論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

王冠楠

摘 要：加強(qiáng)內(nèi)部控制，特別是提高企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，不僅增強(qiáng)了企業(yè)需要的核心競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也保護(hù)了所有者的權(quán)益。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的建立和完善，對(duì)中國(guó)的會(huì)計(jì)理論的完善和發(fā)展具有重要的理論意義，并且內(nèi)部控制真正成為企業(yè)的增值管理工具不再遙遠(yuǎn)。文章從三個(gè)方面分析了對(duì)安全控制系統(tǒng)的開發(fā)和研制、人員和組織管理控制和控制電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 制度建設(shè)

中圖分類號(hào)：F234

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）11-105-02

目前我國(guó)的會(huì)計(jì)信息還不完善，屬于初級(jí)階段。但是國(guó)內(nèi)一些企業(yè)緊跟時(shí)代進(jìn)步潮流已經(jīng)設(shè)立了會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化管理部門，并且開始運(yùn)用了相關(guān)的財(cái)會(huì)軟件。運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理會(huì)計(jì)工作的確比人工要快很多，但是也存在一些問題。比如，計(jì)算機(jī)能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理，但在企業(yè)實(shí)際運(yùn)作過程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這時(shí)計(jì)算機(jī)就不能給出合理的解決辦法，所以在實(shí)際使用時(shí)效率低，問題比較多。這就需要有更高更完善的軟件系統(tǒng)來解決問題。

一、系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展控制

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展和控制，包括可行性研究、資本預(yù)算、成本考核工作。系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)開發(fā)過程中，在系統(tǒng)未正式實(shí)施前，現(xiàn)有的系統(tǒng)，以評(píng)估企業(yè)發(fā)展的可行性分析研究需求決策系統(tǒng)的更新，例如更新工作方案。以下幾個(gè)方面為開發(fā)控制系統(tǒng)的主要內(nèi)容：

1.授權(quán)并認(rèn)可的領(lǐng)導(dǎo)力。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的研制成功的重要性，授權(quán)并認(rèn)可的領(lǐng)導(dǎo)力，涉及到系統(tǒng)的開發(fā)、研制、更新和順利進(jìn)行的其他項(xiàng)目。

2.符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展控制，對(duì)自己或者是選擇購(gòu)買商業(yè)軟件都必須遵守相關(guān)的國(guó)家法律標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3.加強(qiáng)軟件操作員培訓(xùn)。加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德教育和技能培訓(xùn)，要求財(cái)務(wù)人員具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。會(huì)計(jì)人員要滿足計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展要求，符合人體工程學(xué)要求的實(shí)施要求。

4.系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。為了測(cè)試新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否符合要求，企業(yè)系統(tǒng)中將至少用三個(gè)月的時(shí)間，舊的和新的系統(tǒng)在相同的時(shí)間運(yùn)行，來檢測(cè)新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的效率。

5.加強(qiáng)項(xiàng)目變更控制。會(huì)計(jì)核算軟件的修改必須嚴(yán)格規(guī)劃并且有詳細(xì)的修改記錄，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)控制，包括修改的原因和進(jìn)度，再以書面的形式記錄操作的過程。得到批準(zhǔn)后的會(huì)計(jì)人員才有權(quán)利去修改會(huì)計(jì)電算化軟件，最后所有的修改和軟件相關(guān)的記錄必須登記在冊(cè)，并且打印歸檔。

二、人員和組織管理控制

為了提高和加強(qiáng)各部門相應(yīng)會(huì)計(jì)人員的工作效率，特別從事計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的人員，企業(yè)建立了一套內(nèi)部控制制度——管理控制。管理控制，包括設(shè)置組織、職責(zé)分工、機(jī)器管理、檔案管理等等。

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。組織的控制是指各類不相容職務(wù)工作人員的分工，以及配套的分離系統(tǒng)的相應(yīng)規(guī)定。這樣做的目的是建立一個(gè)相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制，使會(huì)計(jì)信息更加真實(shí)準(zhǔn)確，減少會(huì)計(jì)人員犯錯(cuò)誤和舞弊的可能性。企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的組織形式進(jìn)行調(diào)整，以滿足計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)不斷發(fā)展的要求。企業(yè)可以將不同形式的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)或者其他的會(huì)計(jì)信息組。也可以按會(huì)計(jì)崗位及職責(zé)的不同設(shè)立會(huì)計(jì)經(jīng)理、軟件操作、會(huì)計(jì)審計(jì)、計(jì)算機(jī)維修、數(shù)據(jù)分析等崗位。同時(shí)設(shè)立相應(yīng)的操作權(quán)限，并對(duì)其加密。財(cái)務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一管理，相互控制，明確各自的責(zé)任。按照企業(yè)的具體情況設(shè)置組織，與公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致，并應(yīng)加以精簡(jiǎn)、合理安排的原則設(shè)置成本效益分析。

2.職責(zé)劃分。最為重要的一點(diǎn)是將不相容的職務(wù)分離。每一個(gè)經(jīng)濟(jì)和商業(yè)欺詐行為或欺詐的可能原因的內(nèi)部控制，不能只由一個(gè)人或者最后一個(gè)部門來處理，必須分別由少數(shù)人或少數(shù)部門來承擔(dān)。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)制度的條件下，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行，數(shù)據(jù)維護(hù)和管理職務(wù)ICC審計(jì)職責(zé);數(shù)據(jù)錄入工作的會(huì)計(jì)和審計(jì)的職責(zé)，職責(zé)和系統(tǒng)運(yùn)行的文件管理職責(zé)體系。為防止欺詐，企業(yè)應(yīng)該建立一套內(nèi)部控制制度符合職責(zé)分離的原則，還應(yīng)該建立崗位輪換制度。

3.上機(jī)管理。電腦會(huì)計(jì)制度電腦業(yè)務(wù)應(yīng)該作為專用，公司用電腦來處理建立了一整套管理制度，確保每個(gè)工作人員和每臺(tái)電腦唯一的事情是應(yīng)該做的。企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理措施應(yīng)包括輪班制、機(jī)器使用記錄、機(jī)器操作手冊(cè)、該機(jī)時(shí)間表等。此外，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該有一個(gè)完善的操作日志文件。

4.檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)檔案制度，及時(shí)將會(huì)計(jì)信息存檔，加強(qiáng)檔案管理。完整而又精密的文件管理系統(tǒng)需要有合格的管理人員，完整的歸還和借閱手續(xù)，完善的標(biāo)簽和索引方法，安全可靠的文件存儲(chǔ)設(shè)備。此外，相應(yīng)的措施還包括定期備份所有文件并且存儲(chǔ)好，企業(yè)應(yīng)制定應(yīng)急措施和手段來恢復(fù)一旦事發(fā)已損壞的文件。會(huì)計(jì)軟件公司應(yīng)具備及時(shí)恢復(fù)和強(qiáng)制使用功能，一旦系統(tǒng)崩潰，企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況使會(huì)計(jì)憑證等轉(zhuǎn)移到收集、管理和維護(hù)。

三、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制

為了確保系統(tǒng)沒有被修改，無損傷，不會(huì)被感染，有必要采用安全控制系統(tǒng)。安全控制系統(tǒng)主要包括物理安全控制、曝光控制、硬件和軟件安全控制，以及其他病毒的預(yù)防和控制。

1.接觸控制。非系統(tǒng)維護(hù)人員不能訪問到技術(shù)信息，在源和文件加密程序，該程序已被修改，以減少被修改的可能性。

2.實(shí)體安全控制。物理安全和存儲(chǔ)和保護(hù)，與環(huán)境有關(guān)的光學(xué)和磁介質(zhì)，例如計(jì)算機(jī)房數(shù)據(jù)庫(kù)。計(jì)算機(jī)房數(shù)據(jù)庫(kù)要充分滿足相應(yīng)的技術(shù)和安全要求，包括防火、防水、防潮、防盜，并配備相應(yīng)的溫控器等技術(shù)要求和空調(diào)、消防設(shè)施。對(duì)于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)要及時(shí)備份和存儲(chǔ)，注意防潮、防塵。

3.硬件安全控制。硬件設(shè)備質(zhì)量的充分保障對(duì)于電算化會(huì)計(jì)信息的可靠運(yùn)行發(fā)揮著主要作用。作為預(yù)防措施，一鍵備份硬件設(shè)備可以是雙系統(tǒng)。此外，應(yīng)當(dāng)從功率、照明、電源線和從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)電源線的發(fā)動(dòng)機(jī)室分開，配置UPS（不間斷電源），輻射和抗電磁干擾的設(shè)備。

4.軟件安全控制。（1）對(duì)于電算化會(huì)計(jì)信息的軟件開發(fā)必須符合財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定，并且必遵循科學(xué)的開發(fā)系統(tǒng)。原程序系統(tǒng)須與新開發(fā)的（下轉(zhuǎn)第107頁(yè)）（上接第105頁(yè)）軟件系統(tǒng)保持一致，軟件開發(fā)的時(shí)間較短可能會(huì)埋藏安全風(fēng)險(xiǎn)。（2）對(duì)于每個(gè)應(yīng)用程序的兼容性應(yīng)該具體研究分析，相互銜接啟用后，數(shù)據(jù)可以自動(dòng)檢查、校準(zhǔn)，數(shù)據(jù)備份應(yīng)該完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的團(tuán)結(jié)。（3）人機(jī)對(duì)話窗口，是一個(gè)重要的窗口。要努力保證界面友好、功能強(qiáng)大的打樣功能，不接受非輸入的權(quán)利。（4）為了對(duì)客戶提供更好的應(yīng)用體驗(yàn)，加強(qiáng)和提升系統(tǒng)軟件現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)和自動(dòng)跟蹤能力，便于記錄所有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息的非正常運(yùn)行。

四、結(jié)論

在當(dāng)前的全球信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正逐漸從原來的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)變化轉(zhuǎn)變?yōu)榉从痴麄€(gè)企業(yè)的管理和控制的功能。企業(yè)會(huì)計(jì)和環(huán)境管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，隨著會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提出了更高和更完善的要求。相對(duì)于之前的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)，新型的會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)于提高財(cái)務(wù)管理的整體水平的能力，具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，但其自身的特點(diǎn)，將加大對(duì)各種業(yè)務(wù)從來沒有遇到過的風(fēng)險(xiǎn)，增加了企業(yè)重大損失的風(fēng)險(xiǎn)。

總之，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制將對(duì)中國(guó)的會(huì)計(jì)信息化產(chǎn)生很大的影響，但我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展也將是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的問題。因此，我們必須加強(qiáng)信息互動(dòng)，深化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的研究，直到問題被最小化，從而進(jìn)一步促進(jìn)信息化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的良性發(fā)展。內(nèi)部控制發(fā)揮其擔(dān)保業(yè)務(wù)，順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，完成在會(huì)計(jì)信息新平臺(tái)的偉大使命。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 白玉雙（導(dǎo)師：肖兵）.電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的完善.吉林大學(xué)碩士論文，2008.4

（作者單位：湖北省十堰市太和醫(yī)院財(cái)經(jīng)處 湖北十堰 442000）（責(zé)編：若佳）