如何做好石化企業(yè)設備檔案的管理工作

季美辰

摘 要：企業(yè)的生產(chǎn)離不開各類設備的運行，因此加強設備管理，保障企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)的正常運行對于企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展具有重要意義。在設備管理體系中，設備檔案管理是其中較為重要的組成部分，但由于企業(yè)內(nèi)人員對設備檔案管理工作沒有引起足夠的重視，導致設備檔案功能降低，不利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。本文將就石化企業(yè)設備檔案管理的相關內(nèi)容展開討論。

關鍵詞：企業(yè);設備;檔案;管理

1 概述

設備是企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)中的重要組成部分，是企業(yè)獲取經(jīng)濟效益的物質(zhì)載體，設備技術狀態(tài)的好壞，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)運行狀況。隨著科學技術的不斷發(fā)展，新技術成果逐漸應用于各類機械設備，大大提高了設備的技術含量，也提高了石化企業(yè)的生產(chǎn)效率?？傮w來看，石化企業(yè)生產(chǎn)設備正在朝著大型化、高速化、自動化和精密化的趨勢發(fā)展，設備性能水平呈現(xiàn)多層次和多類型化化，給企業(yè)的設備管理提出了新的挑戰(zhàn)。在設備管理中，檔案管理是其中較為重要的組成部分，企業(yè)利用設備檔案管理，可提高設備維修效率，為企業(yè)贏取更多的利潤空間，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2 設備檔案管理及其存在的問題

2.1 設備檔案分類 石化企業(yè)生產(chǎn)所需的設備種類較多，來源也較為復雜，因此設備檔案的類型也較為復雜，若根據(jù)形成特點進行分類，可將其分為引進設備檔案、國內(nèi)精大稀設備檔案、特征設備檔案、國內(nèi)成線的非標設備檔案以及普通設備檔案等。設備檔案主要是在設備進廠過程、運行過程、維修過程等環(huán)節(jié)中形成的。首先，設備進入工作現(xiàn)場前，檔案管理人員應對其進行開箱檢驗，對設備的相關資料進行清點、核對，據(jù)實填寫設備以及配套資料的數(shù)據(jù)信息;其次，設備在使用過程中會形成新的文件資料，內(nèi)容包括設備的故障記錄、維修記錄、大修記錄、保養(yǎng)記錄、改造記錄等。設備檔案的主要功能是供管理人員、使用人員、維修人員等不同需要者閱讀，了解設備的基本情況，因此檔案一般要有2-3份，其中一份應保存在檔案室內(nèi)，其余的可外借。

2.2 設備檔案管理中存在的問題 設備對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展具有直接影響，但設備管理中的檔案管理工作一直沒有得到應有的重視，主要表現(xiàn)為：①企業(yè)沒有對設備的維修、保養(yǎng)、改造等情況進行及時準確的記錄，給后期的維修工作造成了極大的不便，延長了維修時間，影響了維修效果，最終導致企業(yè)的生產(chǎn)計劃無法順利進行;②設備采購負責人沒有對廠家提供的設備材料進行核實，若部分廠家只提供一份材料，就會影響企業(yè)的檔案管理，同時也給后期的借閱和維修工作造成了障礙;③設備檔案可供人查閱，但借閱人對設備檔案的保護力度不夠，導致檔案受到不同程度的損害，影響了檔案管理工作的連續(xù)性。

3 石化企業(yè)加強設備檔案管理工作的措施

3.1 完善設備檔案管理制度 企業(yè)應不斷完善設備檔案管理制度，組建專門的檔案管理部門和管理團隊，對各個部門的管理目標和崗位職責進行明確劃分，將設備檔案管理提升到設備管理的高度，將二者有機結合起來，通過設備檔案管理水平的提升，提高設備管理效率。制定健全的檔案形成制度，使設備的維修、保養(yǎng)、改造等文件資料能及時歸檔，為后期的運行和維護提供參考。

3.1.1 設備檔案內(nèi)容劃分。設備檔案是設備運行性能變化情況的記錄載體，因此要保證設備文件資料完整性、準確性，文檔資料要清晰，圖表要規(guī)范，按照相關的制度要求，對設備運行及維修各個階段的文件資料進行收集并歸檔。具體來說，設備檔案主要包括以下內(nèi)容：設備儀器申請報告、設備儀器購置報價、詢價資料、設備購置合同或協(xié)議書、設備入場開箱驗收清單、設備裝箱單、合格證、安裝指南、使用說明書、設備配套的圖紙等內(nèi)容;設備安裝完畢后對其進行試運行及其調(diào)試過程中產(chǎn)生的材料、設備維修、保養(yǎng)、大修或改造過程中產(chǎn)生的各項材料文件。

3.1.2 設備檔案歸檔時間。設備檔案的歸檔時間有嚴格限制，設備購置、入場、驗收階段產(chǎn)生的檔案文件應在設備投入安裝調(diào)試前整理歸檔;設備安裝調(diào)試階段產(chǎn)生的文件應在設備正常投入使用前歸檔;設備維修產(chǎn)生的檔案文件，可于設備維修工作結束后將文件整理歸檔;設備使用過程中產(chǎn)生的檔案應在形成后整理歸檔。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

3.2.1 檔案管理人員職業(yè)道德的提升。當前，位于企業(yè)設備檔案管理崗位的工作人員受多種因素的影響，大大影響了該部分人員的工作態(tài)度。鑒于此，企業(yè)應加大教育和宣傳力度，幫助檔案管理人員摒棄不良的思想意識和行為模式，逐漸形成愛崗敬業(yè)、忠于職守、傳播信息、服務社會、與時俱進、開拓進取的職業(yè)道德。

3.2.2 檔案管理人員業(yè)務水平的提升。檔案管理人員要不斷學習新的檔案管理技能和業(yè)務知識，理論聯(lián)系實際，提升自身的業(yè)務能力。知識是形成能力的前提條件，只有具備了足夠的知識儲備，才能開闊思路，保持思維的靈活性和深刻性，將設備檔案管理工作進行創(chuàng)新性發(fā)展，促進自身能力的提升和企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

3.3 建立信息化管理系統(tǒng) 隨著信息化技術在企業(yè)管理中的不斷應用，設備管理已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，設備檔案管理作為設備管理的重要組成部分，也應順應時代發(fā)展潮流，逐漸建立信息化管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)主要借助通信技術、網(wǎng)絡技術、監(jiān)控技術等對設備運行期間的狀況進行管理，并通過專業(yè)的軟件生成數(shù)據(jù)報表。企業(yè)若能利用數(shù)據(jù)挖掘技術對設備管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行整理，可形成一系列具有利用價值的文檔，這就為設備檔案管理工作提供了極大的便利。另外，信息管理系統(tǒng)可利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同部門之間的共享，這就為信息資源在各個部門之間快速、準確的傳輸提供了技術保障。企業(yè)設備檔案管理的信息化建設，能簡化工作內(nèi)容，節(jié)約成本，有利于企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

4 結語

企業(yè)設備檔案管理是設備管理體系中的重要組成部分，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴大，其引進的設備越來越多，設備檔案也將逐漸增多。管理好大型設備的檔案，充分發(fā)揮設備檔案的最大價值，可為企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、試驗等提供參考，縮短試驗時間，為企業(yè)在激烈的市場競爭中贏取更多的主動權。

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