信息化背景下的傳統(tǒng)檔案和電子檔案的交互作用

蘇悅 杜麗杰

摘 要：檔案管理工作是各級(jí)各部門開展業(yè)務(wù)研究的重要基礎(chǔ)，也是干部職工獲取最新情報(bào)信息的主要途徑。面對(duì)新形勢下檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、智能化、社會(huì)化、國際化，應(yīng)當(dāng)說，信息環(huán)境是檔案管理工作開展信息服務(wù)所必需的諸多客觀條件和力量的綜合，主要包括檔案資源體系、各種技術(shù)手段和服務(wù)方式等。傳統(tǒng)檔案與電子檔案的交互程度，直接決定著高下檔案服務(wù)成效的高度。本文認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)以信息環(huán)境優(yōu)化來打造檔案服務(wù)體系，真正做到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入結(jié)合，取長補(bǔ)短為使用者服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化;傳統(tǒng)檔案;電子檔案;交互作用

基于實(shí)踐，在現(xiàn)有的信息環(huán)境下，檔案管理信息環(huán)境建設(shè)的優(yōu)化過程主要集中在檔案信息資源體系的建設(shè)和多種信息管理和服務(wù)的提供上，具體而言就是要運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和圖像數(shù)據(jù)庫技術(shù)，把信息資源重新配置，優(yōu)化組合，從而使其構(gòu)建成一個(gè)嶄新的有機(jī)整體，充分挖掘各類信息資源的潛力，為檔案教學(xué)和科學(xué)研究提供強(qiáng)有力的信息資源支撐。

一、建立科學(xué)的檔案信息資源體系

檔案信息資源是檔案管理信息環(huán)境的基本構(gòu)成要素，營造良好的檔案管理信息環(huán)境，必須以建立科學(xué)的檔案信息資源體系為前提。

（1）優(yōu)化傳統(tǒng)檔案。對(duì)于傳統(tǒng)印刷型檔案，工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的任務(wù)和讀者需要，適應(yīng)各級(jí)檔案管理部門的地方特色和整體需求，建立一個(gè)具有連續(xù)性和系統(tǒng)性的檔案信息資源體系。同時(shí)，工作人員要重點(diǎn)收集適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要、實(shí)用性強(qiáng)、社會(huì)需求量大的方面的檔案，分門別類將文件進(jìn)行區(qū)分，使檔案管理成為既適應(yīng)地方特色，又反映時(shí)代特征的信息窗口。

（2）轉(zhuǎn)化和新增電子檔案。電子檔案具有容量大、體積小、成本低、檢索快等優(yōu)點(diǎn)。檔案管理在重點(diǎn)收藏印刷型檔案的同時(shí)，應(yīng)針對(duì)地區(qū)特點(diǎn)，從市場上采購或者從網(wǎng)絡(luò)上下載一些使用價(jià)值高、并獲得使用權(quán)的電子轉(zhuǎn)化軟件，由專門人員進(jìn)行系統(tǒng)分類轉(zhuǎn)化，同時(shí)大力推行電子檔案新增活動(dòng)，以增加檔案信息資源量。

二、實(shí)行現(xiàn)代化、多樣化的檔案管理和服務(wù)

為了促進(jìn)檔案信息交流與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案管理要實(shí)行現(xiàn)代化、多樣化的管理與服務(wù)，即管理和服務(wù)的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（1）實(shí)行聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)上信息處理。檔案管理要抓住通過檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和檔案信息資源的數(shù)字化處理，初步實(shí)現(xiàn)省內(nèi)檔案查詢以及檔案之間的地區(qū)資源共享，最終實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)處理，能夠異地查詢。

（2）建立關(guān)鍵詞、姓名等二次檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理多年積累的非電子檔案文獻(xiàn)資源，只有通過數(shù)字化處理，以數(shù)據(jù)形式在網(wǎng)上查詢，才能得到充分廣泛的應(yīng)用。所以，檔案管理應(yīng)加快關(guān)鍵詞等二次檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，讓使用者能夠全面了解和充分利用檔案資源。

（3）大力建設(shè)專題與特色檔案數(shù)據(jù)庫。由于檔案管理工作涉及的文獻(xiàn)數(shù)量龐大，任何一個(gè)單位都無力也不必將所有檔案文獻(xiàn)都數(shù)字化。同時(shí)，為了減少網(wǎng)上信息的重復(fù)和避免相互撞車，與其他檔案管理單位相同的文獻(xiàn)就不必加工上網(wǎng)，以防止信息過載，帶來不便。

（4）工作流程計(jì)算機(jī)化。為了給使用者提供廣泛、快捷、精確的高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案管理部門對(duì)編目、流通、采訪、參考咨詢等日常業(yè)務(wù)工作要全部實(shí)行計(jì)算機(jī)化，以創(chuàng)造良好的內(nèi)部與外部聯(lián)機(jī)服務(wù)環(huán)境。例如，利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)行聯(lián)合、集中、統(tǒng)一編目，可以提高編目的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免重復(fù)勞動(dòng)，共享編目成果。查詢實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和利用光盤后，使用者只需要十幾秒鐘就可以閱讀檔案原文，需要時(shí)還可以打印，大大節(jié)省查閱時(shí)間。

（5）服務(wù)方式多樣化。檔案管理部門要以計(jì)算機(jī)為依托，結(jié)合傳統(tǒng)服務(wù)手段，開展多樣化服務(wù)，滿足用戶的各種需求。一是開展定題跟蹤服務(wù)。針對(duì)熱門檔案借取需求，分課題、專業(yè)提供定題跟蹤服務(wù)。二是主動(dòng)參與科研項(xiàng)目，利用檔案優(yōu)勢，多提供綜述、述評(píng)、研究報(bào)告等深層次的三次文獻(xiàn)。三是提供復(fù)印、復(fù)制、錄音、錄像、光盤服務(wù)，為使用者在機(jī)上檢索書目、篇名、文摘、全文、機(jī)讀目錄等提供聯(lián)機(jī)檢索服務(wù)，并提供電傳互借、電子郵件等現(xiàn)代化的信息服務(wù)。四是用戶掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理可以電子閱覽室為基地，對(duì)用戶分級(jí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)。做好這一項(xiàng)培訓(xùn)工作，能增強(qiáng)用戶運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取和交流信息的能力。

基于以上幾方面考慮，筆者認(rèn)為，如今，在當(dāng)代信息飛速發(fā)展的情況下，原有傳統(tǒng)檔案資源不足以滿足信息時(shí)代的發(fā)展要求，新的網(wǎng)絡(luò)檔案資源也難以完全取代實(shí)體檔案，二者的資源調(diào)配和有機(jī)整合主要集中在檔案信息資源體系的建設(shè)，及檔案管理信息環(huán)境建設(shè)的優(yōu)化過程中多種信息管理和服務(wù)的提供。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張 銳.檔案信息化理論體系建設(shè)的理性思考[J].檔案學(xué)研究，2008（02）.

（作者單位：蘇 悅 哈爾濱萬達(dá)城投資有限公司; ?杜麗杰 哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院）