淺談對(duì)基層派出所檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

賈婷

近年來，遵化市公安局檔案室緊跟時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，通過創(chuàng)新工作機(jī)制推進(jìn)了信息化工作的強(qiáng)力實(shí)施。但是隨著公安信息化建設(shè)水平的提升，派出所檔案信息化建設(shè)與實(shí)踐工作發(fā)生了脫節(jié)，同時(shí)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。如何進(jìn)一步提升派出所檔案信息化建設(shè)，談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

一、基層派出所檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

公安派出所檔案是公安檔案的重要組成部分，市公安局從2001年開始對(duì)派出所檔案管理工作進(jìn)行整理、規(guī)范。目前，派出所檔案工作數(shù)字化加工已初具規(guī)模。檔案信息化體系由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面構(gòu)成。

（一）派出所檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。派出所的檔案目前大都停留在對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對(duì)信息化工作中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的大潮中最大限度地服務(wù)公安工作實(shí)踐，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。

（二）派出所檔案信息化建設(shè)是服務(wù)公安信息化工作的要求。檔案信息化工作是基層基礎(chǔ)工作中的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)，做好檔案的開發(fā)利用是檔案自身價(jià)值的重要體現(xiàn)。派出所的戶籍檔案涉及婚姻、家庭等民生熱點(diǎn)問題，作為一個(gè)基層服務(wù)所，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用的服務(wù)質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，才可能實(shí)現(xiàn)公安業(yè)務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前派出所公安檔案信息化管理工作

現(xiàn)狀及存在的問題

（一）派出所領(lǐng)導(dǎo)理念意識(shí)制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。一些基層派出所領(lǐng)導(dǎo)思想上普遍存在偏差，不清楚檔案工作的重要用途和實(shí)際價(jià)值，片面的認(rèn)為檔案工作就是收集過時(shí)的文件材料，而未能站在歷史的角度及推動(dòng)公安工作長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略性地位上認(rèn)清檔案規(guī)范化建設(shè)的重要性和必要性，影響了派出所檔案工作的根本決策導(dǎo)向，導(dǎo)致當(dāng)前檔案信息化建設(shè)在派出所難以全面推進(jìn)到位。

（二）派出所檔案長效管理機(jī)制不能完全落實(shí)到位?；鶎优沙鏊磕旮黝悪n案歸檔工作不能及時(shí)完成，該歸檔的不歸檔、該移交的不移交，有的派出所檔案甚至存幾年都不歸檔。對(duì)檔案的鑒定銷毀工作開展不及時(shí)，失去利用價(jià)值的檔案大量積壓，庫存空間不堪重負(fù)。檔案庫房防范設(shè)施不能全部到位，空調(diào)、除濕等設(shè)備不能經(jīng)常開啟，滅火器不能定期檢測(cè)，檔案室防水、防火、防塵、防光、防盜、防潮、防有害生物措施落實(shí)不到位，庫房衛(wèi)生狀況不理想。

（三）派出所檔案員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定不能適應(yīng)信息化管理需要。檔案作用的發(fā)揮很大程度上受到檔案管理人員水平的影響，隨著公安檔案資源應(yīng)用、共享程度的日益加大，對(duì)基層檔案員提出了新的更高要求，既要熟悉檔案專業(yè)化管理知識(shí)及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等常規(guī)操作技能，又要知曉公安業(yè)務(wù)、法律等方面的知識(shí)。目前大部分派出所檔案員由內(nèi)勤或輔警兼任，加上檔案工作枯燥無味，看不到成績，檔案員學(xué)無動(dòng)力，干無壓力，幾乎每兩到三年就更換一次，以至于檔案員剛剛熟悉檔案業(yè)務(wù)就轉(zhuǎn)干其他工作。而新任檔案員短時(shí)期內(nèi)無法熟悉掌握基本業(yè)務(wù)，不能及時(shí)解決工作中遇到的具體業(yè)務(wù)問題。

三、做好信息時(shí)代公安派出所檔案管理工作

的幾點(diǎn)建議

（一） 提高認(rèn)識(shí)，為派出所檔案信息化建設(shè)提供有利保障。派出所領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化建設(shè)工作，要把此項(xiàng)工作列入派出所民警特別是內(nèi)勤民警績效考核內(nèi)容，自覺把檔案工作融入業(yè)務(wù)工作之中，提高檔案的規(guī)范化建設(shè)。要加大對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)的投入，如安裝密集架、購置空調(diào)、掃描儀、移動(dòng)硬盤等設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供良好條件。充實(shí)檔案管理力量，可指定內(nèi)勤民警為主，并配備一名輔警。在內(nèi)勤民警更換調(diào)整的情況下，相對(duì)固定輔警人員，形成良性長效管理機(jī)制。

（二）增強(qiáng)派出所檔案信息化工作現(xiàn)代理念。首先，提高科技含量。要積極應(yīng)用公安檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全面的檔案信息服務(wù)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。其次，做好檔案編研工作。在努力編纂好大事記、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí)，主動(dòng)了解單位工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變事后服務(wù)為超前服務(wù)。再次，改進(jìn)檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn)，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式的檢索形式，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄一本帳的狀況。

（三）強(qiáng)化派出所檔案信息化管理規(guī)范運(yùn)作。派出所檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，要求檔案管理者準(zhǔn)確理解和把握現(xiàn)代檔案管理理論，即以信息化管理的理念規(guī)范開展檔案管理工作。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、CD、DVD、移動(dòng)硬盤等磁介質(zhì)載體以及各種具有價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明，保管期限準(zhǔn)確，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫無錯(cuò)漏，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用。積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置“七防”等安全保管和保護(hù)設(shè)備;要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

（四）加強(qiáng)指導(dǎo)培訓(xùn)，強(qiáng)化派出所檔案信息化管理。要通過培訓(xùn)來不斷強(qiáng)化派出所整體信息化管理檔案的意識(shí)，不斷提升信息化管理的能力，切實(shí)提高檔案管理工作的信息化水平。要加大檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)力度，每年開展一次綜合性培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作要以規(guī)范派出所檔案管理為目標(biāo)，以提高派出所檔案信息化管理水平為重點(diǎn)，通過經(jīng)常性的培訓(xùn)提高檔案知識(shí)的普及率。

（作者單位：遵化市公安局）