科技館科教檔案的建立與完善

賴碧英

[摘 要]檔案工作作為科技館管理中的軟件工程，是對人類社會活動的珍貴記錄，也是科技館工作發(fā)展的歷史見證。建立與完善科技館科教檔案，是科普活動培訓、展覽、實踐的堅實后盾，是科學研究和展品設計的重要指南，是領導決策的有利參謀。因此，要想更好地保障科技館的有效建設，開創(chuàng)科技館發(fā)展建設新局面，就應充分重視科技館科教檔案的建立與完善。

[關(guān)鍵詞]科技館；科教檔案；建立；完善

科技館承擔著向社會公眾推廣普及科技知識，宣傳傳播科學思想、科學方法、科學技術(shù)及科研成就與作用，弘揚倡導科學精神，組織社會科研力量，創(chuàng)辦科普展覽活動等職責。檔案工作是對檔案安全完整的維護，進而更好地為社會各界提供有價值的資料?，F(xiàn)如今，科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展為檔案管理提出了更高的要求，科技館檔案工作的管理部門，應加強對科普檔案的管理，以科學化的管理方式建立和完善科教資源檔案，及時規(guī)范地將科普活動中的文字、聲像、模型等資料收集完備，進行歸納整理與分類存檔，進一步建立與完善科技館科教檔案。

1 建立和完善檔案工作對科技館持續(xù)發(fā)展的意義

檔案事業(yè)是我國現(xiàn)代化建設的重要組成部分。在當下這個科學技術(shù)快速發(fā)展的時代，建立完善科教檔案工作尤為重要，關(guān)系到各項工作的發(fā)展?？萍拣^從建立到逐步的發(fā)展，其中產(chǎn)生了大量珍貴、有價值的信息文字檔案資料，是科技館從無到有、從小到大、逐步壯大的歷史見證者，是科教館未來持續(xù)發(fā)展的保障和依托，尤其是在當今科學技術(shù)的作用日益凸顯的背景下，以科技館檔案資源為依托，為科技館提供合理有效的服務，充分顯示其特殊價值，更好地為科技館的發(fā)展進程做最實質(zhì)的宣傳，帶領公眾深入了解科技館發(fā)展史，提升科技館的親和力，強化科技館與公眾的緊密度，擴大其社會影響，增強科技館的社會作用，為科技館樹立良好的形象，并逐漸獲取社會各階層的青睞與支持。能否做好科技館檔案的建立與完善，不僅影響著檔案資源的開發(fā)與利用，更對科技館的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生直接影響。

2 科技館科教檔案的形成及其作用

科技館檔案工作應依據(jù)科技館發(fā)展建設需求，結(jié)合精神文化和社會生活需要，對各項科普活動、科普展覽、講座、培訓、展品研發(fā)、成果展示等重要資料做整理、收集、歸納、分類直至存檔，最終形成科教檔案。建立完善科教檔案的作用：第一，科技檔案向社會開放，可以利用圖文并茂的形式，宣傳展覽出科學技術(shù)及其相關(guān)知識成果等，向公眾展示了科學技術(shù)對科技文明和人類發(fā)展進步的影響，使公眾更加深刻地了解科學技術(shù)的發(fā)展史。第二，為今后的科教活動提供經(jīng)驗借鑒和理論參考依據(jù)，促進科教工作質(zhì)量和效率的不斷提升。第三，為教育部門開展科教活動開創(chuàng)了新型發(fā)展途徑，積極發(fā)揮科技館科教檔案的科學價值和社會價值。

3 科教檔案的收集

科技館科教檔案的收集工作不同于其他檔案資料的收集，其檔案資料的來源主要是不同的業(yè)務部門，各部門只有積極有效的相互配合，才能做好檔案收集。第一，科技館要給予高度的支持與重視，將本單位的檔案建設管理納入日常議事日程中，健全科教檔案建設管理規(guī)章制度，加強對檔案管理員工檔案專業(yè)知識、專業(yè)技能及其法律法規(guī)的培訓，營造加強科教檔案完善管理的良好氛圍，使員工更加注重對科教檔案的管理與完善，遵循檔案管理制度，認真全面地收集各項科教活動的資料，并及時交遞給檔案管理員。第二，檔案專職人員要做好各部門資料的整理、收集及歸檔，并做好監(jiān)督指導，科教活動后，對檔案資料的移交收集做好監(jiān)管督促工作，使科教資料詳盡完備。

一般來說，科教檔案所收集的內(nèi)容主要有：第一，科教展覽活動?？平陶褂[方案、文件、策劃宣傳材料、開閉幕式，展覽活動過程中的音像、影像資料，以及活動總結(jié)報告、公眾留言冊等活動中的各項重要資料。第二，科技培訓活動?；顒禹椖勘?、培訓情況表、學員考核表、培訓活動總結(jié)報告等反映培訓活動的文件資料。第三，科普講座。講座內(nèi)容、形式、效果等反映科普講座的材料。第四，科技展品研發(fā)，研發(fā)項目策劃書、研發(fā)項目展教具圖紙、獲獎及專利證書、研發(fā)教材等反映科研成果的材料。

4 科教檔案的整理

第一，鑒別。資料收集后應認真細致的進行鑒別，去除無保存利用價值的材料。聲像資料作為科教檔案中的重要組成部分，應配備專人負責，保證照片真實，有收集、存檔的價值。第二，分類?？平虣n案收集后應按不同的活動類型進行分類。第三，立卷。分類后的科教檔案，應做好各類材料的立卷工作。例如，展覽類：依據(jù)活動主題，整理活動相關(guān)材料，并按照時間順序進行組合，一個主題為一卷；講座類：依據(jù)講座的主題及內(nèi)容進行立卷，同一類型設為一卷；培訓類：參照培訓項目的內(nèi)容及形式，一個項目為一卷；研發(fā)類：針對科研成功后的展教具進行立卷，一項展教具一卷按，其中涵蓋展教具策劃書、制作材料、設計方案、銷售過程中的資料。將分類后的檔案材料，按照各內(nèi)容之間的聯(lián)系，材料形成時間及其間的聯(lián)系排列順序，在材料右上角編寫序號。資料位置固定后，卷首標明“檔案材料目錄”，依據(jù)類別排列順序，并逐一填寫。卷末附上帶有立卷人和立卷時間的“備考表”。最后裝入檔案袋。另外，檔案袋的封面和背面都應書寫資料中的重點內(nèi)容。通過上述程序，可創(chuàng)建更加完整詳細的科教檔案。

5 科教檔案的編研、檢索及利用

檔案檢索是檔案室重要業(yè)務之一，可提升檔案管理工作水平，形成科學化、規(guī)范化管理，對檔案信息進行充分的開發(fā)利用。檢索工具的編制具備科學性、計劃性、準確性、統(tǒng)一性、全面性、兼容性等特征。檢索工具可利用全引目錄法，有利于系統(tǒng)全面的掌握科教檔案內(nèi)容。檢索的任務為：著錄、標引重要的科教檔案資料，創(chuàng)建一套較為完善的檔案檢索體系。在計算機信息系統(tǒng)的廣泛應用普及下，除了利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檢索系統(tǒng)，還可創(chuàng)建電子檢索系統(tǒng)，利用這一檢索方式可使檔案檢索變得更加方便快捷。編研科教檔案的目的是滿足本單位和社會公眾對科研檔案信息的利用。在對檔案信息做加工、濃縮、重組，使得閱讀者和利用者不必翻閱繁雜的檔案資料，便可對系統(tǒng)檔案信息進行快速查閱，并為查閱者提供系統(tǒng)的資料線索。利用科教檔案的編研工作，可將科教檔案匯入科技信息流之中。利用檔案指的是運用多種方式，提供檔案及信息資料，更好地滿足用戶的利用需求。其中主要有：檔案閱覽、外借、咨詢服務。

6 建立完善科教檔案的具體措施

6.1 健全檔案管理制度，提升管理水平

科技館需建立檔案工作責任制度、收集歸檔制度、借閱管理制度、保密管理制度、檔案鑒定、復制、銷毀制度。科技館檔案工作的領導應充分履行、行使職責，為檔案工作配備職業(yè)素養(yǎng)、政治素養(yǎng)較高的工作人員，并為員工提供更多的提升綜合能力和素養(yǎng)的培訓、學習機會，同時，建立檔案工作規(guī)章制度，要求檔案工作人員全面貫徹落實檔案工作的相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案工作從收集、整理、歸檔、編研、利用的整個過程中，都可以有法可依、有章可循，更好地維護檔案的安全有效、完整準確，不斷提升管理水平，對檔案進行更加規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，保證檔案工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性。

6.2 結(jié)合公眾需求，做好科教檔案的收集、保管、利用

立足于科技化發(fā)展所需，結(jié)合公眾生活所求，建設具備科技館特點的科教檔案?？萍拣^各部門應注重加強對相關(guān)科教資料的收集，對于科教展覽、講座或培訓等各項科普活動做好資料、圖片、實物等的收集、保管、利用工作。

科技館是科技知識、精神及科研成果等的重要傳播者，在各項科教活動中均占有重要地位，擔當著重要角色?？萍拣^本身所具備的獨特性，也使其產(chǎn)生了大量科教資料及實物，對各類科教活動資料做好分類歸檔，開發(fā)利用，通過向公眾展示，公眾可以根據(jù)科教檔案了解科技館的各項活動及其內(nèi)容，熟悉各個時期的科教互動發(fā)展情況，發(fā)揮科教檔案作用，使其真正成為公眾了解汲取科教知識的有效途徑。

6.3 加強對科教檔案的開發(fā)利用，保證可持續(xù)發(fā)展

市場經(jīng)濟背景下，應充分利用科教檔案，向公眾、社會展示科技館發(fā)展歷程，向更多的人傳播科技知識，吸引社會各界對科技館的關(guān)心與支持，充分實現(xiàn)科教檔案的利用價值，更好地發(fā)揮其科教作用，保證科教檔案最大程度上被社會公眾或有需要的人所利用，滿足科教需求，同時促進科技館的健康、持續(xù)發(fā)展。

6.4 創(chuàng)新基本管理形式，促使其不斷推陳出新

科教檔案的基本管理形式，是對檔案信息進行有效組織管理的基本方式，為用戶提供檔案信息服務。但是，現(xiàn)如今，原先的基本管理形式未能緊跟科技館的進步發(fā)展需求，與新興復合性的管理模式相背離。因此，現(xiàn)階段建立健全科技檔案必須直面用戶需求，既要不斷創(chuàng)新基本管理形式，又要從用戶角度綜合考量調(diào)整管理形式，保證支持性理論的不斷創(chuàng)新。因此，在科技檔案業(yè)務工作不斷變化的情況下，原有理論已不適應現(xiàn)有檔案開發(fā)，對科技檔案的管理創(chuàng)新必須走在檔案建設實踐之前，用于創(chuàng)新，大膽改革，促使科技館科技檔案更加完善。

綜上所述，科技館科教檔案對科技館發(fā)展及社會需求都有著重要意義，通過對科教檔案收集、整理、歸檔等一系列管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，逐步建立與完善科技館科教檔案，保障科教檔案發(fā)揮其價值的最大化，為公眾建立更加完善的科教服務場所，在科普教育中發(fā)揮科技引領作用，為科技館的發(fā)展增添生機與活力。

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