集團(tuán)型企業(yè)SAP系統(tǒng)財務(wù)快速實(shí)施模式構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)

潘晶晶　武道華　張偉

摘 要：隨著總公司“質(zhì)量效益年”活動開展的不斷深入、降本增效，勤儉辦企的公司理念深入人心，各單位也越來越強(qiáng)化質(zhì)量意識、成本意識和效益意識。與此同時，隨著SAP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的不斷深入，各單位對項(xiàng)目實(shí)施周期、實(shí)施成本和實(shí)施效果也越來越看重，針對SAP系統(tǒng)FICO模塊的實(shí)施要求也越來越嚴(yán)格，在此背景之下構(gòu)建一套適應(yīng)新形勢下SAP系統(tǒng)財務(wù)快速實(shí)施的模板和理論體系具有重大現(xiàn)實(shí)意義。文章提出了財務(wù)快速實(shí)施模式的構(gòu)建方法，詳細(xì)闡述了在系統(tǒng)實(shí)施過程中必備的前提條件和具體的實(shí)施要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：SAP系統(tǒng)；財務(wù)快速實(shí)施；模式構(gòu)建

引言

目前隨著SAP系統(tǒng)在中海油范圍內(nèi)的全面推廣應(yīng)用，集團(tuán)內(nèi)企業(yè)SAP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施面臨著眾多挑戰(zhàn)，用戶對系統(tǒng)實(shí)施追求“時間短、成本低、效果好”，這對一直以來項(xiàng)目實(shí)施所采用的傳統(tǒng)ASAP實(shí)施方法提出了巨大挑戰(zhàn)。

1 SAP系統(tǒng)財務(wù)快速實(shí)施模式的構(gòu)建

1.1 前提

財務(wù)快速實(shí)施的模式最早是由總公司信息技術(shù)中心（ITC）提出的概念，然而通過快速實(shí)施的方式進(jìn)行SAP系統(tǒng)FICO模塊的實(shí)施并不適用于所有海油范圍內(nèi)的單位，按照此模式的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是需要滿足一定的前提條件的。歸納總結(jié)主要有以下幾點(diǎn)。

（1）實(shí)施單位的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置已經(jīng)較為完善，組織層級已較為清晰，SAP系統(tǒng)中貿(mào)易伙伴、內(nèi)部客戶和供應(yīng)商已完成申請；（2）實(shí)施單位存在既定的財務(wù)快速實(shí)施藍(lán)圖模板，且絕大多數(shù)業(yè)務(wù)流程通用；（3）實(shí)施中按集團(tuán)公司已有的板塊業(yè)務(wù)藍(lán)圖模板進(jìn)行推廣，且考慮各單位通用的業(yè)務(wù)需求以及部分單位的個性化需求，不涉及新增報表開發(fā)需求；（4）如涉及的單位眾多，則需要統(tǒng)一集中開展項(xiàng)目實(shí)施工作；（5）關(guān)鍵用戶培訓(xùn)與最終用戶培訓(xùn)工作需要合并開展。

由于總公司信息技術(shù)中心（ITC）早期構(gòu)建的財務(wù)快速實(shí)施模板主要基于從總公司層面進(jìn)行各集團(tuán)公司下滿足快速實(shí)施要求的單位考慮，因此從信服中心層面進(jìn)行SAP系統(tǒng)財務(wù)快速實(shí)施模板及實(shí)施策略構(gòu)建上，還需要進(jìn)一步考慮和評估實(shí)施單位的情況，方能決定是否能夠按照財務(wù)快速實(shí)施的模式進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

1.2 快速實(shí)施項(xiàng)目方法構(gòu)建

在形成一套標(biāo)準(zhǔn)的、具有板塊特征的財務(wù)快速藍(lán)圖模板基礎(chǔ)之前，需要進(jìn)行快速實(shí)施方法和實(shí)施策略的制定，然而方法和策略的并不是一成不變的，每個項(xiàng)目都有其自身的特點(diǎn)，項(xiàng)目管控的難點(diǎn)和重點(diǎn)也并不是一成不變的，因此實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施過程中就需要隨機(jī)應(yīng)變，基于不同環(huán)境采取靈活機(jī)動的項(xiàng)目實(shí)施策略和實(shí)施方法。文章結(jié)合以往快速實(shí)施項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出針對快速實(shí)施項(xiàng)目管控和實(shí)施方法方面的一些重要關(guān)注點(diǎn)。

1.2.1 快速實(shí)施項(xiàng)目管控的關(guān)鍵點(diǎn)

（1）“快中求穩(wěn)、穩(wěn)中有快、靈活機(jī)動、穩(wěn)步推進(jìn)”，對項(xiàng)目過程的實(shí)時跟蹤，以及對項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)進(jìn)度的實(shí)時把控；（2）數(shù)據(jù)清理和培訓(xùn)工作是財務(wù)快速實(shí)施項(xiàng)目工作中的重中之重，也是決定項(xiàng)目能否順利成功上線的關(guān)鍵因素，因此對數(shù)據(jù)收集及清理工作，以及用戶培訓(xùn)工作需要在項(xiàng)目實(shí)施過程中重點(diǎn)關(guān)注并把控；（3）實(shí)施單位各層領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目協(xié)調(diào)人積極性的調(diào)動在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中也至關(guān)重要，領(lǐng)導(dǎo)的有效推動將大大推動項(xiàng)目實(shí)施開展的效率和效果，因此實(shí)施過程中需要積極協(xié)調(diào)好各方關(guān)系。

1.2.2 快速實(shí)施項(xiàng)目方法構(gòu)建要點(diǎn)

（1）用戶入場后即進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施階段，系統(tǒng)功能測試與藍(lán)圖方案培訓(xùn)工作同步開展；（2）業(yè)務(wù)藍(lán)圖結(jié)合以往快速實(shí)施藍(lán)圖模板進(jìn)行推廣，同時考慮通用業(yè)務(wù)需求，如部分單位個性化需求較為強(qiáng)烈，綜合評估后方可考慮予以滿足；（3）系統(tǒng)配置工作與藍(lán)圖簽署工作同步開展，有效節(jié)省過渡時間，為總公司系統(tǒng)配置和項(xiàng)目組工作的同步推進(jìn)預(yù)留更多時間；（4）用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)測試和數(shù)據(jù)收集工作考慮可同步開展，從而有效利用用戶集中時間，加深用戶對系統(tǒng)的了解和理解。

1.3 快速實(shí)施項(xiàng)目模板構(gòu)建

1.3.1 項(xiàng)目主計劃模板搭建

快速實(shí)施項(xiàng)目主計劃的制定需要在評估實(shí)施單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、項(xiàng)目實(shí)施資源，以及項(xiàng)目開展策略的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制。與傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施計劃相比，快速實(shí)施項(xiàng)目主計劃對時效性和可操作性的要求更高，因此編制出來的計劃往往更體現(xiàn)細(xì)節(jié)的內(nèi)容。

1.3.2 業(yè)務(wù)藍(lán)圖模板搭建

財務(wù)快速實(shí)施業(yè)務(wù)藍(lán)圖模板與傳統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的藍(lán)圖模板相比，應(yīng)該更側(cè)重于能夠體現(xiàn)實(shí)施單位實(shí)際業(yè)務(wù)需求的，與原有藍(lán)圖設(shè)計流程或方案具有差異的地方，更具有實(shí)際可操作性的文檔。

1.3.3 數(shù)據(jù)收集及切換模板搭建

數(shù)據(jù)收集及切換模板需要按照總公司ITC的整體管控要求，采用總公司統(tǒng)一下發(fā)的財務(wù)數(shù)據(jù)收集及導(dǎo)入模板，因此模板中需要調(diào)整內(nèi)容較少。

1.3.4 權(quán)限設(shè)計及勾兌模板搭建

權(quán)限設(shè)計及勾兌模板需要按照總公司ITC的整體管控，同時體現(xiàn)集團(tuán)公司管控要求，因此模板中需要調(diào)整內(nèi)容較少。

2 SAP系統(tǒng)財務(wù)快速實(shí)施的風(fēng)險及應(yīng)對措施

2.1 實(shí)施風(fēng)險

（1）藍(lán)圖設(shè)計方案的反復(fù)對項(xiàng)目的影響。在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段，各單位提出新的業(yè)務(wù)需求，擴(kuò)大業(yè)務(wù)需求范圍，或?qū)ΜF(xiàn)有藍(lán)圖設(shè)計方案不認(rèn)可，由此帶來的藍(lán)圖方案的反復(fù)修改將會對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度產(chǎn)生重大的影響。

（2）藍(lán)圖審核簽署進(jìn)度。由于財務(wù)快速實(shí)施具有實(shí)施單位眾多、實(shí)施周期短、審批層級長等特點(diǎn)，對各實(shí)施單位、集團(tuán)公司層面、總公司層面藍(lán)圖審核確認(rèn)時間點(diǎn)的要求提出了較高要求，故需提高藍(lán)圖審核效率，避免對后續(xù)系統(tǒng)測試時間產(chǎn)生影響。

（3）用戶資源參與項(xiàng)目實(shí)施的程度。由于快速實(shí)施項(xiàng)目周期短，工作任務(wù)重，且用戶集中時間有限。如用戶無法保證積極投入并有限開展項(xiàng)目工作，將對項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度造成重大影響。

（4）數(shù)據(jù)清理完成的時間和質(zhì)量。實(shí)施各單位的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不同且實(shí)際數(shù)據(jù)使用人項(xiàng)目集中時間有限，因此在短時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)清理和收集工作且保證數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量存在較大風(fēng)險。

2.2 應(yīng)對措施

（1）業(yè)務(wù)調(diào)研及藍(lán)圖設(shè)計之初，明確需求實(shí)現(xiàn)范圍和實(shí)現(xiàn)方案。通過加大對各單位關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)，以便各單位結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)一步理解未來系統(tǒng)操作；同時項(xiàng)目實(shí)施過程中注重對各單位個性化業(yè)務(wù)需求的把控，從而有效減少藍(lán)圖方案的反復(fù)修改。

（2）提前預(yù)留藍(lán)圖審核時間，協(xié)調(diào)多方共同推進(jìn)簽署工作開展。藍(lán)圖確認(rèn)簽署時，從項(xiàng)目組建議從集團(tuán)企業(yè)層面主導(dǎo)推動各下屬實(shí)施單位開展業(yè)務(wù)藍(lán)圖簽署工作，從而有效縮短簽署工作完成時間，避免影響后續(xù)實(shí)施工作開展。

（3）加強(qiáng)與集團(tuán)及各單位領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和交流，強(qiáng)化并明確項(xiàng)目實(shí)施中關(guān)鍵用戶的重要性及具體職責(zé)。項(xiàng)目實(shí)施之初，建議從集團(tuán)層面發(fā)文選派業(yè)務(wù)熟練、具有高度責(zé)任心的用戶參與項(xiàng)目實(shí)施工作；其次從項(xiàng)目組層面明確關(guān)鍵用戶項(xiàng)目工作內(nèi)容和要求，并制定周密的工作計劃進(jìn)行集中宣貫。

（4）數(shù)據(jù)收集各節(jié)點(diǎn)全面細(xì)致考慮，收集進(jìn)度實(shí)時跟蹤。用戶集中之初，加大對各單位數(shù)據(jù)清理和收集工作的培訓(xùn)；制定有效的數(shù)據(jù)清理計劃和策略；實(shí)時跟進(jìn)各單位數(shù)據(jù)收集和清理進(jìn)度；尋求從集團(tuán)層面給予全力配合，督促各單位按時保質(zhì)完成數(shù)據(jù)清理。

（5）樹立“一把手”工程概念，推動各層領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目工作的持續(xù)關(guān)注和重視。通過實(shí)時或定期進(jìn)行財務(wù)快速實(shí)施項(xiàng)目的工作情況匯報、以工作周報或日報形式反饋各層領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目最新進(jìn)展動態(tài)，積極協(xié)調(diào)各層領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)的高度重視及強(qiáng)有力的推動。

作者簡介：潘晶晶，男，籍貫：江蘇，民族：漢，學(xué)歷：大學(xué)本科，就職單位：中海油信息科技有限公司，職務(wù)：工程師，主要研究方向：ERP、項(xiàng)目管理、SAP系統(tǒng)。