出版社圖書檔案數字化管理探討

【摘要】隨著互聯(lián)網信息技術的快速發(fā)展，我國出版社的圖書檔案管理已經逐漸進入數字化時代，傳統(tǒng)的圖書檔案信息載體和管理方式將受到沖擊，圖書檔案數字化管理改革為出版社行業(yè)帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，這對推動我國社會文化市場的發(fā)展進步具有十分重要的意義。本文首先介紹信息時代出版社圖書檔案數字化管理的重要性，其次分析出版社圖書檔案數字化管理存在的問題，最后提出相應的完善對策，以期提高圖書檔案數字化管理的工作效率。

【關鍵詞】信息時代;圖書檔案;數字化管理

【作者單位】陸靜一，江蘇理工學院。

一、出版社圖書檔案數字化管理的重要性

隨著計算機網絡的發(fā)展，出版社圖書檔案管理逐漸進入數字化時代。檔案數字化管理是將傳統(tǒng)紙質、錄像帶等存儲介質，通過虛擬的網絡形式進行存儲、傳遞和資源共享的管理方式，其形成的電子信息方便查閱、存儲。數字化管理在推動出版社圖書檔案管理工作中具有十分重要的現實意義。

1.實現辦公自動化，提高工作效率

圖書檔案數字化是運用計算機技術、掃描技術和數據庫存儲功能實現的一種新型檔案信息管理方式，通過計算機、網絡進行圖書檔案管理，形成有效的復制、查詢、檢索、傳輸、存儲，為有相關需求的人員提供及時、高效的服務，有效地解決了傳統(tǒng)圖書檔案管理工作程序煩瑣、信息資料存檔數量受限、查找檢索費時等問題，提高了圖書檔案的管理效率。

2.提高出版社圖書再版效率

排版軟片是為圖書再版而留存的資料，能夠有效地縮短圖書再版的周期。但是排版軟片需要定期清理以減少庫存空間壓力，出版社會定期根據市場需求量對部分無價值的軟片進行報廢銷毀，這給圖書檔案管理帶來一定的局限性。而數字化的信息管理方式無須做報廢處理，存儲空間小，易于同步備份，節(jié)約人力、財力，能夠有效地提高出版社圖書再版效率，提高出版社的經濟效益，有利于出版社的可持續(xù)發(fā)展。

3.提高市場競爭力

隨著網絡信息化的快速發(fā)展，數字化的閱讀方式已經融入人們的生活，為了跟上時代發(fā)展的步伐，越來越多的傳統(tǒng)出版社參與到數字化圖書檔案的管理工作中。雖然圖書檔案數字化的初始建立工作量很大，但是圖書數據庫的不斷建立、完善，為圖書查詢、檢索、出版、銷售提供了更多的便捷，使得圖書檔案管理方式更加科學、規(guī)范、實效，提高了出版社的市場核心競爭力。

4.圖書檔案能夠長久留存

傳統(tǒng)的紙質檔案管理不利于長期存檔，圖書檔案原件經常被查詢使用，紙質容易變黃、變皺或受到污損，不利于維持原狀，保存期限有限。數字化的管理方式使得出版社的圖書檔案能夠長久留存，保管方式更加安全可靠，用戶可以通過圖書檔案數字化管理系統(tǒng)快速查詢所需資料，無須查找紙質原件。

二、出版社圖書檔案數字化管理存在的問題

隨著出版社圖書檔案數字化管理改革的不斷深入，電子檔案的保存形式被廣泛普及，但龐大的電子信息數據庫資源在數字化管理的過程中也會出現一系列問題需要我們去解決。

1.圖書檔案數字化管理意識不強

我國出版社圖書檔案數字化管理的意識仍然不強，傳統(tǒng)的管理模式和觀念依舊根深蒂固，許多出版社將紙質檔案與電子檔案共同保存，這樣看似有了雙重的圖書檔案保障，但卻是浪費人力、物力、財力等資源的錯誤做法。檔案管理人員對圖書檔案數字化系統(tǒng)的使用還不熟練，在圖書檔案信息檢索時沒能很好地利用計算機網絡系統(tǒng)，導致工作變得煩瑣，通過網絡形式傳遞的信息沒有得到最大限度的開發(fā)利用，影響了出版社圖書檔案數字化管理工作的順利開展。

2.圖書檔案數字化管理系統(tǒng)建設薄弱

當前，部分出版社只注重圖書的銷量，關注能夠給出版社帶來大量經濟效益的部門，而圖書檔案管理部門的經濟效益不明顯，出版社對其投入的資金不足，因此無法建立起科學、合理、高效的圖書檔案數字化管理系統(tǒng)。

3.圖書檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不兼容

出版社的圖書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不兼容，使得兩個系統(tǒng)的數據信息很難準確轉換，這給圖書檔案管理人員的原始數據信息收集、錄入、歸檔等工作帶來一定程度的困難。其不僅增加了相關工作人員的工作量，而且增加了圖書檔案管理的運營成本，圖書檔案管理工作效率明顯降低。

4.圖書檔案數字化管理信息的安全隱患

圖書檔案數字化管理雖然具有便捷、存儲空間小等優(yōu)勢，但需要借助互聯(lián)網來實現，而互聯(lián)網存在一定的安全隱患，直接影響了圖書檔案信息的安全性。圖書市場競爭十分激烈，盜版圖書的存在直接影響正版書籍的銷售，圖書被盜取的現象難以控制，出版社極其關心圖書數字化檔案的安全。

5.圖書檔案數字化管理人才匱乏

圖書檔案管理的數字化對管理人才的要求越來越高，需要相關管理人員具備相應的理論知識和實踐技能，具備全方位的發(fā)展能力。但大部分出版社的圖書檔案管理人員缺乏相應的素質，專業(yè)知識陳舊，難以適應檔案數字化管理的發(fā)展。

三、完善出版社圖書檔案數字化管理的對策

出版社要正確認識圖書檔案數字化管理模式，加強數字化管理建設，完善圖書檔案管理系統(tǒng)，減少數據不兼容問題，做好圖書檔案數字化管理信息的安全性防范工作，不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質，主動適應市場形勢的更新變化，保證出版社的健康可持續(xù)發(fā)展。

1.增強圖書檔案數字化管理意識

出版社要想跟上時代發(fā)展的步伐，必須加強圖書檔案管理人員的數字化管理意識，從根本上轉變觀念，徹底打破傳統(tǒng)陳舊觀念的束縛，合理分配有限的資源，減少共同管理紙質檔案和數字化檔案產生的資源浪費。圖書檔案管理人員要深入了解數字信息檔案的分類、存儲、檢索的特點，利用好豐富的數據信息資源，降低人力、物力資源成本，充分發(fā)揮圖書檔案數字化管理的優(yōu)勢。

2.加強圖書檔案數字化管理系統(tǒng)的建設

加強圖書檔案數字化管理系統(tǒng)的建設具體包括圖書信息數據庫建設、檔案數字化網絡建設等。出版社應加大對圖書檔案數字化管理系統(tǒng)建設的資金投入，做好整體規(guī)劃，不斷規(guī)范圖書檔案數字化管理程序，為圖書檔案數字化管理配置必備的軟硬件設備，提高出版社整體經濟效益。出版社圖書信息數據庫的建設是一項龐大的工程，需要經過一個循序漸進的過程。出版社要不斷地完善數據庫信息，豐富數據庫內容，加快圖書檔案數字化網絡的建設，利用計算機網絡通訊技術組建數字化網絡系統(tǒng)，實現圖書信息資源共享，為圖書檔案使用者提供便利的條件。

3.完善圖書檔案管理系統(tǒng)，減少數據不兼容問題

建立多功能開放的自動化管理系統(tǒng)，同時包括數字化檔案管理系統(tǒng)和其他辦公自動化系統(tǒng)，通過計算機網絡建立數據庫共享系統(tǒng)，借助特定的數據接口和外部網絡鏈接實現信息轉換，從而提高圖書檔案管理人員的工作效率。

4.加強圖書檔案數字化管理信息的安全性

網絡的存在必然會對圖書檔案數字化管理信息安全產生威脅，為了保障圖書檔案信息的安全，出版社要做好檔案信息的保密和殺毒工作，實行規(guī)范的圖書檔案管理制度和運用科學的技術，延長存儲時間，提高信息存儲質量，定期清查丟失的圖書檔案，及時追查相關責任人，做好圖書檔案的保密工作。對檔案管理軟件進行權限設置、密碼設置、殺毒設置及多層結構關卡設置，定期對軟件進行數據信息拷貝、系統(tǒng)維護、升級改造，杜絕不法人員非法訪問、篡改、盜取圖書信息等現象的發(fā)生，有效建立圖書檔案信息安全的保障體系。

5.培養(yǎng)高素質的圖書檔案數字化管理人才

信息化的發(fā)展對圖書檔案數字化管理人員提出了新的要求，出版社要培養(yǎng)高素質的人才隊伍，定期對他們進行檔案數字化管理相關理論知識的培訓，培養(yǎng)他們的計算機應用操作能力，讓他們能熟練地使用圖書管理軟件，有效地對圖書電子檔案進行管理。同時，要組織相關人員參加學術論壇研討會，與成功人士進行交流，分享各自的寶貴經驗，共同學習、進步，增強檔案管理人員的知識技能，提高他們的專業(yè)綜合素質。

圖書檔案管理工作是一項知識密集型工作，要求檔案管理人員具備很強的分析判斷能力，熟悉網絡市場環(huán)境的規(guī)律和趨勢，能根據圖書市場及出版行業(yè)的發(fā)展狀況，有預見性地判斷未來圖書出版行業(yè)的整體發(fā)展趨勢，并及時、合理地對圖書檔案管理戰(zhàn)略進行調整，提高檔案數字化管理的效率。

科學技術的不斷發(fā)展更新已經逐漸影響出版社圖書檔案的管理工作，圖書檔案數字化建設必須與時俱進、開拓創(chuàng)新，堅持科學發(fā)展的正確道路，從而使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學化、集中化，能更好地服務于圖書檔案的使用者，降低管理成本和時間成本，提高圖書檔案管理的效率。

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