淺談檔案在編寫院志中的重要作用

高璇

摘 要：檔案資料是志書編纂工作的重要組成部分和基礎(chǔ)性工作。志書編纂是以檔案資料的收集、整理和利用為基礎(chǔ)的，沒有成功的檔案管理工作，就寫不出一部合格的志書。

關(guān)鍵詞：檔案；編寫院志；重要作用

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息和歷史紀(jì)錄?！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也體現(xiàn)了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。在工作生產(chǎn)實(shí)踐中提供最原始和真實(shí)的第一手資料。

1 檔案資料是編寫院志的基礎(chǔ)

2009年，為紀(jì)念建院六十周年，我院編寫出版了《新沂市人民醫(yī)院志》一書，全書包括序、凡例、總述、大事記、主要內(nèi)容和后記。分七個(gè)篇章，第一篇組織機(jī)構(gòu)與職工；第二篇醫(yī)療；第三篇護(hù)理；第四篇教學(xué)科研；第五篇財(cái)務(wù)、設(shè)備、后勤、基建；第六篇精神文明建設(shè)；第七篇人物。本書以編年體的形式詳實(shí)地記錄了人民醫(yī)院六十年的發(fā)展歷史。在編寫的過程中，必須要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和有關(guān)材料。醫(yī)院的老職工大多已調(diào)離或去世，走訪困難重重，因此在新沂市檔案局、檔案館的大力支持下，我們按照年代演進(jìn)的脈絡(luò)，從醫(yī)院進(jìn)館的檔案里找線索，在散發(fā)著刺鼻固定液氣味的發(fā)黃檔案里，一頁一頁尋找著醫(yī)院重大歷史事件的軌跡，通過筆錄、復(fù)印、攝影、掃描輸入電腦。期間翻閱了1000多卷歷史檔案，整理完成了100多萬字的史料大綱。在此，還要感謝從事檔案工作的前輩們，沒有他們的辛勤工作，就沒有這么完整、詳實(shí)的檔案資料供我們查閱。

2 查閱檔案的過程，既是學(xué)習(xí)的過程，又是去偽存真鑒別的過程

2.1 一直以來，我們都認(rèn)為是1949年12月成立新安縣衛(wèi)生院（新沂市人民醫(yī)院前身），直到有一天在一本老舊的檔案里發(fā)現(xiàn)了這樣一段文字“1949年1 月，蘇北某部隊(duì)南下，留下一扁擔(dān)挑來的醫(yī)療器械，交付新安縣休養(yǎng)所。2月22日，受縣委、地委指示，王如光所長來新安縣布置建立縣衛(wèi)生院籌備工作。3月12日新安縣衛(wèi)生院正式成立，王如光任院長”。可是，只憑借這一段文字也不能確認(rèn)人民醫(yī)院成立時(shí)間為1949年3月，在以后的工作中我們處處留意，終于又有幾處文字顯示新安縣衛(wèi)生院成立于1949年3月，經(jīng)過多方認(rèn)證和討論，確認(rèn)了新沂市人民醫(yī)院的成立時(shí)間，比之前的成立時(shí)間提前了9個(gè)月。

2.2 在整理醫(yī)院歷屆黨組織成員、行政領(lǐng)導(dǎo)任職時(shí)間和職務(wù)時(shí)又遇到了新問題。以前的職務(wù)任免沒有現(xiàn)在那么規(guī)范，幾乎沒有什么正式的任職文件，或者收集的也不是很齊全，想要確認(rèn)任職時(shí)間和職務(wù)是很困難的，我們只能根據(jù)檔案里出現(xiàn)的點(diǎn)滴線索來判斷。檔案里記錄的每一個(gè)事件，甚至是每一句話都有可能成為準(zhǔn)確判斷的重要依據(jù)。

2.3 隨著查閱的越來越多第一手資料，人民醫(yī)院六十年的發(fā)展也逐步呈現(xiàn)在我們的面前。首先，從人員組織結(jié)構(gòu)上看，建院之初全院只有11名工作人員，兩個(gè)行政科室，沒有一個(gè)像樣的病區(qū)，門診只能治療一些簡單的疾病，到2009年初已發(fā)展有820名正式職工，800張床位，24個(gè)病區(qū)，40多個(gè)業(yè)務(wù)科室，年收治門診患者432251人次，住院患者19951人次的衛(wèi)生部頒二級甲等醫(yī)院；其次，從簡陋的醫(yī)療器械到擁有大型的（128排64層）CT等一批先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備；最后，從簡單的小手術(shù)到開顱、開胸等高難度手術(shù)資料，無不一一呈現(xiàn)在文書檔案的記載中。那些為醫(yī)院發(fā)展做出過貢獻(xiàn)的前輩們，幾代人艱苦創(chuàng)業(yè)，不怕困難的精神始終激勵著我們恪盡職守，全力投入，務(wù)求志書真實(shí)完善。

3 做好檔案工作的重要性

3.1 正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有當(dāng)利用者需要的時(shí)候，拿出來作為憑證或依據(jù)這個(gè)本質(zhì)屬性，我們才能得以順利地編寫院志，讓新沂市人民醫(yī)院的發(fā)展以文字的形式展現(xiàn)在人民的面前。有人曾說"一個(gè)國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說。"同樣，一個(gè)單位如果沒有檔案，它也將失去歷史。因此，檔案工作是一項(xiàng)"存史、資政、惠民"的重要工作。

3.2 院志完成正式出版已經(jīng)六年過去了，六年來，醫(yī)院無論在業(yè)務(wù)上還是在硬件設(shè)施上都有很大的發(fā)展和進(jìn)步。2013年12月28日，醫(yī)院整體搬遷至新院址，綜合檔案室也隨之搬遷，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，新檔案室建設(shè)完成，配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、文件掃描儀等設(shè)備，綜合檔案室也開始著手接收并整理新醫(yī)院搬遷完成后的各種門類和載體的資料。老一輩檔案人對工作的積極認(rèn)真時(shí)刻激勵著我們，對新增的大型儀器設(shè)備，新醫(yī)院建設(shè)中形成的各種文件、圖紙，都及時(shí)收集完整，整理上架。新參加工作人員的基本信息，各科主任、護(hù)士長的任職時(shí)間都逐一完善。門診、病房工作量都力爭做到統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。各種醫(yī)療文件，財(cái)務(wù)票據(jù)報(bào)表都能定期收集整理，確保完整。

4 結(jié)束語

檔案的管理對醫(yī)院的發(fā)展是具有一定的影響的，檔案管理的方法也決定著檔案的完整性和準(zhǔn)確性。希望我們的認(rèn)真能為下一部院志的出版，提供更為詳盡準(zhǔn)確的第一手資料。