物資采購審計淺論

靳建剛

摘要：本文從采購風險角度入手，根據實際工作中的體會，對采購審計過程中內審人員遇到的問題進行淺析。

關鍵詞：采購 風險控制 內部審計 物資采購審計

在目前充分的市場競爭條件下，非壟斷行業(yè)產品的競爭程度日益激烈。其中表現(xiàn)最為直接的是產品價格競爭，因此采購成本對企業(yè)利潤的影響愈發(fā)顯著。這種情況下，進一步加強采購管理，提升企業(yè)核心競爭力的要求愈發(fā)迫切。內部審計作為一種控制機制，通過執(zhí)行審計監(jiān)督和評價職能，可以成為公司治理極具價值的資源。

1 采購審計的現(xiàn)狀及問題分析

隨著內部審計的發(fā)展，對采購管理環(huán)節(jié)的審計關注點和審計方法也在不斷演變。審計廣度在擴展，審計深度在加深。

1.1 最初內部審計對采購環(huán)節(jié)的關注要點與注冊會計師業(yè)務中經營審計內容相近。此類內部審計存在一定的局限性。具體表現(xiàn)為：①審計的專業(yè)性不足：內部審計人員普遍缺乏相關采購管理知識。審計時，不能夠通過抽查采購單據發(fā)現(xiàn)的表象痕跡分析把握深層次原因。②審計的深度不足：審計中對采購制度方面、內部控制方面、采購相關資料及憑證等方面的形式檢查比較容易實現(xiàn)。有些企業(yè)的采購部門規(guī)章制度制定很規(guī)范，采購單據填寫也很完整，但是采購依據的合理性和采購分析的真實性存在問題，采購中發(fā)生的舞弊行為比較隱蔽，采購內部控制沒有起到作用。這種情況下，審計檢查深度不夠，無法發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中較深層次的問題。③審計的重點不突出：根據主次因素分析結果，審計應更為關注采購管理中的供應商選擇環(huán)節(jié)和確定采購價格環(huán)節(jié)。這兩個環(huán)節(jié)對于采購成本的影響是最為重要的。尤其在大宗原材料采購方面，供應商選擇環(huán)節(jié)對最終采購成本的影響程度達到80%以上。因此，審計更應突出重點，對關鍵環(huán)節(jié)采購控制的效果進行評價，關心采購風險是否真正得到有效的控制。④審計的及時性不足：項目管理式審計間隔時間較長，審計時的市場情況與采購發(fā)生時會有出入。一些前期市場數據的獲得比較困難，會出現(xiàn)因為缺乏足夠證據的支持，而無法對部分問題準確進行判斷。⑤審計的主動控制性不強：項目管理式審計屬于對以往發(fā)生業(yè)務的審計，是一種被動的控制。針對采購管理中風險易發(fā)環(huán)節(jié)，應更多地采用主動控制，盡最大可能改變偏差已經成為事實的被動，使審計工作能夠發(fā)揮更大的作用。

1.2 1999年，國家經貿委在全國總結推廣了山東亞星經驗——采購比價管理模式。這一模式的推廣，使國有企業(yè)的采購管理在當時水平上邁上一個新的臺階。

物資采購審計提出和開展已有十多年的時間，對采購管理的完善起到了顯著的作用，并取得了明顯的經濟效果。但是，物資采購審計的開展比率仍明顯低于其他審計項目。這表明物資采購審計本身仍不夠成熟完善，實際工作中存在一定的疑惑。具體有：

①問題1：內審獨立性：《內部審計基本準則》第二章一般準則的第八條規(guī)定：“內部審計機構和人員應保持獨立性和客觀性，不得負責被審計單位經營活動和內部控制的決策與執(zhí)行?！?。對物資采購審計的一點基本共識是，審計部門不能成為采購部門的領導者。

部分企業(yè)賦予內審部門超越部門權限編寫規(guī)章制度、組織招投標、承擔比價采購定點定價的權利，從而導致內審部門和采購部門發(fā)生嚴重的工作對立。尤其當出現(xiàn)采購質量問題時，極易引發(fā)兩個部門之間的互相攻擊，無法明確責任負責人。這種做法削弱了內部審計的獨立性，也削弱了內部審計監(jiān)督的客觀性，從長期的角度來看，不利于物資采購審計的健康發(fā)展。

②問題2：過程參與式審計模式：過程參與式審計模式的提出是內部審計工作的一次重要創(chuàng)新，開創(chuàng)了一種新的管理審計模式，實現(xiàn)了物資采購審計的日常化、精細化。內審人員以采購價格及其構成要素為對象，深入采購過程進行全過程監(jiān)督。對企業(yè)降低采購成本的幫助極大，尤其是在工作開展的初期往往能夠起到顯著的經濟效果。

但是對過程參與式審計存在著不同的看法。首先認為內審人員深入采購管理有損審計的獨立性；其次認為內審人員普遍缺乏采購管理知識，單純對價格進行審計不具備采購實際可操作性，屬于典型的“外行領導內行”。

以往經過實踐證明，在物資采購審計中采用過程參與模式成效顯著。這表明過程參與模式可以很好地適應采購工作信息量大、市場信息變化快、規(guī)范性相對較差的特點，是一種成功的管理審計模式。在工作中通過合理的定位，使審計工作做到到位而不越位，對審計的獨立性不會構成損害。過多的顧忌只會束縛住審計自身，限制審計發(fā)展的思路，不利于審計業(yè)務與企業(yè)經營管理的結合。

③問題3：內審人員的職責：應明確內部審計人員具有的學識和能力是為了更好地完成審計任務，熟悉而并不是管理經營活動。內部審計人員不應當參與采購內部控制系統(tǒng)的設計、執(zhí)行，不能參與采購部門管理制度的內部經營活動。而只應承擔與檢查、評價和建議相關的審計責任。

但同時必須注意，不參與具體采購事物的限制，不應成為對內部審計人員的束縛。采購部門必須重視并及時處理內審人員對采購經營活動的檢查、評價意見以及建議，在問題未得到解決，采購經營活動風險并未消除的情況下，確保內部審計人員有順暢的信息上報渠道，能夠引起相關領導的重視，及時制止損害公司利益的行為。內部審計人員的監(jiān)督應成為采購流程中無法逾越的一道關卡。只有這樣，審計工作才不會流于形式，形成審計與經營實務的脫節(jié)。

④問題4：審計重點：物資采購審計又常被稱為比價審計，從中可以看出價格是物資采購審計關注的核心。雖然采購風險最終體現(xiàn)在采購價格失控上，但采購風險的產生是一個系統(tǒng)的累積過程。如果只關注采購價格的合理性，會使內審工作處于“堵漏”的狀態(tài)。采購工作本身信息量大、物資品種繁雜，內部審計在人力有限的情況下，即便投入全力，工作往往也無法做到細致全面。內部審計行使的是監(jiān)督、建議職能，工作中與采購等部門之間有大量協(xié)調、溝通工作，加上被審計單位客觀存在的抵觸、推諉等情況，會使審計人員長時間陷入繁雜無序的事務性工作中，導致從事物資采購審計的人員或多或少對物資采購價格審計感到“頭痛”。

審計工作的重點應遵循應由表及里、由淺入深、由后向前的原則。變被動的價格糾正為主動的價格控制。工作中注重

“疏”而非“堵”。否則無法徹底扭轉內部審計工作的被動局面。

2 對采購審計發(fā)展建設的構思

開展物資采購審計有利于內部審計的完善，也符合內部審計全面轉型與發(fā)展的要求。物資采購審計牽扯面大，涉及情況復雜。為有效開展工作，應注意一下幾方面：①明確審計目的：物資采購審計的目的是對物資采購部門的經營活動及內部控制起到獨立的監(jiān)督和評價作用。從中可以看出工作核心是監(jiān)督和評價，重點是保持獨立地位。因此物資采購內部審計職責必須獨立運行，同時不得參與采購活動的實務。②加強制度建設：完善的制度是有效實施物資采購審計的基礎，也是規(guī)范內審人員、各相關管理部門人員行為的準則和開展物資采購審計的依據。建章立制就是要緊密結合企業(yè)采購管理現(xiàn)狀，建立采購環(huán)節(jié)內部牽制制度。對采購活動不相容職務實行分離，明確各自職責權限，形成相互制衡機制。明確采購組織、程序及采購、監(jiān)督、財務等相關部門職責。并根據不同的采購金額和采購方式，規(guī)定相關的采購和監(jiān)督程序。③強化供應商管理：傳統(tǒng)供應商的管理由采購部門開發(fā)并組織，生產、質檢等部門評定，缺乏有效的監(jiān)督和控制。部分企業(yè)以采用分設供應商管理部、采購部的方式加強供應商的管理。因此，供應商的考核、評定必須引起內審部門的足夠重視。④過程參與式審計模式與采購專項審計結合：無論項目管理式還是過程參與式均要求審計工作全程參與采購管理，不同之處在于過程參與式更多的體現(xiàn)出事前審計和主動控制。實際工作中應根據企業(yè)的情況靈活選擇審計方式，對于集團架構的企業(yè)，對子公司的采購管理檢查可以以項目管理方式為主。但同樣可以對集團范圍內重大項目建設的招投標直接采用過程參與式項目審計，并在可能的情況下對管理范圍內的采購管理采用過程參與式審計，以便及時、主動地消除采購環(huán)節(jié)中的風險因素。⑤完善采購績效評價：內部審計在強調事前、事中控制的同時，應注意完善事后考評。對采購人員的采購效果進行綜合評價（如執(zhí)行制度的符合性、對市場價格的敏感度、采購價格的整體水平、供應商管理情況等），建議考核部門將評價結果與采購人員及采購部門業(yè)績掛鉤，在企業(yè)獎懲制度中進行明確，嚴格監(jiān)管。

參考文獻：

[1]馬興瑞，李金生，等著.內部審計實用手冊[M].中國宇航出版社.

[2]2013年度注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導教材審計[M].中國財政經濟出版社.

[3]中國內審協(xié)會.內部審計實務指南第2號-物資采購審計[Z].2005-01-01.