淺談人事檔案的規(guī)范化管理

張靜

人事檔案工作是一項(xiàng)具有機(jī)密性、專業(yè)性和服務(wù)性的工作，隨著時(shí)代發(fā)展，我們越來越認(rèn)識(shí)到人事檔案工作不是孤立的，它是人事工作重要的組成部分。搞好人事檔案管理，對于歷史地、全面地了解干部，合理配置人才資源，正確地選拔使用干部具有重要意義。要想做好人事檔案管理工作，就要使之制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

一、強(qiáng)化人事檔案規(guī)范化管理意識(shí)

高度認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性，同時(shí)也要克服“檔案工作重要性都知道，落實(shí)上少”的現(xiàn)象，要經(jīng)常及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案工作中遇到的問題、困難，增強(qiáng)做好人事檔案管理工作的主動(dòng)性。人事檔案為干部的晉職、晉級(jí)、年齡及工齡等方面提供了依據(jù)，借助人事檔案了解選拔對象，有效地保證了選人用人的準(zhǔn)確性，在經(jīng)濟(jì)、科技飛速發(fā)展的新時(shí)期對人事工作又提出了新的更高的要求，人事檔案工作也應(yīng)緊密結(jié)合新時(shí)期選拔任用干部工作的實(shí)際，加以改進(jìn)和提高。通過調(diào)查研究，分析人事檔案工作存在的問題，及時(shí)采取措施，加以整改。增強(qiáng)搞好人事檔案工作的自覺性和責(zé)任感。

二、人事檔案硬件建設(shè)規(guī)范化。

檔案庫房的保管條件，是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化的物質(zhì)基礎(chǔ)，要實(shí)行四室分開，即檔案室、閱檔室、整理室、檔案管理人員辦公室分開，配備立式空調(diào)、除濕機(jī)、吸塵器、溫濕度表、排氣扇、應(yīng)急燈、防盜報(bào)警器、滅火器、鐵窗、鐵皮柜等設(shè)施，購置打孔機(jī)、縫紉機(jī)、切邊機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。做好“六防”即防盜、防火、防光、防潮、防蛀、防塵工作，為保管好人事檔案創(chuàng)造良好條件。

三、人事檔案內(nèi)容規(guī)范化。

首先要制定《干部檔案整理工作方案》，明確整理檔案的方法、步驟和措施，統(tǒng)一檔案袋、卷皮、目錄等檔案用品，對檔案管理人員采取“半日工作半日培訓(xùn)”的方法進(jìn)行整檔業(yè)務(wù)的培訓(xùn);其次改進(jìn)整檔的方法，提高質(zhì)量，實(shí)行“流水作業(yè)法”，按照鑒別分類，排序編目，復(fù)制加工，裝訂填卡，檢查驗(yàn)收的工序，專人專項(xiàng)，流水作業(yè)，然后由技術(shù)小組負(fù)責(zé)質(zhì)量檢查把關(guān)。這樣不僅提高了效率，又保證了整理工作的質(zhì)量;三是在制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一驗(yàn)收上力求一個(gè)嚴(yán)字，制定“六看三對照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否清晰工整，對照任免文件查任免呈報(bào)表，對照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《干部鑒定表》查學(xué)歷、轉(zhuǎn)干、工資、職稱及黨團(tuán)材料是否歸檔;在收集檔案材料上力求一個(gè)“全”字，對檔案中所缺少的材料進(jìn)行逐一登記，在收集方面，采取發(fā)《干部檔案所缺材料催交單》和召開有關(guān)會(huì)議催辦相結(jié)合，電話聯(lián)系和上門征收相結(jié)合的方式，及時(shí)向有關(guān)基層單位索取材料，對統(tǒng)一布置填寫或階段性形成的材料如普調(diào)工資、職稱評定和民主評議等期間形成的材料要主動(dòng)與基層單位聯(lián)系及時(shí)收集歸檔。在科學(xué)鑒別檔案材料上要力求一個(gè)“細(xì)”字，為確保人事檔案材料精煉，對收集的每份材料要進(jìn)行仔細(xì)鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒有保存價(jià)值的材料清出;在劃分檔案類別上還要求一個(gè)“準(zhǔn)”字，對檔案材料全部進(jìn)行分類、重新整理，對把握不準(zhǔn)的及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示，確保分類準(zhǔn)確。

四、人事檔案管理制度規(guī)范化。

為了使人事檔案管理程序化、規(guī)范化，健全制度是重要的環(huán)節(jié)，包括檔案工作人員責(zé)任制、檔案保管安全保密制度、收集制度、檔案查閱轉(zhuǎn)遞登記制度。在完善制度的基礎(chǔ)上，要建立登記簿、借用檔案登記簿、材料轉(zhuǎn)交登記簿、缺少材料登記簿、銷毀材料登記簿、轉(zhuǎn)出檔案登記簿、檔案轉(zhuǎn)遞單、材料催要單等。檔案查閱要把好“審、定、陪、核、簽”五關(guān)，審就是對查檔人員、查閱目的、查檔范圍進(jìn)行審查，堅(jiān)持查閱審批制度，對不符合規(guī)定的概不查閱。定就是定范圍，查閱前，由管理人員查到需要查閱的部分，出示給查閱人，凡與查閱目的不相符，不應(yīng)查的部門，概不查閱。陪就是管理人員陪查檔案人員查閱，查閱期間，管理人員不擅離檔案室，保證檔案安全機(jī)密。核就是查閱人按規(guī)定摘抄的部分，必須與原件完全相同，不能歪曲原意。簽就是在核對無誤的基礎(chǔ)上，按照查閱目的加注意見并蓋章。同時(shí)還要求一律填寫《申請查閱檔案報(bào)告表》，由單位黨組織簽署意見加蓋公章，經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)同意后方能查閱。為抓好制度落實(shí)情況，要半年自查一次，發(fā)現(xiàn)有章不循，執(zhí)行制度不嚴(yán)的及時(shí)指出限期改正，確保不出現(xiàn)泄密或發(fā)生丟失被盜，蟲蛀鼠咬等問題。

五、人事檔案提供利用規(guī)范化。

人事檔案工作目的就是開發(fā)人事信息資源，發(fā)揮利用效能，為人事工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，首先要明確人事檔案的利用范圍：一是明確利用范圍的12種情況，即組織上對干部進(jìn)行考察和了解、辦理干部任免、調(diào)資、調(diào)動(dòng)、入黨、離退休、出國、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、確定干部參加工作時(shí)間等事宜;二是明確可利用人事檔案的機(jī)關(guān)范圍，利用單位主要是主管或協(xié)管該干部的黨組織和其組織人事部門及承辦涉及干部人事工作或處理干部問題的其它部門;三是明確利用干部人事檔案的人員必須是符合利用范圍的中共黨員干部。

人事檔案的利用方式要規(guī)范，實(shí)行主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)相結(jié)合，搞好檔案借出使用、查閱等利用工作，要為工資套改，領(lǐng)導(dǎo)班子換屆等提供大量信息資料。要改善人事檔案利用環(huán)境，設(shè)立專門的閱檔室，配備查閱服務(wù)用品，要在服務(wù)態(tài)度上做到“四個(gè)一樣”，即對領(lǐng)導(dǎo)干部和一般干部接待一樣熱情、對老同志和年輕同志態(tài)度一樣，上班時(shí)間與下班時(shí)間一樣耐心。在檔案提供利用上要做好“三個(gè)堅(jiān)持”，即堅(jiān)持嚴(yán)把材料進(jìn)出關(guān)，歸檔鑒定，出具材料認(rèn)真核對;堅(jiān)持公道正派，實(shí)事求是;堅(jiān)持照章辦事，拒絕各種不合理要求，杜絕人情后門。

六、人事檔案整理規(guī)范化

一是建立了干部基本情況卡。對干部的出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、職務(wù)變動(dòng)，工資變動(dòng)等情況按照原始材料進(jìn)行審定，逐人設(shè)置卡片，進(jìn)行登記，按系統(tǒng)和單位編排，對日常工作和基層單位查詢干部的基本情況，均利用干部卡片，這樣避免了查閱檔案認(rèn)定材料的口徑不一和檔案因多次查閱而破損，又提高了保密度。二是建立機(jī)構(gòu)設(shè)置卡。干部的任職與機(jī)構(gòu)設(shè)置密切相聯(lián)。為了做到崗位和職務(wù)相一致、編制和配職相吻合，設(shè)立機(jī)構(gòu)卡片，從機(jī)構(gòu)的審批時(shí)間，隸屬關(guān)系、性質(zhì)、編制、級(jí)別等方面，依據(jù)原批準(zhǔn)文件建卡立檔，供領(lǐng)導(dǎo)班子配職時(shí)參考。三是實(shí)現(xiàn)干部檔案信息微機(jī)管理，對干部人事檔案全部采集錄入微機(jī)，建立干部簡況庫、機(jī)構(gòu)設(shè)置庫、組織干部統(tǒng)計(jì)資料庫、政策文件和各種文書處理軟件庫，凡需要查詢、統(tǒng)計(jì)、文件處理等在較短時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成。四是建立信息采集報(bào)送制度，制定信息采集登記表，對平時(shí)干部變動(dòng)情況及時(shí)采集填寫，每月集中錄入更改一次，保證信息儲(chǔ)存與日常工作進(jìn)度一致。

（作者單位：承德市避暑山莊博物館）