做好信息化時(shí)代公安檔案工作的幾點(diǎn)思考

楊萍

隨著信息化時(shí)代的來臨，公安檔案工作正在悄無聲息的發(fā)生著改變。信息化時(shí)代，使檔案工作由繁入簡，也使檔案工作由粗變細(xì)，來不得半點(diǎn)馬虎。如何做好新形勢(shì)下的公安檔案工作，是每個(gè)檔案人員應(yīng)該迫切思考的問題。

一、檔案信息化的重要意義

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。檔案信息化不僅是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段和主要途徑。

一是檔案信息化是適應(yīng)時(shí)代的要求。當(dāng)今社會(huì)，無論男女老少或多或少對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息有著不同程度的依賴，人們的工作、生活方式深受網(wǎng)絡(luò)、信息的影響，有人形象地稱之為“鼠標(biāo)時(shí)代”、“觸屏?xí)r代”。檔案信息化可以使檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代人的行為方式，使檔案管理跟上時(shí)代步伐。

二是檔案信息化使檔案管理由繁入簡。在傳統(tǒng)的信息化檔案管理模式中，海量檔案信息都被禁錮在檔案庫房中，任你有成千上萬的查詢需求，也必須由檔案員經(jīng)檢索、審批、出庫、登記等一系列繁雜程序。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，用戶可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案信息24小時(shí)檢索查詢。

三是檔案信息化使檔案利用近在咫尺。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，查詢異地檔案要跋山涉水到辦案單位查詢相關(guān)內(nèi)容，且利用率偏低。但在檔案信息化條件下，借助網(wǎng)絡(luò)通過合理設(shè)置檢索條件，可以輕而易舉地跨地市進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案保管單位入網(wǎng)信息“全、準(zhǔn)、快”的檢索。

二、公安檔案信息化工作中存在的問題

（一）檔案信息化管理沒有引起高度重視。近年來，公安檔案工作參與了檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，但多是被動(dòng)迎接考核，并沒有真正認(rèn)識(shí)到公安檔案的重要性。從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作民警都沒有在思想上引起高度重視，普遍存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想，工作做完后就不愿意再認(rèn)真仔細(xì)地整理歸檔材料，容易造成材料保管不善、遺失或漏缺的情況。少數(shù)檔案收集不完整、不及時(shí)，且排列混亂，影響了檔案的提供利用。

（二）基層檔案信息化工作常常是說起來重要，忙起來不要，檢查驗(yàn)收前才臨時(shí)抱佛腳，把若干年的資料搬出來搞突擊整理，這樣一來既會(huì)丟失資料又會(huì)導(dǎo)致檔案整理編目不齊備、不規(guī)范。其次，沒有配備專職檔案管理員。大多數(shù)派出所由內(nèi)勤兼任檔案員，平時(shí)沒有固定時(shí)間整理檔案，非整不可時(shí)，就搞突擊，容易造成檔案不規(guī)范、不齊全。再次，檔案管理培訓(xùn)、指導(dǎo)不夠。多數(shù)基層單位的內(nèi)勤對(duì)檔案管理工作比較生疏，幾乎沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，整理檔案無法下手。

（三）管理觀念落后，信息化水平低。在當(dāng)今社會(huì)，管理觀念和管理方式的現(xiàn)代化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必然要求，而檔案的信息化管理也是檔案資源利用提出的新課題。要求全體檔案人員全面提高檔案信息化水平，需要過程和各方面的努力。

三、對(duì)公安檔案信息化的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。

公安檔案信息化管理工作是公安機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，同其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好基層檔案工作的關(guān)鍵和前提條件。公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，特別是基層派出所的領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和緊迫性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，主要領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)親自抓，把檔案工作列入議事日程。要建立責(zé)任制，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，把基層檔案工作作為派出所基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和建設(shè)群眾滿意派出所的重要條件來抓，做到認(rèn)識(shí)到位，工作到位，保障到位。同時(shí)要積極組織民警認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《檔案法》，要多渠道、多層次，多形式開展《檔案法》的宣傳教育，不斷增強(qiáng)民警的檔案意識(shí)，使每個(gè)民警自覺做到從每份資料抓起，從每卷案卷抓起，一步一個(gè)腳印地把檔案管理工作落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)公安檔案信息化人才的培養(yǎng)和指導(dǎo)。

檔案管理工作“以人為本”。面對(duì)公安檔案工作任務(wù)日趨繁重、管理水平要求越來越高的新形勢(shì)，要把加大檔案工作教育培訓(xùn)工作、加快檔案人才培養(yǎng)、提高全體民警檔案意識(shí)作為一項(xiàng)重要任務(wù)來抓。每年至少兩次有針對(duì)性地組織全局專（兼）職檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)、以會(huì)代訓(xùn)、互幫互學(xué)等活動(dòng)，逐步從理論、專業(yè)、文字、管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平等方面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，更好地開展檔案管理工作，并對(duì)基層民警進(jìn)行有效指導(dǎo)，從而保障文件歸檔工作的規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理工作的水平。同時(shí)，上級(jí)業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期或不定期地深入派出所檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。

（三）充分利用，服務(wù)實(shí)戰(zhàn)。要更新觀念，加快各類檔案的著錄速度，改進(jìn)傳統(tǒng)調(diào)檔模式，讓檔案查詢窗口能夠?yàn)椴殚喺咛峁└咝?yōu)質(zhì)的服務(wù)，將檔案信息化管理活起來，真正實(shí)現(xiàn)24小時(shí)全程檢索。要主動(dòng)了解本單位工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源。

（四）增強(qiáng)辦公自動(dòng)化能力，完善硬件設(shè)施。上級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)在加大基層其他硬件設(shè)施資金投入的同時(shí)，要適當(dāng)考慮加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，以完善檔案信息化管理的硬件設(shè)施。立足長遠(yuǎn)地搞好檔案庫房的設(shè)計(jì)，預(yù)先考慮好庫房面積、結(jié)構(gòu)和承重能力等要素，配備好檔案庫房專用設(shè)施。暫時(shí)無法新建用房的，對(duì)庫房條件不符合要求的要設(shè)法進(jìn)行改造，并結(jié)合實(shí)際在檔案結(jié)構(gòu)管理和權(quán)限上作一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

（作者單位：玉田縣公安局指揮中心）