芻議如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

王剛　韓倩

摘 要：雖然近年來(lái)我國(guó)檔案管理水平有所提高，但相對(duì)于計(jì)算機(jī)科學(xué)水平和信息化技術(shù)的快速提高和發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平是不夠的。根據(jù)科學(xué)化的最新要求，檔案管理要達(dá)到系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理的要求。文章就科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，著重論述了如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；提高；檔案管理；現(xiàn)代化水平

目前正值現(xiàn)代化飛速發(fā)展的時(shí)代，任何工作似乎都與計(jì)算機(jī)技術(shù)有了必要的聯(lián)系，例如：檔案管理。要使現(xiàn)代化技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理的工作中去，需要通過現(xiàn)代化技術(shù)的手段和方法使檔案管理工作上升到一個(gè)新的臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首要的問題就是如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 部分檔案歸檔工作沒有建立起一個(gè)完整的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)

在較長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)檔案工作普遍存在著檔案管理部門與基層單位在檔案管理上聯(lián)系的比較少，檔案的歸檔工作不及時(shí)、不規(guī)范的情況，這在一方面影響了檔案管理工作的有效性，另一方面也造成各部門之間檔案共享不及時(shí)，形不成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)鏈，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。[1]

1.2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必要條件之一就是檔案標(biāo)準(zhǔn)化。我國(guó)從檔案管理工作開始初期就大力地推廣檔案標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，明確檔案管理工作的重要性和地位，雖然在以后的較長(zhǎng)時(shí)間里，檔案管理工作形成了初步的標(biāo)準(zhǔn)化體系，但是由于在推廣檔案標(biāo)準(zhǔn)度初期存留下來(lái)的歷史問題比較多，例如管理的分散性、標(biāo)準(zhǔn)化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化水平等，所以到了現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作面臨著管理設(shè)備不齊全、不統(tǒng)一，軟件研發(fā)也沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的問題。在這種情況下，檔案管理工作的發(fā)展就會(huì)出現(xiàn)很大的盲目性，就會(huì)導(dǎo)致在發(fā)展的道路上多走很多冤枉路，這樣既浪費(fèi)了很多人力、物力、財(cái)力，又阻礙了檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

1.3 高級(jí)專業(yè)管理人員缺乏

任何工作都是需要專業(yè)人士的，目前我國(guó)的高級(jí)檔案管理專業(yè)人員是非常缺乏的。所謂的高級(jí)檔案管理專業(yè)人員是具有非常高的政治理論能力和政策水平的，另外，這類人員還要具備較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的工作技術(shù)，能夠?yàn)闄n案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展之路出謀劃策。但是實(shí)際上，我國(guó)的檔案管理人員卻是恰恰相反，在這類人員中普遍都存在著文化水平低、缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和專業(yè)水平，掌握不了現(xiàn)代化技術(shù)的問題。隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，這對(duì)于檔案管理工作也在不斷提出新的要求，這更是對(duì)檔案管理人員提出了挑戰(zhàn)，但是對(duì)于目前我國(guó)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)來(lái)說，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。這些在管理人員身上的缺點(diǎn)同樣會(huì)反映到檔案管理工作上，更是影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)展。[2]

1.4 經(jīng)費(fèi)投入不足

就目前我國(guó)檔案管理工作來(lái)看，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作都不夠重視，對(duì)其重要性也意識(shí)不到，這就導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)人在調(diào)配資源時(shí)自然而然地疏忽了檔案管理這一領(lǐng)域，造成只有少量的資金投入到檔案管理部門，這種情況造成的最直接的結(jié)果就是檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中缺少足夠的資金來(lái)配備專業(yè)的硬件設(shè)備，特別是眾多的基層單位，檔案管理部門的設(shè)施更是落后，完全達(dá)不到規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，現(xiàn)代化建設(shè)最終成為一個(gè)遙遠(yuǎn)的夢(mèng)。因此，在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中，資金充足是一個(gè)必備的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，首先就要提高檔案的歸檔工作的質(zhì)量。提高檔案歸檔工作的質(zhì)量就必須要建立檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，檔案歸檔工作不能僅僅依靠檔案管理人員收集來(lái)完成，更重要的是要有能延伸到各方面的檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，這樣才能在需要的時(shí)候第一時(shí)間將檔案歸檔，避免歸檔延期和不及時(shí)帶來(lái)的一系列問題，保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行和高質(zhì)量完成。[3]

2.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理工作也要隨著現(xiàn)代化的發(fā)展而發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案管理工作在現(xiàn)階段的主要任務(wù)。管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，這是檔案管理人員在現(xiàn)階段必須要認(rèn)識(shí)到的問題，如果檔案管理人員沒有這種意識(shí)，就會(huì)造成在工作中出現(xiàn)很多不必要的麻煩，大大影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以檔案管理人員要在檔案管理工作中依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能化、科學(xué)管理化、規(guī)范化，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

2.3 加快高級(jí)專業(yè)管理人員的培養(yǎng)與應(yīng)用

高級(jí)專業(yè)管理人員的缺少是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一大阻礙，培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)管理人員，不僅要使管理人員具備豐富的檔案方面的理論和實(shí)踐知識(shí)，還要具有非常高的政治理論能力和政策水平的、較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的工作技術(shù)，做到能夠?yàn)闄n案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展之路出謀劃策。要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷地為檔案管理工作補(bǔ)充新的管理知識(shí)和方法，只有把這類檔案管理人員應(yīng)用到實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化中去，才能夠加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

2.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

在提高檔案管理現(xiàn)代化水平的進(jìn)程中，不僅需要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)管理人員和強(qiáng)化現(xiàn)代化的意識(shí)，還需要有穩(wěn)定的物質(zhì)基礎(chǔ)，只有資源配置合理，我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化工作才會(huì)從整體上升一個(gè)高度，才能夠完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，提高現(xiàn)代化水平。同時(shí)，各單位還要加強(qiáng)監(jiān)督力度，真正做到資源分配在有用的地方，嚴(yán)防某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了其他利益而忽視檔案管理工作建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要提高檔案管理水平并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工程，它需要各方面的配合。它涉及到要了解工作中的薄弱環(huán)節(jié)，找到原因才能解決問題。但是需要我們明白的是，時(shí)代在發(fā)展，工作要進(jìn)步，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是不可避免的一次改革，我們要做的就是努力加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化、管理科學(xué)化、智能化，真正做到提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周立敏.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施[J].讀書文摘，2014（10）：20、121.

[2]楊培花，楊德雄.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施[J].現(xiàn)代婦女（下旬），2014（1）：1、206.

[3]趙映玲.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施[J].東方企業(yè)文化，2014（8）：16、278.