng)費包干使用，能夠充分發(fā)揮出差者的主觀能動性，在少花錢、多辦事上下功夫，并能夠主動抵制出差期間的一些不合理開支，為保證經(jīng)費的合理使用發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用;

三是有利于實現(xiàn)差旅費管理的電算化。此種管理辦法可操作性較強，可以編制可執(zhí)行軟件，完全由計算機進行管理，只要將出差者身份、出差地點、天數(shù)等基本數(shù)據(jù)輸入微機，微機就可以自行將應(yīng)支付給出差者的差旅費計算出來，這樣就可以達到簡化辦事手續(xù)、提高辦事效率的功效。

總之，加強和改革差旅費的管理工作是事業(yè)單位財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)重視的工作之一，這對于進一步強化財務(wù)監(jiān)督機制，努力節(jié)約經(jīng)費使用，遏止經(jīng)費的不合理開支等都具有非常重要的積極作用。

參考文獻

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