淺談怎樣做好檔案管理工作

鄭小成

摘 要：在社會不斷的發(fā)展的新形勢中，如何做好檔案管理工作日益重要，新時期做好檔案管理工作，使檔案管理工作更加規(guī)范化，從而促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調發(fā)展，這是每一個檔案管理工作人員所思考的問題。本文探討了當前在檔案管理工作存在的問題及解決措施。

關健詞：檔案管理；管理觀念；管理手段；發(fā)展目標

一、做好檔案管理工作的重要意義

在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的今天，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞是衡量單位管理水平的重要尺度?？茖W規(guī)范的檔案管理，可以有效提高工作效率，促進單位健康發(fā)展的需要。單位的檔案記載著其發(fā)展的歷程所取得的優(yōu)秀成果，可以利于決策層及時掌握單位整體經(jīng)營狀況，可以為其進行科學分析，制定發(fā)展策略提供依據(jù)。另一方面便于社會各方認定單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。為與可能合作的社會各方提供有力的支持依據(jù)。所在我們要不斷地更新檔案管理觀念，認真做好檔案管理工作，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，將檔案管理工作和單位的經(jīng)營管理有效地結合，對于提高企業(yè)的管理效率，使企業(yè)在市場激烈的競爭中脫穎而出，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標有著重要的影響作用。

二、檔案管理工作存在的問題

1. 對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，檔案管理工作人員本身對檔案管理工作沒能給予足夠的重視。一此單位的領導缺乏檔案管理意識，認為單位的檔案管理工作可有可無，認為檔案管理無用，，從而導致整個企業(yè)的檔案管理意識不強，不利于形成管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，影響了檔案管理水平。

2. 檔案管理人員工作能力有待進一步提高。檔案管理工作的好壞，很大程度取決于檔案管理人員的工作態(tài)度。檔案管理工作人員在實際工作中對檔案管理的重要性缺乏認識，從而對工作沒有強烈的高度責任感，檔案管理人員責任心不強，只是將材料放人檔案盒，而沒有將檔案資料整理及時進行整理、或是檔案資料收集不全、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。在今天日新月異的形勢下，對檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)以及管理操作能力等方面都有著更高要求。而現(xiàn)在的大多數(shù)管理人員對檔案管理的理論知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習，沒有積累扎實的管理檔案的基本技能，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。

3.檔案管理制度不健全。在工作中檔案資料收集、保管、借閱、保密等制度不夠健全；或是雖然建立了管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴重損害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。

4. 對檔案管理方法有待更新。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是雖有微機和檔案網(wǎng)絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

三、做好檔案管理工作的建議

1. 提高對檔案管理工作的重要性的認識。檔案管理工作人員對工作的認識程度決定著他們工作效率、工作質量，是做好檔案管理工作的基礎，在很大程度上決定著檔案工作質量。要把檔案工作做好，領導和檔案管理人員都必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。

2. 不斷學習，提高管理工作能力。檔案記載著豐富的信息，檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，檔案管理工作趨向數(shù)字化、信息化發(fā)展這些都是在信息社會對檔案工作的要求，實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，來完成文件的起草、修改、檢索、打印、匯集統(tǒng)計等任務，可以有效提高工作效率，這也是檔案工作者的必然方向。對檔案工作人員的管理工作能力也提出了新的更高要求，作為檔案工作人員，通過各種方式如通過自學或是參加培訓等學習專業(yè)知識，使自己掌握扎實的管理檔案的基本技能，不斷提高自身的業(yè)務素質，積極探索新的管理模式，并靈活運用到實際工作之中，提高檔案管理工作的質量，更好地為新時期的檔案管理工作服務。

3.加強制度建設，健全檔案管理制度。加強制度建設，要建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

4.運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新。隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻：

[1] 黃麗艷. 談怎樣做好檔案管理工作的幾點認識[J].才智.2010（04）.

[2] 考玉波.新時期怎樣做好檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新導報.2009（17）.

[3] 劉長秀.淺談如何做好檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者.2015（17）.

[4] 李春竹.淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江科技信息.2009（21）.