基于平衡計分卡理論構建高校辦公室工作運行新模式

王佳偉，宋波

（河北民族師范學院，河北 承德 067000）

基于平衡計分卡理論構建高校辦公室工作運行新模式

王佳偉，宋波

（河北民族師范學院，河北 承德 067000）

我國高等教育實行大眾化以后，全國各地一批地方高等?？茖W校紛紛升格為本科學院，地方高等教育迎來了前所未有的歷史機遇。地方性新建本科院校在提升本科辦學水平的同時，又面臨著國家對教育改革所提出的新要求，在新要求下如何解決好學校定位、如何提升辦學水平，將直接制約著地方高等教育的發(fā)展。在此過程中，新建本科院校如何提升辦公室行政管理水平，發(fā)揮好服務支持功能，更是關系到學校整體發(fā)展的問題。本文以平衡計分卡理論為基礎，探討高校辦公室工作的新理念、新方法與新模式，服務于新升格本科院校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

平衡計分卡理論；辦公室工作；新升格本科院校

我國高等教育實行大眾化以后，全國各地一批地方高等?？茖W校紛紛升格為本科學院，地方高等教育迎來了前所未有的歷史機遇。

2014年2月26日，國務院常務會議已通過《關于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》，中國高等教育的人才培養(yǎng)結構將發(fā)生重大變化。2014年3月教育部副部長魯昕在演講中談到中國教育結構調(diào)整和現(xiàn)代職業(yè)教育將進行較大改革，中國將以建設現(xiàn)代職業(yè)教育體系為突破口，對教育結構實施戰(zhàn)略性調(diào)整，而這一調(diào)整集中在高中和高等教育階段。中國現(xiàn)有近2500所高等院校，改革完成后，將有1600-1700多所學校轉(zhuǎn)向以職業(yè)技術教育為核心，淡化學科、強化專業(yè)，培養(yǎng)技術技能型人才，以就業(yè)為導向，轉(zhuǎn)變?yōu)閼眯捅究圃盒！?/p>

新建本科院校正處于發(fā)展的起步階段,在積極提升本科辦學水平的同時，又面臨著國家對教育改革所提出的新要求。在此過程中，新建本科院校如何提辦公室升行政管理水平，發(fā)揮好服務支持功能，更是關系到學校整體發(fā)展的問題。因此，新升格院校要實現(xiàn)跨越式發(fā)展，必須從戰(zhàn)略思維的高度規(guī)范行政管理工作，制定有效的行政運行機制。

一、新建本科院校發(fā)展中存在的主要問題

首先，辦學追求規(guī)模化效應，脫離自身現(xiàn)狀。新建本科院校本科層次辦學時間短、基礎薄弱，盲目擴大辦學規(guī)模，容易使新升格院校發(fā)展后勁不足，容易忽視、放棄本校辦學特色不能有效地滿足高校改革的新要求。

其次，科研工作易忽視成果轉(zhuǎn)化問題。新升格本科院校為提升競爭力，加大了科研各方面投入，且對教師提出了更高的科研要求。但高校在如何將科研成果轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力方面著力不足，科研項目與支持地方經(jīng)濟發(fā)展關系度不高，科學研究與地方經(jīng)濟脫節(jié)，這直接影響到對新升格院校發(fā)展的支持。

再次，行政權力高于學術權力。新升格本科院校在管理體制上為省地兩級政府共管共建，學院行政級別的升格，提高了干部的待遇，而一線教師短時期內(nèi)難以共享升級成果，若不轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀，將會導致出現(xiàn)行政至上、唯官是大的現(xiàn)象，導致新入職的青年才俊脫離清貧的一線崗位，紛紛投入到行政崗位的懷抱，行政權力的服務職能體現(xiàn)不出來。

二、新升格本科院校辦公室行政管理工作普遍存在的問題

（一）服務職能未能充分體現(xiàn)

新升格本科院校多為地方性高等專科學校升格而來，在管理理念上與老牌本科院校相比有很大差距，對地方性本科院校來說，觀念和管理理念的轉(zhuǎn)變尚需要一段時間的實踐、磨合與提升。

（二）行政運行機制缺乏整體性、戰(zhàn)略性

隨著地方性本科院校規(guī)模的擴大，行政管理部門的設置逐步膨脹，行政功能的條塊分割愈演愈烈，行政性事務工作雖能做到各司其職，行政部門設置能夠做到清晰界定，但缺乏整體性、戰(zhàn)略性，在學校工作部署中時常出現(xiàn)部門責任互相推諉無人負責、工作職能相互交叉、缺乏牽頭協(xié)調(diào)等現(xiàn)象。

（三）工作流程化弱，“雜”而無章

高校辦公室工作涉及面廣，涉及學院發(fā)展的方方面面。而新升格本科院校在辦公室工作中缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的程序，有時甚至出現(xiàn)辦事無章可循的尷尬局面，這些都與高校改革和發(fā)展的需要不適應，這將會進一步削弱辦公室工作的服務職能，對于整個學院頂層目標的實現(xiàn)極為不利。

（四）辦公室工作團隊缺乏持續(xù)戰(zhàn)斗力

新升格本科院校由地方性高等?？茖W校升格而來，受傳統(tǒng)行政管理工作理念的束縛，受傳統(tǒng)工作方式、經(jīng)驗的影響，學院、系、部各層級辦公室行政管理人員整體水平不高，整體上缺乏經(jīng)營理念和開拓進取精神，難以滿足學院所面臨的新形勢的需要，辦公室工作團隊缺乏持續(xù)的戰(zhàn)斗力。

三、平衡計分卡理論

1996年，哈佛大學教授卡普蘭與復興全球戰(zhàn)略集團總裁諾頓首次提出平衡計分卡（Balanced Score Card，簡稱BSC）思想，隨后經(jīng)過兩人不斷的實踐與理論創(chuàng)新，2004年平衡計分卡理論最終形成。

平衡計分卡理論即是一種高效的戰(zhàn)略管理工具，又是一種實用性強的戰(zhàn)略性績效管理工具。平衡計分卡理論既可運用在企業(yè)績效管理工作中，又可以在非營利性組織的管理實踐中使用。將平衡記分卡理論運用到高校辦公室建設與管理中，可以使辦公室工作更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，使辦公室工作戰(zhàn)略指向性更加明確，大大提高工作的有效性。

四、平衡計分卡理論在高校辦公室工作中應用的初步探索

圖1 高校辦公室工作的戰(zhàn)略地圖模板

根據(jù)平衡計分卡理論，結合非營利性組織的特點，本文使用戰(zhàn)略地圖工具將高校辦公室工作繪制成‘高校辦公室工作的戰(zhàn)略地圖’（圖1）。該戰(zhàn)略地圖共分為五個層面，分別為學院目標與定位層面，利益相關者層面，辦公室工作定位層面，內(nèi)部流程層面，學習與成長層面。

（一）戰(zhàn)略層面—明確學院辦學定位

學院目標與定位層面處于最高層面，是一切工作的核心，辦公室行政管理工作也由該層面統(tǒng)領。作為新升格本科院校，本科院校建設的要求與新的應用型院校建設的新要求是該層面設計的基礎，學院層面結合本校實際與特色，進行頂層設計，學院各部門尤其是辦公室各科室應緊緊圍繞學院目標與定位開展工作，以便提升工作效率與工作效用。

（二）利益相關者層面——找準服務對象

第二層面為利益相關者層面。第一層面目標的實現(xiàn)取決于利益相關者層面的各種需求是否能夠得到滿足。新生本院校辦公室工作目標是否得以實現(xiàn)，與辦公室相關的各單位、部門、教學單位等的需求能否得到滿足密切相關。只有滿足、實現(xiàn)了利益相關者層面的需求，第一層面的、與辦公室工作相關的目標才能夠得以實現(xiàn)。

該層面內(nèi)容為高校辦公室工作的對象，即高校辦公室工作對誰開展。只有明確了服務對象，高校辦公室工作人員才能夠認清楚角色，認清楚開展不同工作時應該承擔的不同角色。本部分將辦公室工作的利益相關者分為內(nèi)外兩部分，第一部分體現(xiàn)在協(xié)調(diào)左右、貫通上下方面，包括上級領導、平級各職能部分、各教學單位或教研室、學生等；第二部分體現(xiàn)在聯(lián)系內(nèi)外方面，包括對外宣傳統(tǒng)戰(zhàn)等。

（三）辦公室工作定位層面

第三層面為工作定位層面。第三層面的具體內(nèi)容取決于前兩個層面的內(nèi)容的確定。第二層面利益相關者層面找出利益相關者之后，需要進一步確定各相關者在辦公室工作上的需求，需求確定之后，辦公室工作的定位也就非常清晰。

辦公室定位層面包括：工作類型定位、發(fā)展目標定位、管理層次定位、服務面向定位、服務功能定位。在工作類型定位上，明確獨立于領導層與具體部門之外的大綜合職能部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁與紐帶。在發(fā)展目標定位上，應該明確指向?qū)⑥k公室建設為綜合的行政管理機構，這是辦公室發(fā)展的客觀方向。在管理層次定位上，表現(xiàn)在要加強學校機構的戰(zhàn)略職能的管理與自我完善的建設式管理。在服務面向定位上，根據(jù)其溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的性質(zhì)決定其服務面向的多元化定位。在服務功能定位上，體現(xiàn)由戰(zhàn)略到具體、自下向上傳遞與綜合、左右向中的共性整合。

（四）內(nèi)部流程層面

第四層面為流程層面，流程層面具體表現(xiàn)在辦公室工作的五大職能上。包括：綜合性業(yè)務流程、協(xié)調(diào)性業(yè)務流程、參謀性業(yè)務流程、服務性業(yè)務流程、監(jiān)督性業(yè)務流程。五大流程的具體確定是在明確第一層面戰(zhàn)略目標與定位，熟知第二層面辦公室工作利益相關者層面的需求，擺正第三層面辦公室的工作定位的基礎上，制定具有可操作性的工作流程，以確保辦公室工作的效率與效用。

在綜合性業(yè)務流程方面，掌握好綜與合的平衡，具體做好收集、掌握與梳理、抽象之間的關系，不僅要做到收與發(fā)，還要做到不重復、不積壓、不拖沓。在協(xié)調(diào)性業(yè)務流程方面，要做到協(xié)與調(diào)的平衡，既要建立好連接，又要調(diào)整好秩序排列。在參謀性業(yè)務流程方面，要做到參與謀的平衡，參與是為了切實的謀劃，謀劃為更好的參與。在服務性業(yè)務流程上，要做到服與務的平衡，既要做到明確無誤的接受指令，又要在行動上拿出切實可行的措施并體現(xiàn)在行動上。在監(jiān)督性業(yè)務流程上，要做到監(jiān)與督的平衡，在工作中既要對行為進行整體檢查、把握，又要對行為進行原則上的督促。

（五）學習與成長層面

第五個層面為學習與成長層面。該層面的設置是為了保障第四層面—流程層面更好、更順暢的運行而設計。好的流程需要人來運行，要想使好的流程能夠持續(xù)、良好、順暢的運行下去，必須要有一支學習型隊伍。學習型團隊的建設，能夠為良好的流程的運行提供人力、組織、信息等方面的支持，能夠提升高校辦公室無形資本的價值。

第五層面包括：人力資本、組織資本、信息資本三個方面。在人力資本方面，高校辦公室要組建一支素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、相對穩(wěn)定的辦公室工作人員隊伍。圍繞人才的選拔、錄用、培養(yǎng)、使用、激勵等內(nèi)容，構建良好的文化環(huán)境、制度環(huán)境、人際環(huán)境，以便提升辦公室隊伍的整體質(zhì)量，保證辦公室工作的專業(yè)化。在組織資本方面，要制定切實可行制度，制度化是建立科學的高效辦公室運行、管理機制的基礎。在信息資本方面，營造良好的工作氛圍，建立健全知識共享體系，將每一個人在工作中學到的新知識、新技能、新技巧內(nèi)化成每一個人的知識與技能，加速信息共享的速度。

五、結束語

新升格本科院校在轉(zhuǎn)型期中，高校辦公室工作至關重要，她是領導的參謀與助手、也是順承上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁。本文將平衡計分卡—戰(zhàn)略地圖引入到辦公室工作中，從五個方面進行闡述，描述了各層面之間關系的同時，對每一層面的構建提出看法與注意事項。希望通過本文能夠加強對辦公室工作的重視，推動辦公室工作更有成效。

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2095-3763（2015）04-0126-03

2015-03-17

王佳偉（1986-），女，河北承德人，河北民族師范學院館員，主要研究方向信息服務、圖書館管理。

2013年承德市科學技術研究與發(fā)展計劃項目“新升格本科院校行政管理工作規(guī)范化研究”（項目編號20132205）。