淺議石油企業(yè)采辦合同管理

翟芳

[摘 要]西方發(fā)達(dá)國家在確立其采辦管理體制的過程中非常重視采辦合同的管理，并通過加強(qiáng)合同管理來培育采辦的競爭力。自國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》 首次就央企風(fēng)險(xiǎn)管理問題出臺技術(shù)性指導(dǎo)建議后，合同管理制度被作為一項(xiàng)重要的風(fēng)險(xiǎn)管理體系在企業(yè)廣泛建立起來。當(dāng)今石油企業(yè)的采辦合同管理中仍存在諸多問題，如何解決這些問題，實(shí)施有效的合同管理，是石油企業(yè)經(jīng)營管理成敗的重要因素。

[關(guān)鍵詞]石油企業(yè)；采辦合同；合同管理[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.15.033

1 石油企業(yè)采辦合同的含義及特點(diǎn)

1.1 石油企業(yè)采辦合同的含義

“采辦”在中國歷史上是指采買備辦。如《續(xù)文獻(xiàn)通考·市糴一》中講：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采辦者還，罷所市場?！蓖嗡哪?，著名商人胡雪巖創(chuàng)辦胡慶余堂時(shí)立了一塊“戒欺”匾寫道：“余存心濟(jì)世，誓不以劣品取厚利。唯愿諸君心余之，采辦務(wù)真，修制務(wù)精”，這里面也提到“采辦”一詞，主張采購原料必須是真品，商品的質(zhì)量必須有保障。

現(xiàn)代有學(xué)者認(rèn)為“采辦”的概念最早是在軍事物資的購買中提出的。認(rèn)為采辦是發(fā)展、獲取和使用裝備全壽命過程的活動(dòng)，包括裝備的需求確定、研制試驗(yàn)、生產(chǎn)部署、使用保障和退役處置。[1]在美國國防采辦的通用術(shù)語中，“采辦是為滿足國防需求，完成或保障某項(xiàng)軍事任務(wù)，對武器和其他系統(tǒng)、供應(yīng)品或服務(wù)開展方案探索、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)、簽訂合同、生產(chǎn)、部署、后勤保障、改進(jìn)改型和報(bào)廢的整個(gè)過程。裝備采辦合同是指在裝備采辦市場中，通過協(xié)調(diào)裝備采辦各方利益分配關(guān)系，從而保證裝備采辦交易行為順利實(shí)施的經(jīng)濟(jì)合同?！盵2]

可以看出，采辦的基本含義是指采購及為了實(shí)現(xiàn)采購而進(jìn)行的相關(guān)配套工作，包含了貨物或服務(wù)的獲得及其整個(gè)獲取方式和過程，而且這個(gè)采購的全過程帶有些官方色彩。當(dāng)今的國有石油企業(yè)大都設(shè)有“采辦部門”，使用“采辦”一詞來界定自己的采購活動(dòng)，并且把為實(shí)現(xiàn)這種采購所簽訂的合同稱為“采辦合同”。如中海油集團(tuán)采辦部認(rèn)為所謂采辦是指以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取物資、工程和服務(wù)的行為，包括：貨物采辦、工程采辦、服務(wù)采辦。石油企業(yè)為了獲取貨物采辦、工程采辦、服務(wù)采辦而與各類自然人、法人、其他組織簽訂的民事合同稱為采辦合同。

1.2 石油企業(yè)采辦合同的特點(diǎn)

1.2.1 采辦合同以服務(wù)于油氣勘探開發(fā)工作為目的

石油企業(yè)采辦合同的第一個(gè)特點(diǎn)就是其技術(shù)附件要求高，該技術(shù)附件是具有行業(yè)特點(diǎn)的技術(shù)范圍和服務(wù)要求，這需要有行業(yè)知識的技術(shù)人員來參與和確認(rèn)。石油企業(yè)采辦合同簽訂的目的就是為了實(shí)現(xiàn)該技術(shù)要求，服務(wù)于某一項(xiàng)目的油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作。也因此造就了采辦合同的采辦周期緊，必須緊緊圍繞和服務(wù)與勘探開發(fā)生產(chǎn)的周期需要，配合勘探開發(fā)生產(chǎn)需求，保障勘探開發(fā)生產(chǎn)的及時(shí)需要。

1.2.2 采辦合同具有集中優(yōu)勢資源保重點(diǎn)項(xiàng)目的特點(diǎn)

油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)是高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)，屬于沉沒成本很高的行業(yè)。所以，服務(wù)于油氣產(chǎn)業(yè)的采辦合同，更注重集中采辦，發(fā)揮共享資源的優(yōu)勢，在采辦方面形成專業(yè)技能，避免單打獨(dú)斗，使采辦能力、經(jīng)濟(jì)規(guī)模、對應(yīng)供應(yīng)商的態(tài)度、市場調(diào)查都形成體系化的東西，信息資源共享，集中優(yōu)勢資源保重點(diǎn)項(xiàng)目。

1.2.3 采辦合同注重效率，節(jié)約成本

采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達(dá)成，采辦合同要在確保采辦質(zhì)量的同時(shí)，努力降低采辦成本。采取競價(jià)的方式獲得較低的采辦價(jià)格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，控制采辦成本。制定嚴(yán)密的合同條款，改進(jìn)貨物的采辦、運(yùn)輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個(gè)環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費(fèi)用，減少合同執(zhí)行成本。[3]

2 石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及：合同的起草、審查、談判、會簽、批準(zhǔn)、簽署、履行、編號、備案、統(tǒng)計(jì)、歸檔等全過程及相關(guān)的供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個(gè)階段來探討。在這三個(gè)階段中存在著諸多問題：

2.1 采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質(zhì)的審查不嚴(yán)格，存在相對方根本沒有從事該項(xiàng)業(yè)務(wù)的資質(zhì)，或者資質(zhì)等級不符合要求；合同文本起草未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，技術(shù)條款缺失或者不完善；合同條款的設(shè)置不完整等。

2.2 采辦合同簽訂階段

對招評標(biāo)過程的把控不嚴(yán)格、合同談判的過程安排不當(dāng)，沒有最大化的實(shí)現(xiàn)公司利益；合同文本談判完成后，沒有組織專業(yè)人員，如財(cái)務(wù)、稅收、法律、安全環(huán)保等人員進(jìn)行審查和會簽，造成各種潛在風(fēng)險(xiǎn)的存在；合同簽署時(shí)合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應(yīng)的法人授權(quán)；合同專用章管理不嚴(yán)格，沒有經(jīng)過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3 采辦合同簽訂后的階段

這個(gè)階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執(zhí)行的依據(jù)又可以作為合同糾紛證據(jù)留存，而且還可以滿足企業(yè)內(nèi)外部審計(jì)需求。

3 石油企業(yè)采辦合同管理中的對策

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

解決采辦合同管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的問題，重點(diǎn)在于不斷完善和優(yōu)化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行；制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至?xí)呦蚍疵妗?。要想使采辦合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，根本上要從制度建設(shè)入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，從制度層面規(guī)范和完善采辦合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2 在合同管理的全流程中設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）根據(jù)采辦合同的特點(diǎn)，抓好供應(yīng)商管理，把好資格審查關(guān)及事后供應(yīng)商評價(jià)關(guān)，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，提高采辦效率。加強(qiáng)供應(yīng)商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應(yīng)商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標(biāo)策略選擇最適合項(xiàng)目的優(yōu)秀供應(yīng)商。在項(xiàng)目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應(yīng)商是采辦工作順利開展的保障。[4]

（2）在招評標(biāo)過程中，審查相關(guān)法律文件，規(guī)范招評標(biāo)過程，實(shí)現(xiàn)招評標(biāo)過程的公平、公正，獲取優(yōu)質(zhì)服務(wù)。根據(jù)采辦對象的特點(diǎn)，選擇合適的采辦方式，當(dāng)采辦的金額較大，技術(shù)要求高，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)性服務(wù)時(shí)，多采用招標(biāo)方式進(jìn)行采辦。對于金額小，技術(shù)規(guī)格比較單一的采辦對象，可采用詢價(jià)的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進(jìn)行招投標(biāo)工作，組織相關(guān)專家進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)方面的綜合評審，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商及簽署采辦合同。

（3）合同的起草及談判中的要求：合同要靠準(zhǔn)確明細(xì)的文字作為載體，起草合同文本時(shí)要準(zhǔn)確體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。合同要包含《合同法》規(guī)定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；對價(jià)；履行期限、地點(diǎn)和方式；合同主體的其他權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任；適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業(yè)的采辦合同專業(yè)化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本的風(fēng)險(xiǎn)大、效率低。實(shí)行采辦合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業(yè)的資源、減少關(guān)聯(lián)交易矛盾、防范法律風(fēng)險(xiǎn)。[5] 在采辦合同的談判過程中，應(yīng)成立技術(shù)談判小組，負(fù)責(zé)對技術(shù)需求進(jìn)行有效澄清，避免因技術(shù)要求不清楚，不規(guī)范，在合同簽訂后而進(jìn)行變更。

（4）合同的審查及簽署中要注意：應(yīng)組織專業(yè)人員對合同初稿及其修改進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、資金、質(zhì)量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風(fēng)險(xiǎn)；合同的簽署，要審查合同簽字人的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍的人不得簽署合同。

（5）合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意：在合同簽署和履行過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關(guān)規(guī)定；加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3 提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)

（1）加強(qiáng)合同法律知識培訓(xùn)。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低有直接關(guān)系。可以通過組織實(shí)施合同管理法律知識技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們能夠運(yùn)用相關(guān)法律知識實(shí)現(xiàn)對合同的管理。[6]

（2）參與技術(shù)澄清工作，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。采辦合同的特點(diǎn)決定了采辦合同經(jīng)辦人員，除了具有商務(wù)、法律知識，還必須熟悉油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程，掌握一些常規(guī)專業(yè)技術(shù)知識。采辦合同人員要積極參與到業(yè)務(wù)流程中去，不斷地熟悉石油行業(yè)的行業(yè)特色及運(yùn)作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實(shí)的為油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作服務(wù)。

（3）優(yōu)化工作考核指標(biāo)，鼓勵(lì)采辦合同人員的工作積極性?？梢愿鶕?jù)企業(yè)實(shí)際情況，設(shè)立相關(guān)的持證上崗和績效考核制度，這不但能調(diào)動(dòng)從事采辦、合同管理人員的工作積極性，也可以防止采辦工作中的非職業(yè)行為，杜絕腐敗。

參考文獻(xiàn)：

[1]何佳玨.淺談采辦管理中的信息機(jī)制[J].中小企業(yè)管理與科技，2010（11）：40.

[2]陳鵬.采辦合同在西方國家裝備采辦中的作用分析[J].國防科技工業(yè)，2009（12）：54.

[3]姜福春.國際石油項(xiàng)目的采辦管理[J].經(jīng)濟(jì)師，2012（5）：252.

[4]郭麗，劉軍.淺談EPC國際工程項(xiàng)目的采辦管理[J].經(jīng)濟(jì)師，2012（1）：89.

[5]陳海婧.淺談如何加強(qiáng)石油企業(yè)合同管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（22）：7-8.