如何做好高校檔案信息服務(wù)工作

麻夸吉

[摘 要]檔案信息與社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益緊密相關(guān)，檔案信息服務(wù)是檔案文獻(xiàn)存儲(chǔ)、收集、選擇、加工、整理并通過(guò)各種渠道向廣大檔案利用者輸送，使其在實(shí)際工作中使用。它以開(kāi)發(fā)檔案文獻(xiàn)為前提，以社會(huì)需求為導(dǎo)向，為社會(huì)提供信息服務(wù)為目的，使檔案文獻(xiàn)的存儲(chǔ)有序化，并將知識(shí)信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和科研相結(jié)合。從而提高信息產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，加快信息開(kāi)發(fā)利用進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案信息；服務(wù)

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等高新產(chǎn)業(yè)的興起，人們的工作和生活已步入了一個(gè)以知識(shí)化為基礎(chǔ)，以信息化為先導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)新時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源占有量豐富與否，體現(xiàn)了開(kāi)發(fā)能力的強(qiáng)弱，決定了競(jìng)爭(zhēng)能力的大小、創(chuàng)造財(cái)富的多少。擁有大量信息資源的行業(yè)通過(guò)迅速獲得知識(shí)、傳播信息、利用信息，把無(wú)形的信息資源變?yōu)橛行蔚纳鐣?huì)財(cái)富，提高了信息產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。加快信息開(kāi)發(fā)利用進(jìn)程，以適應(yīng)國(guó)內(nèi)外信息化的飛速發(fā)展。

檔案信息與社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益緊密相關(guān)，檔案信息服務(wù)是檔案文獻(xiàn)存儲(chǔ)、收集、選擇、加工、整理并通過(guò)各種渠道向廣大檔案利用者輸送，使其在實(shí)際工作中使用。它以開(kāi)發(fā)檔案文獻(xiàn)為前提，以社會(huì)需求為導(dǎo)向，為社會(huì)提供信息服務(wù)為目的，使檔案文獻(xiàn)的存儲(chǔ)有序化，并將知識(shí)信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和科研相結(jié)合，從而推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)踐活動(dòng)。目前，面對(duì)新的形勢(shì)，高校檔案工作應(yīng)如何有效地利用檔案信息資源并進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置，這對(duì)檔案部門而言是新的考驗(yàn)、新的挑戰(zhàn)。

1 檔案資源是高校發(fā)展的歷史憑證

檔案在高校各項(xiàng)工作中處于非常重要的地位。這是因?yàn)楦咝n案工作與高校的發(fā)展息息相關(guān)，可以說(shuō)，檔案是學(xué)校今后訴說(shuō)歷史的代言人，是高校管理工作的基礎(chǔ)和不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。一所學(xué)校如果沒(méi)有了教學(xué)、教研、行政管理等實(shí)踐活動(dòng)的記錄便無(wú)法全面地、客觀地展現(xiàn)學(xué)校昨天與今天的真實(shí)情況。學(xué)校檔案只是一個(gè)總稱，它實(shí)際來(lái)源于學(xué)校的黨群行政、教育教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)以及其他一切實(shí)踐活動(dòng)之中形成的各種載體材料，是這一切的歷史原始記錄。高校的檔案是隨著學(xué)校發(fā)展不斷積累起來(lái)的，檔案中記載的內(nèi)容皆是已逝的歷史，它具體、集中、深刻、真實(shí)地反映了學(xué)校的歷史事實(shí)，檔案用信息儲(chǔ)存的形式記錄了學(xué)校發(fā)展的過(guò)程，它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的實(shí)踐活動(dòng)而形成。正是檔案的這一原始屬性，從高校的迎評(píng)過(guò)程中不難看出，學(xué)校評(píng)估涉及學(xué)校方方面面的工作，要求各方面的檔案都應(yīng)當(dāng)是齊全完備的。因此，迎接評(píng)估過(guò)程中的檔案建設(shè)需要各方面和各部門人員的積極參與。全員參與的過(guò)程有助于全面促進(jìn)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)深化。通過(guò)學(xué)校評(píng)估，他們切身體會(huì)到檔案工作的重要性，嘗到檔案齊全、完整的甜頭，真正從內(nèi)心認(rèn)識(shí)到檔案工作是高校的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。是教育改革的基礎(chǔ)，學(xué)院發(fā)展的軌跡，是迎評(píng)工作的憑證，高校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。如：學(xué)校的歷史變遷；學(xué)校機(jī)構(gòu)和專業(yè)的設(shè)置；教學(xué)內(nèi)容的更新、學(xué)科建設(shè)；重要會(huì)議記錄和重大事件記載；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的任免和任課教師的聘任，等等，這些都應(yīng)該能從檔案里找到結(jié)果，給高校教育評(píng)估工作提供最直接的原始資料。是一個(gè)學(xué)校總結(jié)過(guò)去，規(guī)劃未來(lái)的助手和參謀。這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞，直接關(guān)系到高校建設(shè)的整體規(guī)劃，同時(shí)也能反映一個(gè)學(xué)校教育秩序、管理水平、教學(xué)質(zhì)量的高低。它具有提供原始資料、信息資源、后勤服務(wù)等作用，這個(gè)作用發(fā)揮得好，就會(huì)有力地推動(dòng)教育事業(yè)向前發(fā)展，提高學(xué)校的管理水平和教育質(zhì)量，提高學(xué)校工作效率，更好地維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，同時(shí)對(duì)展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)也將起到積極作用。

2 樹(shù)立以“服務(wù)”為核心的檔案工作理念，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用

建立新的檔案服務(wù)理念。以江澤民總書記“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以業(yè)務(wù)建設(shè)為保障，以利用服務(wù)為目的，樹(shù)立和強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識(shí)，是目前檔案工作思想解放的新課題。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通，檔案信息可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行交流、傳遞和遠(yuǎn)距離存取服務(wù)。根據(jù)不同部門和服務(wù)對(duì)象信息的不同需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的、有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)和加工，做到主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、咨詢服務(wù)、管理服務(wù)，以最大限度滿足利用者的需求，是檔案工作的新職能。檔案部門要想提高經(jīng)濟(jì)效用和社會(huì)效用，唯一可行的是檔案發(fā)揮信息作用，并充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，把有價(jià)值的蘊(yùn)藏檔案信息通過(guò)高新技術(shù)開(kāi)采挖掘出來(lái)并廣泛使用。目前，由于受傳統(tǒng)機(jī)制和陳舊觀念的束縛，檔案管理利用出現(xiàn)的封閉式“坐門等客”的現(xiàn)象，高校的檔案信息資源沒(méi)有能夠很好地向開(kāi)放式、主動(dòng)提供利用轉(zhuǎn)化。因此，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，檔案人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)意識(shí)，要有主動(dòng)性、超前性和競(jìng)爭(zhēng)性，在開(kāi)發(fā)、利用、傳遞檔案資源上下功夫。根據(jù)高校的特色和經(jīng)濟(jì)狀況，加強(qiáng)總體策劃，開(kāi)展多樣性、多層次、多渠道的檔案信息宣傳活動(dòng)，建立“文檔信息服務(wù)中心”和“科學(xué)的檔案信息檢索體系”把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ币员銛U(kuò)大檔案信息資源的覆蓋面，為教學(xué)科研做好檔案利用、信息反饋工作的收集和綜合分析。及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握教學(xué)科研部門需求的內(nèi)容和重點(diǎn)，充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢(shì)，提供大量的信息資源，從而提高檔案信息的利用效率和利用效果，更好地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3 轉(zhuǎn)變管理模式，提高管理效率

先進(jìn)的高新技術(shù)改變?cè)瓉?lái)傳統(tǒng)的檔案組卷、歸檔、編制檢索、利用等手工操作，開(kāi)辟了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理的嶄新天地。隨著檔案種類和數(shù)量日益增加，館藏越來(lái)越豐富，面對(duì)浩如煙海的檔案，用過(guò)去書本式、卡片式的人工檢索，要從中迅速查找有針對(duì)性、有參考價(jià)值、急需的檔案信息猶如大海撈針。而網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的管理方式，就能改變以往的現(xiàn)場(chǎng)查閱的落后局面，充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)的整體地位和作用。它既可以使各個(gè)單位之間、各個(gè)部門之間、各個(gè)地區(qū)之間、各個(gè)國(guó)家之間查閱、利用同樣的檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效地為檔案利用者服務(wù)。也可以發(fā)揮貯存量大體積小、不受時(shí)間和空間的限制、檢索速度快、精確度高等優(yōu)勢(shì)。促進(jìn)檔案管理、利用、圖表程序化、標(biāo)準(zhǔn)具體化、速度進(jìn)程化。如今以計(jì)算機(jī)、多媒體、通信技術(shù)、信息存貯和縮微技術(shù)等一系列的現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅速發(fā)展，順應(yīng)了檔案工作的科技、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨于全球化的新趨勢(shì)。紙質(zhì)文獻(xiàn)向電子文獻(xiàn)和網(wǎng)上信息的轉(zhuǎn)換，導(dǎo)致了檔案載體的變化，如磁盤、光盤、微縮膠片等新的載體、電子文件的出現(xiàn)，客觀上要求高校檔案工作必須面向信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求，促進(jìn)隱蔽檔案信息資源變成網(wǎng)絡(luò)信息，使檔案利用的個(gè)人和組織在自己的計(jì)算機(jī)屏幕上可以輕松地讀到自己所需要的檔案信息。由此可見(jiàn)，只有用高科技的現(xiàn)代化管理檔案信息，才能適應(yīng)改革發(fā)展的需求，才能更好地為教學(xué)科研和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，從而真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 人才保障是檔案管理的關(guān)鍵

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心在于能否擁有掌握了現(xiàn)代化科技的人才。高新技術(shù)的產(chǎn)生，由傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)查閱轉(zhuǎn)化為空間查閱；由紙張式載體轉(zhuǎn)化為電子式的載體。這些變化必然導(dǎo)致檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)化為信息管理。檔案工作的現(xiàn)代化是以設(shè)備、技術(shù)的現(xiàn)代化，借助現(xiàn)代化技術(shù)、檔案管理理念，這就意味著對(duì)檔案工作者提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。因此，科學(xué)地制定和實(shí)施人才戰(zhàn)略，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍和熟悉檔案信息管理的復(fù)合型人才，為檔案建設(shè)和發(fā)展提供人才保證是高校檔案部門急需解決的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和檔案信息的不斷產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，來(lái)適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。因此，高校應(yīng)分期分批地加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)、外語(yǔ)、經(jīng)濟(jì)、法律、歷史、現(xiàn)代化管理知識(shí)、檔案理論和實(shí)踐，拓寬知識(shí)面，掌握新知識(shí)、新技術(shù)來(lái)管理高科技的檔案信息工作，通過(guò)培訓(xùn)使他們提高理論水平和管理能力以適應(yīng)新形勢(shì)下高科技管理工作的需求。

檔案事業(yè)的發(fā)展取決于人才的造就，培養(yǎng)多種層次、多種類型、多種規(guī)格的高素質(zhì)人才，充分發(fā)揮他們的聰明才智，為發(fā)展檔案事業(yè)提供人才保障。

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