“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校物資采供改革初探

沈軍

摘 要：伴隨著教育、科研事業(yè)的高速發(fā)展，高校物資采購(gòu)問(wèn)題頻發(fā)，引起高校管理人員和社會(huì)各界的關(guān)注。文章首先對(duì)目前高校物資采供現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，并分析了分散采購(gòu)的弊端所在，分析了高校物資采供改革背景，設(shè)計(jì)了詳實(shí)的改革思路，創(chuàng)新性地提出基于“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采供的管理模式，為管好用好教育經(jīng)費(fèi)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 物資采供 內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F253.2 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）11-228-02

伴隨著高校辦學(xué)規(guī)模的迅速擴(kuò)大，教育經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)的快速增長(zhǎng)，高校物資采購(gòu)的數(shù)量、金額呈現(xiàn)成倍增長(zhǎng)趨勢(shì)。然而高校的大多數(shù)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)材料、辦公物資等物資采購(gòu)仍然以分散采購(gòu)為主，高校物資采購(gòu)問(wèn)題頻發(fā)，引起了高校管理人員和社會(huì)各界的關(guān)注。如何對(duì)高校物資采購(gòu)工作進(jìn)行有效監(jiān)督，避免和減少高校資金的損失和浪費(fèi)，成為擺在財(cái)務(wù)管理人員面前的一項(xiàng)新課題，本文旨在對(duì)高校物資采供深化改革進(jìn)行探討。

一、高校物資采供的現(xiàn)狀及弊端

目前國(guó)內(nèi)高校物資采購(gòu)模式中，從物資采供報(bào)銷量統(tǒng)計(jì)，絕大部分為分散采購(gòu)，主要是師生員工根據(jù)教學(xué)、科研需要自行購(gòu)買物資，這種模式相對(duì)靈活，但缺少監(jiān)督，且需要財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)逐筆核算;少部分是由學(xué)校設(shè)立的物資采購(gòu)部門(mén)集中采購(gòu)，師生員工按需領(lǐng)用，主要有教學(xué)、科研大型儀器設(shè)備的購(gòu)置及大宗實(shí)驗(yàn)材料、辦公物資的采購(gòu)，這種模式通常在招投標(biāo)管理下進(jìn)行，采購(gòu)程序相對(duì)規(guī)范，但采購(gòu)后的物資需要庫(kù)存化管理，增加采購(gòu)的存儲(chǔ)成本和管理成本。

目前高校物資采供主要存在以下弊端：

1.分散采購(gòu)容易形成政府采購(gòu)工作的“盲區(qū)”。自2003年《政府采購(gòu)法》實(shí)施以來(lái)，政府采購(gòu)實(shí)行集中采購(gòu)和分散采購(gòu)相結(jié)合。然而，高校大多數(shù)的采購(gòu)行為卻通過(guò)分散采購(gòu)實(shí)現(xiàn)，很容易造成大量的財(cái)政性資金游離于政府采購(gòu)制度之外。從分散采購(gòu)的特點(diǎn)來(lái)看，存在著采購(gòu)范圍廣、品種多、單次或單項(xiàng)金額小，但是累計(jì)采購(gòu)金額占比較大。如果高校疏于對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的管理與監(jiān)督，就會(huì)使政府采購(gòu)工作形成管理上的“盲區(qū)”，造成《政府采購(gòu)法》執(zhí)行上的“真空”。

2.分散采購(gòu)容易滋生腐敗現(xiàn)象。分散采購(gòu)由于從數(shù)量和金額上達(dá)不到政府集中采購(gòu)目錄中規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法實(shí)行“陽(yáng)光下”的公開(kāi)招投標(biāo)來(lái)確定采購(gòu)價(jià)格。在分散采購(gòu)方式下，學(xué)校物資管理部門(mén)無(wú)法對(duì)物資采供的過(guò)程進(jìn)行管理，難以避免采購(gòu)人與供應(yīng)商的直接接觸，為一些暗箱操作的行為提供腐敗的“溫床”。即使有財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢部門(mén)的管理與監(jiān)督，但是這種監(jiān)督僅僅是事后核算與事后監(jiān)督。近年來(lái)，在科研經(jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)審計(jì)中，某些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人利用分散采購(gòu)的“漏洞”，虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、開(kāi)具虛假發(fā)票騙取科研經(jīng)費(fèi)或項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)屢屢發(fā)生。

3.分散采購(gòu)增加采購(gòu)成本。分散采購(gòu)?fù)鶈未尾少?gòu)數(shù)量和金額較小，難以獲得批量采購(gòu)時(shí)給予“大客戶”的優(yōu)惠價(jià)格，從而增加采購(gòu)成本。另外，高校教師平時(shí)忙于教學(xué)和科研事務(wù)，分散采購(gòu)過(guò)程中因?yàn)閷ふ邑浽?、評(píng)估供貨商、樣品試用等產(chǎn)生費(fèi)用支出，也會(huì)加大采購(gòu)成本。分散采購(gòu)因?yàn)闀r(shí)間緊、缺少對(duì)市場(chǎng)調(diào)研，采購(gòu)的物資性價(jià)比不高，采購(gòu)后還會(huì)面臨物資使用效率低下的風(fēng)險(xiǎn)。

4.物資采供管理成本大幅增加。在高校經(jīng)費(fèi)逐年遞增和采購(gòu)物資大幅增長(zhǎng)的背景下，財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量精力核算和管理，成倍地增加了財(cái)務(wù)核算壓力。分散采購(gòu)的財(cái)務(wù)報(bào)銷量大幅增加，會(huì)導(dǎo)致學(xué)校財(cái)務(wù)管理費(fèi)用相應(yīng)大幅增長(zhǎng)。為了應(yīng)對(duì)大量分散采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的核算和管理需要，高校不得不聘任更多財(cái)務(wù)人員，從而使財(cái)務(wù)人力資源成本大幅遞增。另外，即使是部分物資集中采供，實(shí)行庫(kù)存化管理，也相應(yīng)增加了房產(chǎn)占有和管理人員的人力資源成本。

二、高校物資采供改革背景

1.目前高校物資采供模式存在的諸多弊端急需解決。在高校物資采供現(xiàn)有模式下，物資采購(gòu)容易形成政府采購(gòu)工作的“盲區(qū)”，滋生腐敗現(xiàn)象，增加采購(gòu)成本和財(cái)務(wù)管理成本等諸多弊端急需解決。特別是高校新校區(qū)建設(shè)的開(kāi)展，出現(xiàn)多校區(qū)辦學(xué)的情況，給物資管理造成更大的困難。這種現(xiàn)狀催化了高校必須進(jìn)行物資采供改革，改變現(xiàn)有的物資采購(gòu)模式、物資管理方式和財(cái)務(wù)核算方法。

2.IT技術(shù)和現(xiàn)代物流業(yè)為物資采供改革提供保障?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，電子商務(wù)可以通過(guò)便捷、高效的信息處理手段有效地解決了線上購(gòu)買時(shí)，用戶與供應(yīng)商的信息流交換。同時(shí)，現(xiàn)代物流業(yè)的高速發(fā)展可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)把商品直接配送到用戶手中。借著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與現(xiàn)代物流業(yè)協(xié)同發(fā)展的東風(fēng)，本文提出高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供模式，采購(gòu)方式變“分散采購(gòu)”為“集中采購(gòu)”，采購(gòu)資金變“零星結(jié)算”為“集中結(jié)算”，實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”管理，大大減低了采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本和管理成本。

3.用好管好教育經(jīng)費(fèi)是物資采供改革的重要目的。教育部在2013年4月中旬下發(fā)文件，要求各地、各校開(kāi)展“教育經(jīng)費(fèi)管理年”活動(dòng)，進(jìn)一步用好管好教育經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展。高校以物資采供改革為契機(jī)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，建立物資采購(gòu)從訂購(gòu)、收貨、核算和監(jiān)督的全過(guò)程管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化管理教育經(jīng)費(fèi)。

三、高校物資采供改革思路

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校借助互聯(lián)網(wǎng)在管理要素配置中的信息集成優(yōu)勢(shì)，不斷規(guī)范和優(yōu)化物資采購(gòu)行為，建立集中物資采購(gòu)平臺(tái)，促進(jìn)以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)與高校物資采購(gòu)高度整合。充分滿足教學(xué)、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務(wù)高效的“陽(yáng)光采購(gòu)”。

1.成立物資采供中心，實(shí)現(xiàn)所有物資集中采購(gòu)管理。物資采購(gòu)中心是負(fù)責(zé)組織實(shí)施物資采購(gòu)的管理部門(mén)，根據(jù)《政府采購(gòu)法》、上級(jí)部門(mén)和學(xué)校內(nèi)部招投標(biāo)管理的規(guī)定，確定物資供應(yīng)商，協(xié)調(diào)和安排師生所需物資，將所有物資納入學(xué)校集中采購(gòu)目錄，實(shí)現(xiàn)所有物資集中采購(gòu)管理。

2.開(kāi)發(fā)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”采供管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所有物資通過(guò)平臺(tái)購(gòu)買?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”采供管理平臺(tái)主要包括采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)模塊、供應(yīng)商管理模塊、財(cái)務(wù)指標(biāo)管理模塊、財(cái)務(wù)資金結(jié)算模塊，通過(guò)物資采購(gòu)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)所有物資采購(gòu)在采供管理平臺(tái)上進(jìn)行操作。采供管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)物資管理過(guò)程中大量數(shù)據(jù)、資源實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)物資數(shù)量與資金管理統(tǒng)一，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。

3.招標(biāo)確定供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考核管理。所有物資采購(gòu)供應(yīng)商均通過(guò)招投標(biāo)確定，實(shí)行“一年一招標(biāo)”或“兩年一招標(biāo)”的方式。通過(guò)供應(yīng)商管理模塊，收集師生員工對(duì)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考核管理。

4.設(shè)計(jì)物資采供結(jié)算清單，定期進(jìn)行采購(gòu)資金和預(yù)算指標(biāo)結(jié)算。根據(jù)物資管理和財(cái)務(wù)管理的需要，物資采供結(jié)算清單應(yīng)同時(shí)具有以下三項(xiàng)功能：一是作為每次師生員工確認(rèn)驗(yàn)收所購(gòu)物資的有效憑據(jù);二是作為物資采供中心按月、按季、按半年度與供應(yīng)商進(jìn)行資金結(jié)算的明細(xì)清單;三是作為財(cái)務(wù)處與師生員工（物資使用方）進(jìn)行校內(nèi)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)結(jié)算的重要依據(jù)。

實(shí)施上述物資采供管理改革后，學(xué)校采購(gòu)各參與主體操作由過(guò)去線下操作變?yōu)榫€上操作，需求部門(mén)可以通過(guò)物資采購(gòu)平臺(tái)發(fā)起物資采購(gòu)申請(qǐng)，供應(yīng)商直接送貨上門(mén)，使用方驗(yàn)收后確認(rèn)簽收，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)“零庫(kù)存”管理。師生員工不再需要到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷手續(xù)，而是由物資采供部門(mén)定期集中與供應(yīng)商進(jìn)行資金結(jié)算，財(cái)務(wù)部門(mén)與物資使用方進(jìn)行經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目指標(biāo)結(jié)算，從而為師生員工節(jié)約大量報(bào)銷時(shí)間，大幅度減少物資采供的報(bào)銷工作量。假如某高校物資采購(gòu)有30家供應(yīng)商，采用按月結(jié)算采購(gòu)資金，月底財(cái)務(wù)人員只需對(duì)30張發(fā)票進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，顯而易見(jiàn)這種結(jié)算模式會(huì)大大減少報(bào)銷差錯(cuò)率，降低財(cái)務(wù)管理人力成本。具體物資采供流程如下圖1所示：

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采供的優(yōu)點(diǎn)

1.有利于加強(qiáng)高校物資采供內(nèi)部控制。“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購(gòu)制度下，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)在物資部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)的全過(guò)程管理和監(jiān)督下進(jìn)行，是真正意義上的“陽(yáng)光采購(gòu)”。通過(guò)采供管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，杜絕了物資采購(gòu)環(huán)節(jié)腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，保證采供業(yè)務(wù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性，有效地防范了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.有利于高校的物資管理水平的提升?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供制度下，由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)與物資采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，通過(guò)物資采供中項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制，原來(lái)“事后結(jié)算”變?yōu)椤笆虑皩徍恕?，從而?qiáng)化了高校的財(cái)務(wù)預(yù)算管理。高校可以取消各校區(qū)的材料倉(cāng)庫(kù)，實(shí)行“零庫(kù)存”管理，減少庫(kù)房的資源占用。高校也不再需要配備材料倉(cāng)庫(kù)管理人員，降低人力資源成本的開(kāi)支，職能部門(mén)可以從物資購(gòu)買、領(lǐng)用、保管物資的繁瑣事務(wù)解放出來(lái)，有更多的時(shí)間和精力加強(qiáng)物資采供管理。

3.有利于高校的財(cái)務(wù)核算效率的提高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供制度下，高校實(shí)行“先簽收后結(jié)賬”方式，無(wú)須墊支資金，有效提高資金的使用效益。通過(guò)物資采供部門(mén)定期集中進(jìn)行采供物資資金結(jié)算，大大減少物資采購(gòu)報(bào)銷量，有效減少財(cái)務(wù)人員的核算工作量，提高與物資供應(yīng)商之間的往來(lái)清算工作的正確性，大大提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和效能，有效降低了財(cái)務(wù)管理人力資源成本。

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，借助運(yùn)行高效的信息化管理系統(tǒng)，從加強(qiáng)內(nèi)部控制的角度，設(shè)計(jì)物資采供合理的操作流程和規(guī)范，既可為學(xué)校節(jié)約很大的成本開(kāi)支（減少房產(chǎn)占用、管理成本和人力資源成本支出等），也可提高學(xué)校物資采供的管理水平和管理效能，為管好用好教育經(jīng)費(fèi)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇蘇州 215000）

（責(zé)編：賈偉）