檔案與城市夢(mèng)想同行

張雪威

很難用一句話去概括檔案的魅力，因?yàn)樗旧砭褪且粋€(gè)城市、一個(gè)地域范圍內(nèi)歷史和人文文化的積淀，既保存了那些漸行漸遠(yuǎn)的真實(shí)記錄，又融合了務(wù)實(shí)創(chuàng)新的氣質(zhì)，不斷成長(zhǎng)、突破，承載城市記憶的同時(shí)，也帶給人們無(wú)限的想象。以5年為記錄北京發(fā)展的一個(gè)時(shí)間單元，自新中國(guó)成立至今的66年來(lái)，大量的檔案記錄了北京每一個(gè)5年的巨大變化，也記錄了市委在實(shí)現(xiàn)城市夢(mèng)想中的執(zhí)著與付出。市委辦公廳保密檔案處，作為市委把脈社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄者，以服務(wù)中心工作和服務(wù)重大決策這種獨(dú)特的方式，展現(xiàn)著檔案工作特有的魅力，為實(shí)現(xiàn)城市夢(mèng)想貢獻(xiàn)著力量。

綜合管理職能凸顯

多年來(lái)，市委領(lǐng)導(dǎo)都一直高度重視機(jī)關(guān)檔案工作，辦公廳領(lǐng)導(dǎo)不管多忙，都會(huì)參加檔案工作會(huì)，聽取保密檔案處的工作匯報(bào)，并提出相應(yīng)意見。不僅如此，市委領(lǐng)導(dǎo)還在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)籌備等方面給予支持。在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，保密檔案處的綜合管理職能凸顯。提及綜合管理職能，其主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，首先是負(fù)責(zé)市委辦公廳的檔案工作。在做好辦公廳檔案收管用等工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)市委機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)，保密檔案處對(duì)檔案收集工作不斷進(jìn)行優(yōu)化。一方面，優(yōu)化檔案收集工作流程。以前的檔案工作流程基本上是，各單位認(rèn)為需要交哪些檔案資料就收哪些檔案資料，各單位認(rèn)為哪些檔案資料需要整理就整理哪些檔案資料。為了變被動(dòng)為主動(dòng)，變后置為前置，保密檔案處對(duì)檔案工作流程進(jìn)行了調(diào)整。經(jīng)調(diào)整，現(xiàn)在的流程是，保密檔案處與各部門商討，共同制定需要移交的檔案目錄，以完成相應(yīng)的收集和整理工作；檔案收集流程的清晰化，使近年來(lái)檔案材料的完整性不斷提高；另一方面，強(qiáng)化重大活動(dòng)、重大事項(xiàng)、重要會(huì)議的檔案收集工作。例如，在第十一次黨代會(huì)召開前，保密檔案處根據(jù)歷次黨代會(huì)檔案收集工作情況，向各工作組印發(fā)《關(guān)于做好第十一次黨代會(huì)期間檔案收集工作的通知》，向機(jī)關(guān)各部門印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)第十一次黨代會(huì)檔案收集工作的通知》，進(jìn)一步明確了黨代會(huì)檔案工作的要求。會(huì)議召開期間，為了保證檔案應(yīng)收盡收，不管多晚，保密檔案處都會(huì)按照相關(guān)目錄進(jìn)行主動(dòng)收集和整理，確保黨代會(huì)檔案的齊全完整。綜合管理的另一項(xiàng)內(nèi)容是對(duì)辦公廳在內(nèi)的15個(gè)部委辦檔案的接收和統(tǒng)一保管工作，一直以來(lái)，由于辦公地址相對(duì)集中，保密檔案處對(duì)市委部分部委辦的檔案進(jìn)行代管，解決了部委辦的檔案人員兼職過(guò)多且不穩(wěn)定、庫(kù)房緊張等問(wèn)題。2004年，作為市檔案局規(guī)范文件材料歸檔工作的試點(diǎn)單位，保密檔案處牽頭完成了對(duì)12個(gè)部委辦110個(gè)處室《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》的制定工作后，綜合管理各部委辦的檔案工作便進(jìn)一步提上日程。試點(diǎn)工作的成功，讓保密檔案處對(duì)各部委辦的檔案工作有了更多的了解，加之日常工作的溝通聯(lián)系較為緊密，都為保密檔案處接收和統(tǒng)一保管部委辦的檔案奠定了基礎(chǔ)。目前，15個(gè)部委辦130個(gè)處室約20余萬(wàn)件的檔案資料均由保密檔案處接收和統(tǒng)一保管。同時(shí)，為了有效的進(jìn)行綜合管理，保密檔案處加大了對(duì)各部委辦檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度，將15個(gè)部委辦細(xì)化分配，由專人負(fù)責(zé)日常指導(dǎo)工作。例如，在強(qiáng)化各部委辦歸檔工作方面，保密檔案處在對(duì)歸檔文件發(fā)生的新變化、新特點(diǎn)及部分機(jī)關(guān)單位職責(zé)的變化等情況進(jìn)行摸底調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)分工，由專人指導(dǎo)各部委辦先后兩次修訂《市委機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，現(xiàn)已完成第三次修訂。每次修訂歸檔范圍，保密檔案處都會(huì)在全機(jī)關(guān)范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，曾組織過(guò)市委機(jī)關(guān)等15個(gè)部委辦，90余人參加。在培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)工作人員都會(huì)拿著文件進(jìn)行指導(dǎo)，耐心具體地講解文件的整理方法等，電話咨詢、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、“一對(duì)一”指導(dǎo)等是較為常用的培訓(xùn)指導(dǎo)方式，豐富多樣的形式、深入淺出的講解、貼近工作的互動(dòng)，讓大家對(duì)培訓(xùn)指導(dǎo)充滿了期待，檔案人員的主動(dòng)性、積極性和歸檔質(zhì)量都不斷提高，也賦予保密檔案處更多的責(zé)任。

相較其他機(jī)關(guān)而言，北京市委作為重要機(jī)關(guān)，其工作具有一定的特殊性。“涉密范圍廣、涉密人員多、涉密程度深是市委工作中最大的特殊性，這種特殊性也決定了檔案工作的特點(diǎn)?！闭勗掗g，保密檔案處處長(zhǎng)黃京紅反復(fù)強(qiáng)調(diào)：市委的檔案工作是建立在保密職責(zé)基礎(chǔ)之上的，但這并不等同于檔案工作要受限于保密職責(zé)，而是在堅(jiān)持保密職責(zé)的前提下，最大限度地發(fā)揮檔案工作的效用。市委90%以上的檔案均為涉密檔案，不同密級(jí)的檔案管理方法也是不同的。以檔案借閱環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，除了按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行必要的管理外，更重要的是將保密意識(shí)貫穿始終。根據(jù)近年來(lái)的借閱情況，保密檔案處制定了《市委機(jī)關(guān)檔案室檔案資料借閱辦法》，按照密級(jí)規(guī)定借閱權(quán)限。例如，借閱絕密級(jí)檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人及辦公廳主任批準(zhǔn)；借閱機(jī)密級(jí)檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人及辦公廳主管檔案工作副主任批準(zhǔn)；跨部門借閱非密檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。除了在制度上嚴(yán)格規(guī)定外，具體操作流程也更為細(xì)化，不僅程序更具針對(duì)性，而且內(nèi)容也更為詳盡，可以說(shuō)，在制度和流程的規(guī)范化管理下，保密制度在檔案工作中已經(jīng)入腦入心真正落到實(shí)處。副處長(zhǎng)包亞梅補(bǔ)充說(shuō)：“前不久，某單位前來(lái)借閱檔案以編寫市委志，作為檔案人員，我們首先反應(yīng)的便是需要借閱的檔案是否為涉密檔案。經(jīng)了解，其內(nèi)容涉及機(jī)密檔案，而這部分檔案是不能對(duì)外公開的。在這種情況下，我們對(duì)其解釋了不能借閱的原因，同時(shí)告知了解決辦法。”

觀念更新天地寬

近年來(lái)，保密檔案處實(shí)施的統(tǒng)一管理及培訓(xùn)指導(dǎo)等取得顯著成效，檔案人員工作積極性愈發(fā)提高，每年移交的檔案數(shù)量不斷增加，質(zhì)量不斷提高，移交日期也不斷提前。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前，保密檔案處每年收集整理的檔案達(dá)2萬(wàn)件左右。盡管如此，照片、音像、實(shí)物檔案的收集工作仍是市委機(jī)關(guān)檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，在發(fā)放《關(guān)于市委機(jī)關(guān)進(jìn)一步重視和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重大活動(dòng)聲像檔案收集的通知》《關(guān)于市委機(jī)關(guān)進(jìn)一步重視和加強(qiáng)實(shí)物檔案收集的通知》等文件的同時(shí)，他們認(rèn)為檔案工作只有更新觀念、創(chuàng)新思維，才能在系統(tǒng)內(nèi)營(yíng)造出奮發(fā)向上、和諧生動(dòng)的工作氛圍，群策群力助推檔案服務(wù)水平的提升；在系統(tǒng)外發(fā)揮檔案獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，著力提升檔案工作水平和檔案影響力，在這種情況下，舉辦展覽成為實(shí)現(xiàn)觀念轉(zhuǎn)變的重要抓手。

打開一扇窗，借來(lái)一片光。2014年12月16日，保密檔案處在北京市委機(jī)關(guān)回遷辦公一周年之際，舉辦了為期一個(gè)月的“回顧歷史，見證變遷，展望未來(lái)——市委辦公樓專項(xiàng)檔案展”。“這次展覽是我們保密檔案處第一次獨(dú)立舉辦的綜合性展覽，為了讓檔案工作生動(dòng)形象地反映發(fā)展變遷，無(wú)論是美學(xué)布景、燈光選擇，還是圖片擺放、制作技術(shù)，我們都將現(xiàn)代化的展覽理念運(yùn)用其中。”黃京紅強(qiáng)調(diào)說(shuō)。這次展覽以市委辦公樓1955年至今的主要?dú)v史變遷為主線，以原辦公樓和新辦公樓的影像做背景，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)，分為“選址始建”“修繕改造”“繼往開來(lái)”三個(gè)部分，突出展示辦公樓在不同歷史時(shí)期的風(fēng)貌。展覽以圖片、實(shí)物展示為主，輔以文字說(shuō)明和視頻資料，共布置1塊主題墻、25塊展板、6個(gè)實(shí)物展柜、2塊多媒體顯示屏和一座辦公樓單體模型。原汁原味的檔案資料結(jié)合現(xiàn)代理念的展覽方式，真正體現(xiàn)了市委機(jī)關(guān)的發(fā)展歷程，再現(xiàn)了市委人的奮斗足跡。這次“有內(nèi)容、立得住、有人看”的展覽，自開展以來(lái)，市委書記郭金龍，時(shí)任市委常委、統(tǒng)戰(zhàn)部長(zhǎng)牛有成，時(shí)任市委常委、宣傳部長(zhǎng)李偉，市委常委、教工委書記茍仲文等領(lǐng)導(dǎo)前往參觀并給予充分肯定。此外，辦公廳各處室干部、離退休干部、部委辦的同志、共建基層單位的同志等也紛紛前往參觀，大家反響強(qiáng)烈，通過(guò)留言簿、口頭表達(dá)等方式對(duì)這次展覽中檔案工作發(fā)揮的“內(nèi)聚合力、外樹形象”的作用給予高度評(píng)價(jià)。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求相關(guān)人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，對(duì)個(gè)人分管的工作負(fù)責(zé)到底，對(duì)常見問(wèn)題經(jīng)?？偨Y(jié)，對(duì)難點(diǎn)問(wèn)題勇于克服，對(duì)常規(guī)做法敢于創(chuàng)新，以負(fù)責(zé)的態(tài)度和創(chuàng)新的方法做好檔案工作。這次展覽是一次有益的嘗試，它讓檔案人在敢于創(chuàng)新常規(guī)做法上邁出了重要的一步。具體而言，為完整展現(xiàn)主題，保密檔案處在與各部委辦積極溝通、廣泛收集相關(guān)檔案的基礎(chǔ)上，先后前往市檔案館、市城建檔案館、東城區(qū)檔案館等單位，通過(guò)查閱資料、補(bǔ)充征集、現(xiàn)場(chǎng)拍攝等方式，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行集中收集和整理，并依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整體分類，建立并完善了專項(xiàng)檔案資料庫(kù)。為確保展示內(nèi)容的代表性和準(zhǔn)確性，保密檔案處經(jīng)過(guò)初選、討論、領(lǐng)導(dǎo)審定，最終從近50000件檔案資料中甄選出圖片資料220張，文件資料23件，實(shí)物134件，最終完成了展覽?！懊鎸?duì)新情況、新問(wèn)題，我們做好基礎(chǔ)性檔案工作的同時(shí)，更要實(shí)現(xiàn)觀念理念乃至方式方法的創(chuàng)新。這次展覽，進(jìn)一步豐富了市委機(jī)關(guān)的檔案資源，夯實(shí)了檔案基礎(chǔ)工作，使檔案工作整體水平實(shí)現(xiàn)了提升，同時(shí)還提高了各部門、各部委辦在收集照片、聲像、實(shí)物等方面的歸檔意識(shí)，解決了因門類不全、資源不豐富而制約檔案工作長(zhǎng)足發(fā)展的問(wèn)題，這就是檔案工作的創(chuàng)新和進(jìn)步?！秉S京紅由衷地表示道。

檔案服務(wù)沒(méi)有終點(diǎn)

長(zhǎng)期以來(lái)，在公眾眼中檔案部門只聞其聲，不見其影，是一個(gè)神秘的部門；檔案工作無(wú)私奉獻(xiàn)、默默無(wú)聞，是一個(gè)后置的部門。在工作中，檔案人無(wú)私奉獻(xiàn)、默默無(wú)聞這種精神所發(fā)揮的重要作用毋庸置疑。但是，也應(yīng)該看到市委工作的特殊性，在秉承“市委中心工作有什么樣的需求，就提供什么樣的服務(wù)”的理念時(shí)，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，更好地為市委中心工作、市委決策服務(wù)變得尤為重要。因此，主動(dòng)為市委中心工作、為市委重大決策服務(wù)，除了提供紙質(zhì)檔案查閱、匯編資料、目錄在線瀏覽、電子文件查閱等服務(wù)方式外，將檔案工作由后置變?yōu)榍爸茫墒潞笞優(yōu)槭虑?，由被?dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)應(yīng)是檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)。

在服務(wù)市委中心工作、重大活動(dòng)方面，以服務(wù)北京市委第十一次黨代會(huì)為例，大會(huì)籌備前期，保密檔案處便提前介入，并派專人提前駐會(huì)。在相應(yīng)的制度保障上，保密檔案處研究制定了《北京市委辦公廳專項(xiàng)檔案資料管理辦法（試行）》，著重強(qiáng)調(diào)在專項(xiàng)工作過(guò)程中，辦公廳各處室及有關(guān)單位應(yīng)撰寫工作日志，其主要包括專項(xiàng)工作進(jìn)展情況、產(chǎn)生的文件、文件的流轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)批示指示、突發(fā)事件等，這些制度及舉措進(jìn)一步提升了檔案工作服務(wù)市委決策的水平?！艾F(xiàn)在保密檔案處每參與一項(xiàng)重大活動(dòng)，都會(huì)有相應(yīng)的工作方案、工作預(yù)案和應(yīng)急預(yù)案，并制定相應(yīng)的制度，以更好地提供服務(wù)工作。”黃京紅詮釋說(shuō)。在主動(dòng)提供服務(wù)上，為了給大會(huì)籌備工作提供詳實(shí)的檔案參考資料，保密檔案處編制了《中國(guó)共產(chǎn)黨第十次代表大會(huì)資料匯編目錄》《中國(guó)共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會(huì)資料匯編》《中國(guó)共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會(huì)會(huì)議期間大事記》《中國(guó)共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會(huì)籌備工作文件材料匯編》等894頁(yè)55萬(wàn)字的參考材料。有效的制度保障，主動(dòng)服務(wù)的思路，得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，籌備工作期間，領(lǐng)導(dǎo)就要求由文秘檔案組牽頭這項(xiàng)工作，且各個(gè)環(huán)節(jié)都要有檔案人員。會(huì)議結(jié)束后，保密檔案處將檔案服務(wù)工作進(jìn)一步拓展，一是第一時(shí)間將重要文件整理并打印百余份，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，這些匯編整理材料得到了領(lǐng)導(dǎo)的一致認(rèn)可。二是積極征求機(jī)關(guān)各部門意見，及時(shí)編研檔案資料。他們編研的《第十一次黨代會(huì)籌備工作方案文件材料匯編》《第十一次黨代會(huì)簡(jiǎn)介》《第十一次黨代會(huì)重要文件資料摘編》等材料約126萬(wàn)字，較好地為各單位集中提供檔案信息服務(wù)。

保密檔案處還積極為部委辦提供利用服務(wù)工作。除了每年提供借閱服務(wù)外，保密檔案處還根據(jù)利用需求，匯編大量資料供各單位利用。如每年編研《北京市委重要文件匯編》《北京工作》分發(fā)給15個(gè)部委辦；編研的第五屆至第九屆《中共北京市代表大會(huì)暨委員會(huì)全會(huì)文件匯編》，系統(tǒng)保留了北京市委的重要文件和主要活動(dòng)的歷史文獻(xiàn)，為北京市黨史研究工作奠定了基礎(chǔ)?！耙恢币詠?lái)，我們致力于做好檔案服務(wù)這篇文章，不斷豐富檔案內(nèi)容，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，不斷擴(kuò)充服務(wù)范圍，不斷擴(kuò)展服務(wù)渠道，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。盡管如此，檔案服務(wù)還有很多提升空間，檔案服務(wù)沒(méi)有終點(diǎn)。”言談間，黃京紅不時(shí)流露出對(duì)檔案服務(wù)的深切寄望。

北京，每天都在發(fā)生著新的變化，回顧城市歷史，見證發(fā)展變遷，從這個(gè)角度而言，每一個(gè)檔案人都是幸運(yùn)的更是幸福的，因?yàn)槲覀兛梢愿惺苓@個(gè)城市發(fā)生更多變化的同時(shí)，還能夠在城市的發(fā)展中見證更多的精彩瞬間。下一個(gè)五年規(guī)劃已至，愿檔案人和這座城市一起放飛夢(mèng)想，熠熠生輝！