關(guān)于公安數(shù)字檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)思考

郭立華

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作正經(jīng)歷著由檔案實(shí)體管理為主到以檔案信息管理和檔案信息服務(wù)為主的變革。公安檔案部門(mén)要主動(dòng)順應(yīng)這一變革，推進(jìn)信息化建設(shè)，通過(guò)建立數(shù)字檔案室，打造方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)平臺(tái)，建立與公安工作相適應(yīng)的現(xiàn)代公安檔案管理服務(wù)體系。

一、公安數(shù)字檔案室的基本概念

公安數(shù)字檔案室是公安檔案管理部門(mén)依托公安信息網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)及檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)本單位現(xiàn)行電子文件歸檔和管理，實(shí)現(xiàn)不同載體庫(kù)藏歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用的新的管理方式。建立公安檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)字檔案管理平臺(tái)，建立檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行保障環(huán)境，健全數(shù)字檔案管理制度，形成信息化條件下公安檔案科學(xué)管理和服務(wù)利用工作體系是公安數(shù)字檔案室建設(shè)的主要目標(biāo)。

二、公安數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

公安檔案是公安機(jī)關(guān)在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中積累的寶貴財(cái)富，是公安工作不可或缺的重要信息資源?，F(xiàn)代警務(wù)需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分發(fā)揮公安檔案信息資源在主導(dǎo)決策、制導(dǎo)打擊、指導(dǎo)防范、服務(wù)民生中的重要作用，依托以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立公安數(shù)字檔案室，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使檔案信息資源從檔案庫(kù)房中“走”出來(lái)，由“靜”到“動(dòng)”，由“點(diǎn)”到“面”，打破時(shí)空界限，提供便捷、快速的網(wǎng)上實(shí)時(shí)全息查檔服務(wù)，是公安檔案部門(mén)主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代警務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的的必然選擇。

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在公安工作中的廣泛應(yīng)用，既改變了傳統(tǒng)的服務(wù)方式，為檔案工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇和空間，也使傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案、網(wǎng)上辦證的推行，大量業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建成應(yīng)用，由此產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息、電子文件，成為新的形態(tài)的檔案信息資源。同時(shí)隨著辦理低保、社保、土地征用賠償、換發(fā)二代證等工作的開(kāi)展，戶(hù)籍檔案利用也到了一個(gè)高峰期。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2008年以來(lái)，全市公安派出所就查閱戶(hù)籍檔案24000余份，提供戶(hù)籍檔案依據(jù)14600余份，使黨和政府的惠民政策得到了落實(shí)。建立數(shù)字檔案室，在實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理的同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)電子文件的收集、管理、利用，是檔案室功能在信息時(shí)代的延伸，適應(yīng)了信息社會(huì)的發(fā)展需要。

三、公安數(shù)字檔案室建設(shè)中的存在問(wèn)題

1997年起，我局開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。經(jīng)過(guò)十多年的精心打造，已建立了全息安全型檔案管理系統(tǒng)，建成了擁有近百萬(wàn)條目錄數(shù)據(jù)和十多萬(wàn)份全文信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，從單一的、封閉的目錄檢索到綜合的開(kāi)放的全息利用，網(wǎng)絡(luò)查檔已成為便捷、快速地獲得檔案信息的重要途徑。但從全局的整體情況看，檔案數(shù)字化發(fā)展不平衡，還存在著許多不足。從層面上看，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)較快。近年市局陸續(xù)對(duì)庫(kù)藏的文書(shū)和專(zhuān)業(yè)（業(yè)務(wù)）檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，共著錄信息100余萬(wàn)條，掃描2500余卷、20余萬(wàn)頁(yè)。后期的數(shù)據(jù)核對(duì)及數(shù)據(jù)掛接工作量仍很浩大。而基層派出所該項(xiàng)工作剛剛起步，且基層所檔案庫(kù)房小、保管條件差、庫(kù)藏紙質(zhì)檔案損壞嚴(yán)重，缺少專(zhuān)（兼）職檔案員。從內(nèi)容上看，服務(wù)公安管理和實(shí)戰(zhàn)的文書(shū)、專(zhuān)業(yè)檔案建設(shè)較快，服務(wù)民生的檔案則較慢，目前僅開(kāi)展了戶(hù)籍檔案目錄的著錄，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索查閱;從數(shù)據(jù)來(lái)源看，信息著錄、掃描加載多，對(duì)接共享數(shù)據(jù)少，檔案信息數(shù)據(jù)基本上是通過(guò)實(shí)體檔案的加工形成的;從數(shù)據(jù)質(zhì)量看，數(shù)量增長(zhǎng)快，質(zhì)量不夠高，存在著缺漏、差錯(cuò)、不匹配等許多問(wèn)題。

造成以上問(wèn)題的原因較多，主要有以下幾條：一是認(rèn)識(shí)上的原因，受傳統(tǒng)的思維習(xí)慣和工作方式影響，對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)缺少足夠的重視。二是系統(tǒng)建設(shè)的原因，檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)不同步，對(duì)接受到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式不同等多種因素制約，不能順暢地實(shí)現(xiàn)信息共享。三是保障的原因。由于警力、財(cái)力的緊張，缺人手缺設(shè)備，開(kāi)展數(shù)字化加工的難度較大，檔案部門(mén)在組織此項(xiàng)工作中底氣不足。就拿派出所戶(hù)籍檔案數(shù)字化加工為例，目前從我們對(duì)幾個(gè)所的試點(diǎn)看，要全部數(shù)字化加工，平均每所則需要投入2萬(wàn)元左右，全市共需600萬(wàn)元左右。四是工作不到位的原因，對(duì)信息的形成缺乏流程管理，信息用得多維護(hù)少，數(shù)據(jù)庫(kù)的檢查核對(duì)工作未能很好地開(kāi)展。五是人才缺乏的原因，公安檔案隊(duì)伍的素質(zhì)有待提高，缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。

四、加快公安數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策

1. 提高認(rèn)識(shí)，形成建設(shè)合力。建立公安數(shù)字檔案室，對(duì)于提升公安檔案科學(xué)管理水平和服務(wù)利用水平，建立與公安工作相適應(yīng)的現(xiàn)代公安檔案管理服務(wù)體系，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)民生具有重要意義。公安數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既有不同載體庫(kù)藏歷史檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，又有各類(lèi)現(xiàn)行電子文件的歸檔和管理，涉及到公安工作的各個(gè)方面、各個(gè)部門(mén)，需要集全局之力才能完成。各單位、各部門(mén)要各負(fù)其責(zé)，密切配合，共同建設(shè)。

2. 突出重點(diǎn)，加快數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。按照由近及遠(yuǎn)、利用優(yōu)先的原則，從服務(wù)實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)民生出發(fā)，重點(diǎn)加快基層專(zhuān)業(yè)、戶(hù)籍等歷史檔案的數(shù)字化加工。通過(guò)著錄、掃描等形式，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，形成以數(shù)字檔案為主體的資源結(jié)構(gòu)，及時(shí)滿(mǎn)足對(duì)檔案信息資源的不同需求。對(duì)已建立的各類(lèi)檔案目錄數(shù)據(jù)、全文信息及其掛接情況，全面組織質(zhì)量檢查，切實(shí)提高公安檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整率和準(zhǔn)確率，保證檔案利用效率。

3. 完善平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息和電子文件是今后數(shù)字檔案的主要來(lái)源之一。要改變各自為政的做法，將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)置于大平臺(tái)建設(shè)之中，通過(guò)系統(tǒng)間的融合對(duì)接，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行電子文件網(wǎng)上自動(dòng)流轉(zhuǎn)直接歸檔，提高采集歸檔效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，達(dá)到信息的高度共享。

4. 制定規(guī)范，落實(shí)長(zhǎng)效管理。建立健全“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的公安數(shù)字檔案市局、分局、派出所三級(jí)管理責(zé)任制，明確各部門(mén)在公安數(shù)字檔案室建設(shè)中的職責(zé)任務(wù)，分工合作，共同推進(jìn)。 建立健全電子文件歸檔管理、檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案管理工作責(zé)任制、數(shù)字檔案安全管理制度等工作制度，保證現(xiàn)行電子文件歸檔和數(shù)字檔案室工作的常態(tài)化、規(guī)范化運(yùn)行。分局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職的檔案員，派出所也應(yīng)有專(zhuān)人兼管檔案。建立包括日常維護(hù)巡檢、故障處理、應(yīng)急處置等在內(nèi)的日常數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)行管理工作機(jī)制。

5. 加大投入，保障數(shù)字檔案室建設(shè)的順利進(jìn)行。配備滿(mǎn)足檔案系統(tǒng)運(yùn)行、檔案數(shù)據(jù)存貯、應(yīng)用服務(wù)及檔案數(shù)字化加工需要的各種設(shè)備，包括配置滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和涉密信息管理需要的服務(wù)器、存貯和容災(zāi)備份設(shè)備，符合數(shù)字化加工要求及安全標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、激光打印機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)或數(shù)碼相機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。在做好硬件保障的同時(shí)，還需重視人才的培養(yǎng)，以適應(yīng)信息化條件下檔案工作的要求。

（作者單位：唐山市公安局指揮部）