淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略

楊燕妮

摘 要：伴隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，我國的計算機技術(shù)水平和信息技術(shù)水平得到了很大的提高，在這種背景下，我國的檔案建設(shè)工作也面臨了嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作一直是國家的基礎(chǔ)工作，為國家生產(chǎn)生活提供基礎(chǔ)的保障，檔案數(shù)字化建設(shè)是我國檔案管理工作的必然出路，有利于我國檔案管理工作的進一步發(fā)展。文章簡要分析了檔案數(shù)字化的基本含義以及檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，在此基礎(chǔ)上闡述了我國檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，希望能夠為我國檔案數(shù)字化發(fā)展提供一些借鑒，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；發(fā)展趨勢

引言

檔案是我們?nèi)粘Ｉ钪凶罨镜男畔①Y源，記錄我們?nèi)松兄匾纳a(chǎn)生活時間，是國家信息資源重要的組成部分，現(xiàn)階段，伴隨著人們生產(chǎn)生活水平的日益提高和社會計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案的種類、內(nèi)容、形式也越來越多，在這棟情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足日趨多樣的檔案管理需求，亟需探索出一條適合知識經(jīng)濟不斷發(fā)展的形勢的檔案管理模式，以期實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完整和共享。且我國是人口大國，具有檔案數(shù)量大、種類繁多、形式多樣的特點，因此，檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。幾年來，在檔案數(shù)字化建設(shè)上，我國已經(jīng)取得了相應的成效，相繼建立了一些檔案系統(tǒng)等，使我國檔案的數(shù)字化建設(shè)取得了一些進步。但是，我們應該清醒地認識到，我國檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于初始階段，未來要面臨的路很長，相關(guān)工作人員應該積極應對挑戰(zhàn)，積極參與到檔案數(shù)字化建設(shè)中去。

1 對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

1.1 檔案數(shù)字化的含義

數(shù)字化技術(shù)是伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)發(fā)展起來的，目前數(shù)字化技術(shù)廣泛應用于各行各業(yè)，將數(shù)字化技術(shù)應用于檔案管理中，就是檔案數(shù)字化。在檔案管理中，將檔案的信息內(nèi)容以數(shù)字化的形式儲存在計算機系統(tǒng)程序中，將傳統(tǒng)的檔案中的文字、圖片、聲音等形式的數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式儲存于計算機信息系統(tǒng)中，節(jié)省了的能干儲存的實體空間，查找更加便捷、簡單、直觀，而且實現(xiàn)了檔案的共享性，更加利于檔案的調(diào)取，實現(xiàn)了信息資源的合理配置。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

在檔案數(shù)字化的應用對象上來看，檔案數(shù)字化的具體對象主要包括兩個方面：（1）紙質(zhì)檔案，我國原有的檔案管理模式主要是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，存放于專門的檔案管理處，檔案數(shù)字化要求將原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。（2）目前我國許多高校。企事業(yè)單位都建立了相應的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化要求檔案數(shù)據(jù)的真實、準確、及時性，保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整。

從檔案數(shù)字化的應用程度上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容主要包括以下連個方面：（1）建立一個檔案管理部門的目錄索引數(shù)據(jù)庫，方便檔案管理工作人員查找檔案，更加便捷化。（2）建立檔案管理部門所管理的大男的全部內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，包括目錄索引，使檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更加全面。

從檔案數(shù)字化的應用過程上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)應該包括檔案的收集、整理、上傳、存儲、查閱等方面，這些方面的工作需要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的輔助，才能夠完成，在存儲工具上，可以選擇磁盤、硬盤、光盤等便于保存的存儲工具。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義

檔案在我國的日常生產(chǎn)與生活中具有重要的地位，于個人而言，檔案是學習生活的記錄，對學習工作具有重大意義。于社會而言，檔案是重要的社會信息資源，為日常的生產(chǎn)生活提供基本保障。檔案的數(shù)字化建設(shè)對我國數(shù)字信息時代的發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的發(fā)展具有重要的意義，檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)成為我國檔案管理工作的重中之重，是當下檔案建設(shè)管理工作的首要問題。

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代發(fā)展的迫切要求

伴隨著科技的進步與發(fā)展，我國的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和通信技術(shù)水平都有了迅猛的發(fā)展，我國社會也在其促進下進入了信息時代，人們的生活方式和工作方式也受到了影響，信息化技術(shù)被廣泛應用于生產(chǎn)生活中的各個領(lǐng)域，在這種背景下，檔案管理工作也必須向信息化靠攏，才能夠滿足人們?nèi)找嫣岣叩膶n案方面的需求。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然的，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理具有更加便捷、清晰、先進等特點，更易于檔案信息資源的分享與利用，更符合時代的發(fā)展需求。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要

檔案是我們學習、工作生活中最直接的表現(xiàn)，包含了我們學習生活中的一些具體數(shù)據(jù)、資料，以文字、圖片等形式表現(xiàn)在檔案記錄中，這些數(shù)據(jù)對我們的生活具有重要的作用，與此同時，這些數(shù)據(jù)也是重要的社會信息資源，的具有重要的社會價值。伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對檔案的準確性、時效性、查閱的便捷性等有了更高的要求，在這種情況下，檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。檔案數(shù)字化有利于檔案的查取，不會損壞檔案，在進行檔案數(shù)據(jù)錄入時，準確、快速，增加了時效性，而且檔案的數(shù)字化管理有利于檔案的共享，方便有關(guān)部門及個人及時查閱更新的檔案數(shù)據(jù)信息，利于檔案管理工作。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

我國傳統(tǒng)的檔案管理儲存工作都是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，往往儲存的信息量大、內(nèi)容多，導致儲存不便、時效性不高，由于年限問題，紙質(zhì)檔案的保存時間短、易受損，受損后不易恢復，在使用紙質(zhì)檔案時，查找、翻閱工作十分不便，浪費時間，與之相比，數(shù)字化檔案具有更多的優(yōu)點：（1）儲存空間大。（2）數(shù)字化檔案可以進行數(shù)據(jù)備份，在檔案丟失后，易于恢復，不會造成損失。（3）數(shù)字化檔案在查找、翻閱時十分方便，利用計算機即可，沒有過多的繁瑣工作。

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

檔案信息管理工作在我國具有重要的意義，做好檔案管理工作，有利于檔案信息資源的共享，為我國信息資源的建設(shè)提供可靠的保障。檔案資源的信息化建設(shè)可以更好的開發(fā)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)資源，為我國的生產(chǎn)生活工作服務(wù)。因為檔案數(shù)字化建設(shè)歲計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用，促進了我國的檔案資源的時效性與便捷性，進行檔案資源數(shù)字化建設(shè)可有效促進檔案資源的利用率，為我國檔案信息資源建設(shè)提供基本保障。

3 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

3.1 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國最早開始檔案數(shù)字化建設(shè)的地區(qū)是北京、天津、的、青島等地區(qū)，作為試點地區(qū)，這些城市在檔案數(shù)字化建設(shè)上的先進性領(lǐng)先于我國其他地區(qū)，在目前這些地區(qū)已經(jīng)基本上實現(xiàn)了檔案數(shù)字化的建設(shè)，且標準化、準確性、及時性、便捷性程度高。雖然我國的一些經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，且水平較高，但仍應清楚地認識到，我國數(shù)字化檔案建設(shè)的總體水平不高，許多地區(qū)仍處在探索階段。

3.2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢

在目前知識經(jīng)濟不斷發(fā)展的前提下，我國人們對經(jīng)濟、社會的發(fā)展中的各種信息資源的需求越來越大，而且，數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，也相應的推動了我國檔案建設(shè)的進程，對檔案進行數(shù)字化建設(shè)，有利于我國檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，有利于保障檔案管理工作的質(zhì)量以及準確性。檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為我國檔案建設(shè)工作的必然發(fā)展方向。目前檔案數(shù)字化建設(shè)可以選擇一些有經(jīng)驗的計算機行業(yè)公司來進行外包作業(yè)，通過這些專業(yè)的部門進行數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這樣既節(jié)約人力，又能夠保障質(zhì)量，檔案數(shù)字化建設(shè)的外包已經(jīng)成為我國檔案數(shù)字化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢。

參考文獻

[1]劉艷林.檔案數(shù)字化是開發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)[J].檔案管理，2009（12）：46-48.

[2]趙春暉.淺談當今檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2007（10）：227-228.

[3]李惠萍.檔案信息化發(fā)展方向-檔案數(shù)字化[J].云南檔案，2009（11）：15-16.