高校電子文件檔案管理的研究

張艷

【摘 要】電子文件檔案管理是高校信息處理的基礎(chǔ)工作之一。近年來，隨著高校的擴(kuò)招，電子文件和電子檔案的數(shù)量越來越多，檔案管理工作越來越復(fù)雜。本文筆者將結(jié)合自身多年的高校電子文件檔案管理的經(jīng)驗，提出電子文件檔案管理工作的對策。

【關(guān)鍵詞】高校 電子文件 檔案管理 對策 原則

一些硬件設(shè)施齊全的高校已步入辦公自動化時代，電子文件取代紙質(zhì)文件成為正式文件，而紙質(zhì)文件只是作為輔助性文件使用。但是電子文件檔案管理過于依賴網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，電子文件就會被搞亂，甚至丟失。電子文件存儲具有多樣性，增加了查閱的難度，而且隨著學(xué)校檔案管理人員的變動、計算機(jī)的更新?lián)Q代，有些電子文件遭到損壞，給日后電子檔案的開發(fā)帶來了麻煩。由此可見，采取有效措施對電子文件檔案進(jìn)行規(guī)范，迫在眉睫。

一、管理電子文件檔案應(yīng)遵循的原則

1.前端控制原則

前端控制以生命周期理論為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存乃至銷毀的不同階段看成是一個完整的過程。其中，文件形成作為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動作為終端，銷毀或永久保存被視為末端。納入前端是進(jìn)行全程管理的重要保障。為了對文件進(jìn)行有效的前端管理，必須深入到系統(tǒng)設(shè)計前端，對各項管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。

2.全程管理原則

一個完整的管理體制包括電子文件從其形成到銷毀或永久保存的整個生命周期。具體表現(xiàn)為：全面管理，管理范圍涉及文件的生成到流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求等各個方面；系統(tǒng)管理，要對文件生命周期各個階段的各項管理活動和管理要素進(jìn)行系統(tǒng)地管理，追求系統(tǒng)資源和信息資源效益最大化；過程管理，結(jié)果的控制通過過程控制來實現(xiàn)。

3.真實保障性原則

電子文件的真實性是指文件在經(jīng)過遷移、傳輸?shù)忍幚砗笠廊槐３植蛔?，與原始狀態(tài)一致。受技術(shù)環(huán)境遷移的影響，電子文件真實性的維護(hù)令人犯難。主要原因有二：一是由電子文件易變性所引發(fā)的電子文件真實性難以維護(hù)。二是由系統(tǒng)的依賴性所造成的電子文件真實性難以維護(hù)，因為文件遷移的過程中容易出現(xiàn)文件信息丟失、改變等問題。

4.完整性保障原則

完整性是電子文件價值的重要保障，文件的殘缺留給后人的是記憶的殘缺。它有兩層含義，一是作為記錄社會活動真實面貌相關(guān)文件的數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。

5.有效性保障原則

電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、遷移、加密等處理后不影響人們的理解，不影響其內(nèi)容的真實性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。

二、高校電子文件檔案管理工作的對策

1.改變觀念

在進(jìn)行電子文件檔案管理時，我們應(yīng)首先明確電子文件不同于紙質(zhì)文件，改變傳統(tǒng)觀念。即，盡管文件來源依然存在，但其內(nèi)容卻發(fā)生了變化；“文件生命周期理論”依然存在，但應(yīng)加以修正；電子文件的“原件”已非傳統(tǒng)的原件概念。

2.對高校電子文件檔案管理進(jìn)行制度規(guī)范

國家十分重視電子文件檔案的管理工作，陸續(xù)出臺了以《電子公文檔管理暫行辦法》《中華人民共和國電子簽名法》等為代表的文件，然而還是有很多高校未能嚴(yán)格執(zhí)行文件的指示。為此，高校應(yīng)該盡快制定本校的電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校工作者能做到有章可循。

3.理論結(jié)合實際，靈活開展工作

電子文件的管理對技術(shù)水平有一定要求，但我國目前高校檔案部門的現(xiàn)狀不容樂觀，管理部門的實際水平與其所要求達(dá)到的水平還有一定距離。這就要求各高校結(jié)合本校的實際情況，有條不紊地進(jìn)行電子文件的歸檔管理工作，對不同類型的電子文件采取不同的方法，逐步實現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.攻克技術(shù)難題

技術(shù)問題是電子文件長期處于理論與實踐脫節(jié)的根源。最常見的問題是有的檔案人員具備豐富的理論知識，但卻無法將其轉(zhuǎn)化為技術(shù)；有的檔案人員擁有技術(shù)卻不理解電子文件管理的基本理論。其實這個問題可以通過整合高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)來解決。大多數(shù)高校都有自己的信息管理中心，擁有大量的計算機(jī)專業(yè)人才，檔案部門應(yīng)充分利用這一優(yōu)勢。對于那些規(guī)模小的高校，可以實現(xiàn)資源統(tǒng)一配置。

5.廣泛調(diào)研，有針對性地開展工作

高校電子文件的來源非常廣泛，檔案部門要廣泛調(diào)研，對本校各個機(jī)構(gòu)與其主要產(chǎn)生的文件類型有一個總體的把握。條件允許的話，可以參與系統(tǒng)設(shè)計階段，就系統(tǒng)的設(shè)計從檔案的角度提出要求。

6.提高檔案管理的自覺性

電子文件檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，絕非幾個檔案管理人員就能完成的，它需要領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的支持，需要相關(guān)人員的共同努力。各大高校應(yīng)注重宣傳黨和國家關(guān)于電子文件管理的政策、法規(guī)，全面提高教職工檔案管理的自覺性；同時還要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而促進(jìn)電子文件檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，電子文件檔案管理是各大高?，F(xiàn)階段急需解決的問題。各大高校可以參考以上六條對策并結(jié)合自身學(xué)校實際來開展、完善本校的電子文件檔案管理工作。

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