信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理研究

張永哲

摘要：

由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息系統(tǒng)已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)，同時(shí)信息系統(tǒng)也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。針對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目發(fā)展中存在的問(wèn)題，提出科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理，有助于提高項(xiàng)目的成功率，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，滿足客戶需求。

關(guān)鍵詞：

信息系統(tǒng)；項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：

F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2015）08007102

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)的需求正在大幅度增長(zhǎng)，與此同時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)提出了更高的要求，并賦予了很高的期望。為了能夠快速適應(yīng)變化的環(huán)境和滿足日益見(jiàn)長(zhǎng)的客戶要求，信息系統(tǒng)行業(yè)迫切需要更加科學(xué)、更加規(guī)范的項(xiàng)目管理來(lái)獲得最大收益。只有對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，最大程度地滿足客戶需求。通過(guò)項(xiàng)目管理確保每一個(gè)階段嚴(yán)格按照計(jì)劃穩(wěn)步推進(jìn)，從而取得最后的成功。

“項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用知識(shí)、技能、工具和技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目要求的”，因此，項(xiàng)目管理過(guò)程不能僅僅看成是一次性獨(dú)立的事件，而應(yīng)該按照一定的邏輯關(guān)系和順序發(fā)生變化的、互有重疊的相關(guān)活動(dòng)。運(yùn)用項(xiàng)目管理，可以大大縮短工期，降低項(xiàng)目成本，并可取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益。信息系統(tǒng)行業(yè)并不像傳統(tǒng)行業(yè)比較容易把控，該行業(yè)是囊括了先進(jìn)的技術(shù)和創(chuàng)新的元素，品質(zhì)保證往往讓人頭疼。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的品質(zhì)保證需要投入大量的資金才能夠得到解決。因此，決定一個(gè)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵不僅僅是人和技術(shù)，過(guò)程控制被提到越來(lái)越突出的地位，只有將人、技術(shù)、質(zhì)量和過(guò)程控制等等重要因素或資源進(jìn)行有效的、合理的配置，才能保證一個(gè)項(xiàng)目的圓滿。

1項(xiàng)目的啟動(dòng)

項(xiàng)目啟動(dòng)階段組建一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)非常重要，優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。同時(shí)準(zhǔn)備好一切可利用的資源，協(xié)調(diào)好一切可利用的關(guān)系，為項(xiàng)目做好前期的準(zhǔn)備工作。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部需要建立良好的溝通機(jī)制以及建立對(duì)客戶的監(jiān)控和反饋機(jī)制。項(xiàng)目經(jīng)理在接手一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)該是積極主動(dòng)的行為；通過(guò)各種途徑，從各個(gè)方面來(lái)了解項(xiàng)目的情況，并識(shí)別需求?！霸诘玫娇蛻舻男枨蠼ㄗh書或者得到客戶的初步需求意向后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就可以從技術(shù)實(shí)現(xiàn)、應(yīng)用和項(xiàng)目實(shí)施角度識(shí)別客戶的實(shí)際存在的問(wèn)題、基本意圖和真實(shí)想法，從而達(dá)到與客戶有效的溝通，準(zhǔn)確分析需求和問(wèn)題，為制定可行的、合理的、正確的技術(shù)及實(shí)施解決方案提供依據(jù)?！表?xiàng)目團(tuán)隊(duì)在研究、分析客戶的需求建議書后，結(jié)合當(dāng)前市場(chǎng)情況，與客戶進(jìn)行充分交流，對(duì)分析、溝通的結(jié)果，設(shè)計(jì)、制定實(shí)施解決方案。接下來(lái)就需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析。項(xiàng)目可行性分析一般包括機(jī)會(huì)研究、初步可行性分析、可行性分析三個(gè)階段。每一個(gè)階段都是獨(dú)立的分析過(guò)程，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況也可進(jìn)行跨越。在完成項(xiàng)目可行性研究，并且結(jié)果是可行的前提下，方可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，項(xiàng)目立項(xiàng)的目的是在決策層對(duì)項(xiàng)目投資、實(shí)施的認(rèn)可。項(xiàng)目立項(xiàng)完成后，項(xiàng)目章程的制度和發(fā)布將是項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程中的一個(gè)結(jié)束標(biāo)志，但并非是必要的標(biāo)志。

各種類型的項(xiàng)目，其啟動(dòng)的過(guò)程也可不一樣，項(xiàng)目啟動(dòng)包含以下幾個(gè)主要的活動(dòng)：

識(shí)別需求；

解決方案的確定；

項(xiàng)目可行性分析；

項(xiàng)目立項(xiàng)；

項(xiàng)目章程的確定。

2項(xiàng)目計(jì)劃

正如質(zhì)量運(yùn)動(dòng)所強(qiáng)調(diào)的，當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之首是必須滿足客戶需求。在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，必須確定客戶及其需求。這方面來(lái)說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)難。要盡可能地多從各個(gè)方面了解項(xiàng)目的情況，要確定誰(shuí)是真正的客戶，只有確定了真正的客戶，才能明確了解客戶的需求。在項(xiàng)目啟動(dòng)前期，對(duì)客戶需求了解的越詳細(xì)，以后的工作就越主動(dòng)，項(xiàng)目的成功率就越大。

項(xiàng)目計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目工作的重要組成部分，越來(lái)越被重視。信息系統(tǒng)項(xiàng)目往往是前期沒(méi)有做過(guò)，或是從未涉及到該領(lǐng)域，存在一定的技術(shù)瓶頸或?qū)υ夹g(shù)的革新，因此編制計(jì)劃對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是成功的關(guān)鍵，如果制定了有效的計(jì)劃，那么項(xiàng)目的成功機(jī)率將大幅提高。項(xiàng)目計(jì)劃的制定應(yīng)該遵循：一是項(xiàng)目計(jì)劃一定要嚴(yán)謹(jǐn)，具有可操作性。二是具有貫穿全過(guò)程的詳細(xì)計(jì)劃。三是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度進(jìn)行檢查和控制，同時(shí)維護(hù)嚴(yán)肅性。無(wú)論多么完美的計(jì)劃也難免會(huì)遭遇不測(cè)，因此，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃能夠預(yù)測(cè)其變化并做出相應(yīng)的調(diào)整。一個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有計(jì)劃就失去了參照物，如同大海中迷失方向的小船隨時(shí)都會(huì)有危險(xiǎn)。人常說(shuō)：“計(jì)劃不如變化快”，那么在項(xiàng)目管理中如何解決呢？其實(shí)關(guān)鍵點(diǎn)在于計(jì)劃要能夠跟上變化。計(jì)劃在先，變化在后，在實(shí)際中通過(guò)變化不斷地修正計(jì)劃，從而使得計(jì)劃更加適應(yīng)現(xiàn)實(shí)。

3項(xiàng)目控制

信息系統(tǒng)項(xiàng)目一旦進(jìn)入實(shí)施階段，對(duì)于資源的利用將進(jìn)入白熱化，因此需要加強(qiáng)力度進(jìn)一步的控制。要達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，就必須采取適合的項(xiàng)目控制和評(píng)審，與實(shí)施合適的評(píng)審方法一樣，項(xiàng)目控制相當(dāng)重要。項(xiàng)目的各個(gè)階段都能夠得以控制，那么項(xiàng)目工作就會(huì)運(yùn)行在正常的軌道上。如若發(fā)現(xiàn)偏差，能夠采取及時(shí)糾正，朝著目標(biāo)方向發(fā)展，該項(xiàng)目勢(shì)必在控制之下取得成功。

“項(xiàng)目控制的基本內(nèi)容包括：進(jìn)度控制、變更控制、質(zhì)量控制及費(fèi)用控制”。對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目的控制來(lái)說(shuō)不僅僅以計(jì)劃為依據(jù)，而且還包括了對(duì)項(xiàng)目發(fā)展的預(yù)測(cè)，對(duì)每個(gè)階段進(jìn)展情況的衡量，從而根據(jù)預(yù)測(cè)的結(jié)果和進(jìn)展的情況進(jìn)行比對(duì)，看是否存在偏移軌道，從而進(jìn)一步完善方案、制定現(xiàn)實(shí)目標(biāo)。

4溝通管理

在這里需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是，溝通在項(xiàng)目中非常重要。對(duì)于項(xiàng)目中的重要信息若沒(méi)有進(jìn)行充分、有效地溝通，那么勢(shì)必會(huì)造成項(xiàng)目組成員各做各事，甚至?xí)斐蓢?yán)重的損失。有效溝通可以避免產(chǎn)生錯(cuò)誤信息的干擾，可以達(dá)到項(xiàng)目組的預(yù)期目標(biāo)。通過(guò)有效溝通使項(xiàng)目組成員達(dá)成共識(shí)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享、相互學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短。

當(dāng)然，也有一些這樣的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，經(jīng)常開(kāi)會(huì)大量講話發(fā)表意見(jiàn)，但這并不意味著會(huì)發(fā)生大量的溝通。雙方有可能都存在一定問(wèn)題，講話者不是很有效，聆聽(tīng)者心不在焉。因此，在溝通問(wèn)題時(shí)講話者需要注意聆聽(tīng)者是否在很好的聆聽(tīng)，同時(shí)聆聽(tīng)者應(yīng)該注意講話者的情緒，從而達(dá)到主動(dòng)地聽(tīng)取正確的信息。項(xiàng)目經(jīng)理聽(tīng)取項(xiàng)目組員講話時(shí)，應(yīng)該用心聆聽(tīng)；而自己講話時(shí)，應(yīng)該以易懂的方式，讓項(xiàng)目組成員完全明白。

5項(xiàng)目文檔

當(dāng)世人被微軟的驚世巨著Windows所震撼的同時(shí)，我們也聽(tīng)說(shuō)了微軟公司軟件工程是如何的完善、如何規(guī)范。所以我們?cè)陂_(kāi)發(fā)的同時(shí)要不斷的積累，沉淀下來(lái)的積累東西，才是有用的實(shí)實(shí)在在的財(cái)富。等到下次有類似的項(xiàng)目時(shí)，就會(huì)全面降低成本、降低風(fēng)險(xiǎn)。這里面，隱含了貫穿整個(gè)過(guò)程中的靈魂——項(xiàng)目文檔。

項(xiàng)目文檔是為項(xiàng)目驗(yàn)收打基礎(chǔ)，它貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，它詳細(xì)記錄了項(xiàng)目生命期，它是判斷項(xiàng)目成功與否的依據(jù)。同時(shí)項(xiàng)目文檔也是項(xiàng)目交接、后期維護(hù)、項(xiàng)目評(píng)價(jià)的原始依據(jù)。

6結(jié)語(yǔ)

總而言之，項(xiàng)目是在小組成員的共同努力下、相互協(xié)作下成就的，并不是某個(gè)人的能耐。一個(gè)成功的信息系統(tǒng)項(xiàng)目常常是在項(xiàng)目經(jīng)理的帶領(lǐng)下，相關(guān)干系人共同的努力和所擁有的先進(jìn)技術(shù)換回的圓滿勝利。下面這句話比較生動(dòng)的體現(xiàn)了項(xiàng)目管理的內(nèi)涵：“項(xiàng)目管理是一門藝術(shù)的“平衡”。項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程好比是一次艱苦的征程，項(xiàng)目管理是保證項(xiàng)目成功的手段，成熟的項(xiàng)目管理體系是項(xiàng)目經(jīng)理的得力工具，項(xiàng)目管理本身不是目標(biāo)，項(xiàng)目成功才是項(xiàng)目實(shí)施的最終目標(biāo)，也是項(xiàng)目中有既定利益人們的眾望所歸”。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中具有扎實(shí)的客戶關(guān)系、擁有一支戰(zhàn)無(wú)不勝團(tuán)隊(duì)、構(gòu)建項(xiàng)目管理的協(xié)作機(jī)制，將會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

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