嚴(yán)格遵守干部工作條例，做好干部人事檔案工作

蔡曉麗

黨的十八大以來，中央對干部人事檔案管理進(jìn)一步從嚴(yán)要求，出臺了從嚴(yán)管理干部的系列規(guī)定，干部人事制度改革也不斷深入，對干部人事檔案工作提出了更高的要求，也將干部人事檔案工作提到了更加重要的高度。面臨新形勢、新要求，干部人事檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，更加嚴(yán)格地遵守干部工作條例，管好用好干部人事檔案，以更好地為黨的干部人事工作和中心工作服務(wù)。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引入注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分

領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案丁作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，由此形成 “說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要” 的狀況。這樣會導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實性和唯一性。但是，在實際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷）虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以 “千篇一律”、“如出一轍” 的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的 “單位人” 變?yōu)?“社會人”，人才的流動造成成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

5.人事檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料須統(tǒng)一使用16 開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16 開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但是，近幾年來，時常有A4 紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《晉升職稱審批表》、先進(jìn)工作者呈報表》等等。這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往 “頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

6.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué) 技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù) 手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

7，人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理、輕服務(wù)的現(xiàn)象使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納人議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導(dǎo)、等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。干部檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；應(yīng)經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。因此，各級組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4.健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進(jìn)一步完善備項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

5.注重人事檔案材科收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，和真實性態(tài)。

6、改進(jìn)和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留。二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，

如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、仝業(yè)保險等內(nèi)容；側(cè)重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使其具有的功能更加適合用人單位對人才的需求。三是補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少 “棄檔” 現(xiàn)象。

7、加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通。應(yīng)積極關(guān)注并加強(qiáng)與社會其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別重視與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通，認(rèn)真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

8，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信惠化建設(shè)人。人事檔案是 人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔 案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體

組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀要求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸人計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而走出目前人事檔案所存在的制度困境。

（作者單位：高密市不動產(chǎn)登記中心）