如何提升民辦高校人事檔案管理效能的思考

張春燕

摘 要：隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，我國民辦高校人事檔案管理的重要性越來越突出，如何加強人事檔案管理成為許多高校檔案管理部門人員共同關(guān)心的問題。該文重點對我國民辦高校當前人事檔案管理中存在的問題進行分析，從問題發(fā)生的成因找到相關(guān)的改進建議，希望不斷提升我國民辦高校人事檔案管理的效能，以適應時代發(fā)展的新需求，保障高校人事檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：民辦高校 人事檔案 管理效能 提升 思考

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）09（c）-0107-02

人事檔案[1]是關(guān)于個人或者組織的人身隱私，因此管理好人事檔案十分重要。人事檔案管理工作是人事工作展開的基礎(chǔ)，近些年來，隨著我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，人事檔案管理制度也發(fā)生了相應的改革，因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)無法適應當前經(jīng)濟社會的的發(fā)展需求，需要管理人員做一定的內(nèi)部改革。

1 當前民辦高校人事檔案管理過程中存在的問題

民辦高校的人事檔案管理制度要與高校的其他各項事業(yè)發(fā)展的步調(diào)相一致，為了不斷提升人事制度改革的有效性，相關(guān)的人事檔案管理機構(gòu)要加大力度，克服傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中存在的具體問題。

1.1 檔案管理意識滯后

高校人事檔案管理是一種十分基礎(chǔ)的管理工作，需要人事檔案管理工作人員以積極的服務意識和態(tài)度正確看待這項工作，以飽滿的工作熱情為人民服務，如果檔案管理中出現(xiàn)紕漏要及時進行糾正，以免造成更大的錯誤，從而為今后的人事檔案管理工作造成影響。

但目前的問題就是人事檔案的重要作用被忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分，對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)民辦高校的“短板”。 一方面相關(guān)管理人員對檔案管理的意識不強，沒有引起足夠的重視，不能把人事檔案管理工作作為一項長期的工作落實到位。另一方面，在具體的工作中，思想意識落后，缺乏一定的監(jiān)督機制，甚至有的工作人員濫用職權(quán)，以權(quán)謀私，所以檔案信息泄露問題嚴重存在，這些問題對民辦高校的人事檔案管理工作造成了巨大的影響。

1.2 檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

要想提升我國民辦高校人事檔案管理水平，就需要用一套嚴格的規(guī)章制度來約束相關(guān)的管理人員，必須依法辦事，不能存在信息交易行為，一旦發(fā)現(xiàn)違法亂紀行為出現(xiàn)，堅決嚴厲打擊，絕不姑息。在我國民辦高校的人事關(guān)系管理機構(gòu)，由于長期以來缺乏完善的約束機制，因此大量存在一人身兼數(shù)職的情況，管理人員對人事檔案管理的業(yè)務操作能力不精通，很容易留下制度漏洞，具體表現(xiàn)為信息保存不善、人手不齊、資料入檔不完備、不及時，因此長期下去，很容易造成信息安全隱患。此外，相關(guān)管理人員新科技的應用能力不到位，因此在具體的操作方面效率不高。檔案管理從本質(zhì)上講，就是對檔案主體的個人信息資料進行保存，所以專業(yè)性要求較高，不僅要求專業(yè)人員具有現(xiàn)代化的實際操作技術(shù)，還要掌握各種計算機信息處理能力，以不斷適應變化發(fā)展的社會實際狀況，積極對檔案信息資料勤于備份，對出現(xiàn)的問題應找到問題發(fā)生的根源所在，避免工作人員鉆法律和制度的空子，所以相關(guān)部門要對人事檔案管理部門的檔案管理制度、規(guī)范進行完善和補充。

1.3 檔案管理工作不夠規(guī)范

當前我國民辦高校的人事檔案管理制度[2]存在的諸多弊端，還表現(xiàn)為管理人員在實際執(zhí)行過程中業(yè)務能力不足，檔案內(nèi)容空洞、材料信息造假、信息資料入檔不全、缺少資料備份等，這些問題存在的主要原因就是工作人員總體素質(zhì)不高，不能從實際工作出發(fā)，樹立為高校服務的基本思想意識，辦事講空話、講套話，甚至有的工作人員直接依托自身定的權(quán)利以權(quán)謀私，搞權(quán)錢交易，私自出賣信息，因此造成了人事檔案管理信息的泄露，在很大程度上，人事檔案涉及到個人隱私，具有很強的政治屬性，有的工作人員在私下不經(jīng)過相關(guān)部門審核就簽訂人事任免表，私自蓋章，所以人事檔案管理不能得到長效發(fā)展。

1.4 檔案管理方式有待提高

除了上述問題之外，檔案管理的問題還表現(xiàn)為管理人員手段落后，管理人員不能對現(xiàn)代化技術(shù)展開人事檔案信息的處理。例如隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也應該智能化，數(shù)字化，不僅要留存紙質(zhì)檔，還要電腦備份電子檔，以免丟失時可以找回相關(guān)的數(shù)據(jù)信息資料，減少人為因素造成的損失。但大多數(shù)機構(gòu)依然存在傳統(tǒng)的手動辦公、存檔的行為，由于紙質(zhì)檔存在弊端，所以電子檔應該及時做好備份，以免信息丟失，我國的人事檔案管理部門有的工作人員業(yè)務能力差，在計算機普及的年代，無紙化辦公依然沒有得到大力推行。

2 提升民辦高校人事檔案管理效能的重要性分析

提升民辦高校人事檔案管理效能具有積極的意義，不僅可以保密信息，而且還可以為維護高校秩序的穩(wěn)定提供重要線索資料，所以人事檔案管理具有很強的保密性、政治性與專業(yè)性，不僅專業(yè)要求較高，它對管理人員的服務意識要求更高，但是從我國目前民辦高校的人事檔案管理現(xiàn)狀看，很多機構(gòu)的人員都是半路出身，或者不具備相關(guān)人事檔案管理的專業(yè)背景或能力，更有的管理人員職權(quán)不分，在操作時不能有效采用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，還是按照傳統(tǒng)的手工操作信息，或者通過檔案管理室存儲檔案信息，因此互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化需求，不僅辦公效率低下，而且信息存儲容易被盜、丟失或者由于年代久遠，紙質(zhì)的檔案就會腐爛或變質(zhì)，以及文字不清，長此以往，檔案就會逐漸流失，所以與現(xiàn)代化的檔案管理制度相比，傳統(tǒng)的人事檔案管理在制度以及技術(shù)方面依然落后，在專業(yè)性方面還存在諸多弊端，不利于工作的開展。

3 提升民辦高校人事檔案管理效能的重要途徑

如何讓民辦高校的人事檔案發(fā)揮應有的作用至關(guān)重要，需要從檔案管理工作的缺陷入手，根據(jù)有關(guān)問題提出解決措施，讓民辦高校的人事檔案管理變得更加合理、科學，進而為高校的發(fā)展做貢獻。

首先，加強人事檔案管理工作[3]，不僅要從制度方面入手，還要著眼于具體的人事管理實際情況，由于人事檔案管理工作是一種需要耐心的工作，抓好管理流程的關(guān)鍵是對人事檔案管理人員的工作實行不定期的檢視，具體要做到何時檢查、由什么人檢查、檢查到何程度，檢查的結(jié)果采取怎樣的措施等，對其行為實行監(jiān)督，避免瀆職或越權(quán)行為發(fā)生。其次，各個管理機構(gòu)要把人事檔案管理工作作為一項長期的發(fā)展任務來看待，注意提高管理人員的積極性，適量投入資金和引進新的管理技術(shù)，通過多管理人員定期或不定期的培訓，提高民辦高校人事檔案管理工作的專業(yè)性，將信息資源通過互聯(lián)網(wǎng)共享，充分合理調(diào)配相關(guān)的資源，按照管理流程，在總結(jié)與反饋的基礎(chǔ)上，不斷完善相關(guān)的制度法規(guī)，及時解決工作中的實際困難。

此外，還要不斷實現(xiàn)民辦高校人事檔案管理工作的信息化建設，通過動態(tài)管理，做好存檔、備份、資料核實、監(jiān)督等工作，紙質(zhì)檔和電子檔都要完整保存，以防各種突發(fā)性事件造成信息資料丟失，再者要有效提升管理人員的管理意識，對于核心機密文件要嚴加保管，對違法亂紀不嚴格按照制度辦事的人員要通過法律制度進行規(guī)范。

最后，民辦高校人事建設檔案信息化建設需要專業(yè)性的人才來作為后備保障，通過不斷的人才培養(yǎng)機制來解決人事檔案信息化建設中存在的人才和專業(yè)技能匱乏的狀況。檔案室應該樹立人才觀，重視人才管理，通過改善工作環(huán)境來確保人才能夠發(fā)揮自己的所長，人盡其才，這樣有利于調(diào)動專業(yè)人才的積極性；相關(guān)管理部門要制定嚴格的責任倒查機制，獎罰分明，對做出突出貢獻的人才要及時進行獎勵和表彰；對嚴重制約人事檔案信息化建設的人員要做出相應的懲罰。還可以通過不同的途徑來利用教育資源與優(yōu)勢培養(yǎng)一批信息化人才，及時掌握最新的信息資訊，以專題講座或是專業(yè)教育技能培訓的形式，從而將民辦高校人事檔案管理在職人員培養(yǎng)成為現(xiàn)代化、信息化人才。

4 結(jié)語

綜上所述，提升我國民辦高校人事檔案管理效能具有重要的意義，不但可以解決當前我國民辦高校人事檔案管理過程中存在的管理意識滯后、管理工作基礎(chǔ)薄弱 、管理工作不夠規(guī)范，管理方式有待提高等問題，而且相關(guān)管理人員可以通過積極的策略，通過制度規(guī)范、業(yè)務實踐能力培訓、技術(shù)水平的提升以及檔案管理設備的更新?lián)Q代，改善工作環(huán)境，提升民辦高校人事檔案管理人員工作的積極性，不斷提高我國民辦高校人事檔案管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻

[1] 富鐸.淺析如何提升人事檔案管理效能[J].現(xiàn)代營銷：學苑版，2012（12）：9.

[2] 金鑫.芻議如何提升人事檔案管理效能[J].科技創(chuàng)新與應用，2015（24）：283.

[3] 賈雪燕.關(guān)于如何提升人事檔案管理功能的分析[J].黑龍江史志，2014（3）：126-127.