企業(yè)組織間職責不清晰的問題探究與對策

沈瑞環(huán)　沈康利

摘要：現代企業(yè)中經常發(fā)生組織間的職責權限混淆的問題，部門、崗位的人員職責不清，主要表現在：有些工作找不到人來做；有些工作內容出現交叉現象；一些環(huán)節(jié)出了問題，卻找不到確切的負責人或者部門。人們把這種推諉扯皮現象稱為企業(yè)的“腸梗阻”。這種現象不但容易引起人力資源管理上的混亂，還使企業(yè)快速健康發(fā)展得不到有力保證，嚴重的還會導致系列組織紛爭，上演人事上的分崩離析。所以本文根據對若干行業(yè)的調查研究，找出組織間職責不清的原因，進而提出改進組織間職責關系的相關意見和方法。

關鍵詞：組織 職責不清 人力資源管理

1 組織間職責不清晰的現象調查

1.1 食品安全行業(yè) 食品安全問題現在受到廣泛重視，主要是因為我國近些年的食品安全事件讓人觸目驚心，累計發(fā)生了“毒膠囊”事件、“健康元地溝油”事件、肯德基45天“速成雞”事件等，食品安全監(jiān)管職責由多個部門共同承擔，各自都有不同的職責。但由于食品安全監(jiān)管部門數量較多，所以部門職責界限不清晰。

1.2 金融行業(yè) 金融行業(yè)是指經營金融商品的特殊行業(yè)，它包括銀行業(yè)、保險業(yè)、信托業(yè)、證券業(yè)和租賃業(yè)。以銀行業(yè)為例，剖析金融行業(yè)中存在的部門職責不清問題以及帶來的負面影響。在銀行業(yè)務中，會計集中核算系統(tǒng)是以地市中心支行為基本核算單位，所轄縣支行為營業(yè)網點，最終集中處理全轄會計核算業(yè)務。但是會計集中核算后營業(yè)室存在職責不清的問題，出現多頭指揮，多頭領導的現象，在指揮失誤的情況下，不易找到負責人，在一定程度上降低了銀行的工作效率。

1.3 物流運輸行業(yè) 在物流運輸行業(yè)，采購、生產、財務、營銷、物流等多個方面形成一個系統(tǒng)的過程，這就需要有明確職責分工，使每個人每個部門都能夠恪守其職、完成分內的本職工作。 但是，至今為止，許多企業(yè)的職責劃分并不清晰。

1.4 教育行業(yè) 目前一些高校的管理機制已經相當健全，但是還是難免會遇到一些職責不清的問題，比如在學校管理中，人人都有管理的職能，所以如果某位學生在校期間，犯了很大的錯誤，責任是學校管理人員還是教工人員，責任無法分清，所以最終無法落實到個人。

1.5 醫(yī)療行業(yè) 在醫(yī)療行業(yè)，很多城市針對就醫(yī)問題，提供了就診一卡通服務，方便了市民，減少了醫(yī)療機構的工作量，提高了就醫(yī)的效率，但是這些醫(yī)療機構存在一個通病，就是部門職責不清，存在多頭管理的現象。

2 產生組織間職責不清的原因

2.1 企業(yè)組織結構設計模糊，部門職責說明書不明

確 企業(yè)組織結構的設計是根據企業(yè)戰(zhàn)略及業(yè)務的需求，對其目標功能的分解和企業(yè)的實際情況相結合從而選擇的企業(yè)基本組織框架。但是有些企業(yè)對企業(yè)業(yè)務流程分析不到位，企業(yè)框架劃分不嚴密，疏忽了一些比較隱蔽的問題，所以當這些問題出現時，不能及時地找到相應的承擔責任的部門，就會出現部門間的相互推諉、扯皮，引起內訌，影響企業(yè)業(yè)務的正常運轉。同時部門職責說明書應該描述盡量做到精確恰當，但是有些企業(yè)并沒有通過進一步的職責分析，撰寫明確的部門職責說明書，使得不同部門產生歧義，容易導致部門職責不清的現象。

2.2 企業(yè)部門責權不統(tǒng)一 責權一致是企業(yè)管理活動中一項重要原則，在企業(yè)的組織設計中，一條重要原則就是責權一致，說明了其重要性。無論是流程管理還是績效管理，第一步都應當界定清晰的權責關系，企業(yè)中組織責權的界定和劃分的過程中由于很多企業(yè)的崗位和部門的設置往往采取了因人或因事原則，并沒有明確的制度化和規(guī)范化，這樣就必然導致管理者和被管理者之間事權不清，職責不明。

2.3 企業(yè)部門之間沒有建立有效的信息溝通平臺 在現代企業(yè)管理中經常會存在部門間溝通與交流不足，引起跨部門間溝通障礙專業(yè)化的分工就會帶來企業(yè)內部門的劃分，一項經營活動要經過若干個部門、環(huán)節(jié)的處理，各個部門均按照專業(yè)職能劃分，企業(yè)雖然有整體經營目標，但具體到每一個部門的目標是不同的。

2.4 企業(yè)部門之間沒有明確的部門分工和劃分界

限 目前我國的大多數企業(yè)是以職能型或其組合為基礎的組織結構形式，部門體系之間缺乏一個強有力的統(tǒng)領全局的管理次序和管理程序，因此企業(yè)缺乏明確界定和可以操作執(zhí)行的工作標準，造成相互扯皮，相互推卸責任的被動局面。同時機構間職能劃分不明確，又導致職位間的交叉重疊，主要體現在以下兩方面：第一，職能分割，多家分管。第二，部門并立，職能重疊。

2.5 企業(yè)部門職能劃分缺乏動態(tài)性 在高速發(fā)展社會，企業(yè)的發(fā)展也很迅速，如果企業(yè)的組織設計跟不上企業(yè)的發(fā)展步伐，很可能會成為企業(yè)成長的絆腳石。在企業(yè)管理中，如果企業(yè)各個部門都是靜止不變的，一個崗位一旦被設置出來，就存在一定的崗位職責，這個設置本身沒有任何問題。因此，作為企業(yè)的職責規(guī)劃部門應該根據企業(yè)的發(fā)展，及時洞察部門職責落實的問題，應將職責劃到具體的工作崗位。

2.6 企業(yè)文化沒有形成一種“共同遠景”的氛圍 優(yōu)秀的企業(yè)文化是企業(yè)長遠發(fā)展的重要基礎，如果企業(yè)中形成了“共同遠景”的企業(yè)文化的話，每個部門或崗位間就會把企業(yè)的成長發(fā)展當成自己的成長，把自己的未來與企業(yè)未來美好的藍圖聯系在一起。當發(fā)現組織部門間出現棘手問題時會及時地采取行動去解決，而不是為了承擔責任而縮手縮腳，在這樣的一個氛圍中人們的目標是一致的，就像一家人都想讓自己的家族繁榮富強，很少會出現職責不清導致的推諉扯皮現象。

3 改善組織間職責不清的方法與對策

3.1 合理設計組織結構 組織間職責不清的根源是組織的設計不科學，職務分析不夠充分，因此要避免組織間職責不清的現象。企業(yè)的首要工作就是合理設計組織結構，充分做好職務分析。組織結構主要包括部門和崗位的設置，各部門和崗位職責、權利的界定，各部門和崗位之間相互關系的界定。所以組織結構的設計一定要根據企業(yè)戰(zhàn)略及業(yè)務的需求，對其目標功能的分解和企業(yè)的實際情況相結合從而選擇的屬于企業(yè)自己的基本組織框架。

3.2 做好全面深入的職務分析 現代企業(yè)管理中，越來越重視職務分析這一方面，職務分析通過對各個崗位的工作任務進行深入的分析，系統(tǒng)描述該崗位工作的目標、職責、內容等，同時提出崗位對任職者在知識、能力、技能及其他特征等方面的要求，是人力資源管理的重要基石。企業(yè)在做職務分析的時候可以根據崗位的性質采取如下方法：觀察法、現場訪談法、參與法等，不同的職務分析方法有其各自的優(yōu)點，采取這些方法會使職務分析更全面，能從根本上防止組織間職責不清的現象。

3.3 編制職位說明書用詞要準確、精練，不能畫蛇添

足 職位說明書是崗位分析的產物，在全面地做好職務分析的情況下，能夠運用準確、精煉的語言，編制好職位說明書。在制訂職位說明書時，要特別注意不能只注意個體而忽視全局，如果單個崗位之間的職責和權限是清晰的，但忽視了整體團隊的形成，同樣也會出現崗位之間推諉扯皮的現象。

3.4 加大對企業(yè)中層管理者的考核獎懲力度 企業(yè)中出現組織間職責不清現象的主要表現就是我們所說的企業(yè)管理“腸梗阻”，這種現象本身就是一個管理問題，是企業(yè)管理的失敗。要醫(yī)治這個“病”，企業(yè)就要重視對中層管理者的管理。實踐證明，企業(yè)要想搞好對中層管理者的管理，就要建立起嚴格的中層管理者考核獎懲制度和“優(yōu)勝劣汰”的競爭機制，堅持定期對中層管理者進行考核評價，對好的獎勵，差的處罰；發(fā)現哪里有“梗阻”就下決心打通哪里；并時刻提醒中層管理者之間要建立合作關系，不同部門的領導做到了團結合作，那么就把整個企業(yè)凝聚在了一起。

3.5 建立、健全組織的溝通渠道 溝通是人與人之間、人與組織和組織與組織之間的思想和信息的交換，以及情感的共享與交流的過程。近現代很多管理學家都很重視溝通在組織中的作用，管理學家法約爾和明茨伯格都把溝通作為管理的重要工作，另外著名組織管理學家巴納德認為溝通是把一個組織中的成員聯系在一起以實現共同目標的手段。

3.6 構建企業(yè)相關生產部門層次間組織分工模式 層次間組織分工是組織分工的一種，層次間分工和層次內分工是一組相對的概念。層次間分工是在一個較大規(guī)模的組織內，將組織成員劃分為不同的層級——上層、中層和下層。層次間組織分工可以解決部門之間交叉工作在管理上的空白問題。如果組織中有3個相關生產部門之間存在交叉工作，那么如何快速搜集這些交叉工作的信息、并及時地整合這3個部門中的人力、物力資源支持交叉工作的順利完成，就成為組織分工需要解決的關鍵問題。我們應指定明確的負責人——上層管理者（生產部經理）負責整合這些常見的交叉工作、并臨時負責協(xié)作工作，如此將大大地提高生產部門整合信息和資源的能力，有效提高組織的績效。

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[3]潘應泉.企業(yè)部門職責設計[J].管理案例.

作者簡介：沈瑞環(huán)（1989-），女，山東菏澤人，碩士，西華大學研究生，研究方向：人力資源管理。