論基于知識管理的檔案信息開發(fā)與利用

作者簡介：張驍勇（1993—），男，漢族，安徽省阜陽市人，2014級碩士研究生，安徽大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)。

摘 要：在信息時代，傳統(tǒng)意義上的開發(fā)利用因存在各種局限而難以向用戶提供滿意服務(wù)，把知識管理引入檔案工作中，分析兩者的關(guān)系，運用知識管理的理念和方法分析目前的檔案開發(fā)利用工作存在的問題，并提出對應(yīng)的策略，以期更好的推動檔案實踐的發(fā)展與檔案學(xué)理論和知識管理理論的融合創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案信息資源；開發(fā)利用

1.知識管理與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

知識管理理論一般將知識劃分為顯性與隱性，而檔案作為社會實踐的原始記錄，承擔(dān)了隱性知識的顯性化和顯性知識固化的作用，因此，檔案具有知識屬性，檔案信息資源中包含了對組織和個人十分重要的亟待挖掘的知識。

筆者認為，用知識管理理論指導(dǎo)檔案信息資源的開發(fā)利用就是要用知識管理的理念武裝檔案工作者的頭腦，促使檔案工作者成為知識工作者，把檔案部門作為一個知識管理和交流創(chuàng)新的平臺，成為知識的加工者、分享者、服務(wù)者，把檔案信息服務(wù)提升到知識服務(wù)的層面上來，從而做好開發(fā)利用工作[2]。

2.傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用存在的問題

2.1 利用的意識淡薄

檔案的利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，對于檔案館來說，做好檔案的利用工作，不僅是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑，更是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但目前，一方面，檔案工作者主動提供利用的意識不強，檔案工作多重視收集和保管，利用上以被動等待為主，缺少以用戶為中心的服務(wù)思想。另一方面，公眾利用意識不足，社會檔案意識淡薄，許多人對于檔案有何價值，如何利用檔案解決工作學(xué)習(xí)上的問題不清晰、不了解，利用檔案的熱情不高。

2.2 利用方式單一

目前大多數(shù)檔案館提供的信息利用方式處于初級階段，多是以利用者到實體檔案館查詢記錄為主，并提供檔案的題錄、文摘等基礎(chǔ)性在線查詢服務(wù)。這種落后的服務(wù)理念和服務(wù)方式也很難適應(yīng)社會的利用需求。

知識經(jīng)濟時代，用戶關(guān)注的已不再是簡單的獲取文獻而是如何從繁雜的信息環(huán)境中找到能解決所面臨問題的信息內(nèi)容，并將這些信息融化和重組為相應(yīng)的知識或解決方案。單一的利用方式必然限制檔案利用工作的開展。

2.3 開發(fā)的寬度不夠

表現(xiàn)為重視顯性信息的開發(fā)而忽視隱性的信息、知識。大量的信息和知識不僅存在于文件或檔案庫中，也根植于各類組織日常管理、生產(chǎn)運行的程序、慣例以及規(guī)范之中，更有一大部分存在于組織成員的頭腦中。傳統(tǒng)的檔案開發(fā)工作，往往限于檔案的定期接收，缺少主動開發(fā)，缺少對隱性信息資源的挖掘。

檔案開發(fā)工作除了要對顯性的帶有知識性質(zhì)的檔案信息進行開發(fā)外，也應(yīng)該盡可能的對分布在個人或不同部門中的片段式的知識資源進行開發(fā)，避免因單一形式的檔案開發(fā)客體而流失一些珍貴的知識信息[3]。應(yīng)該注重廣泛的收集、開發(fā)那些零碎、隱形的信息。

2.4 開發(fā)的深度不足

檔案信息的開發(fā)多以一次開發(fā)為主，即收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統(tǒng)計等基礎(chǔ)性工作，少部分深層次開發(fā)就是傳統(tǒng)的檔案編研，缺少對于包含有知識的檔案信息的深入挖掘。難以滿足用戶對相關(guān)知識的需求。對于某個主題或類別的檔案，只有從更加深入的層次去思考檔案信息內(nèi)容以及與其相關(guān)的知識分布，才能使相關(guān)檔案信息最大限度地集結(jié)在一起，才能進行深度加工，成為系統(tǒng)、全面的知識成果。

3.知識管理指導(dǎo)下檔案開發(fā)利用的策略

3.1 加強檔案宣傳培訓(xùn)，提高檔案利用意識

檔案工作歸結(jié)起來需要人去做，要加強隊伍建設(shè)，加大檔案宣傳，從檔案工作者和檔案用戶兩方面提高檔案意識。

第一，把好入口，強化培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的人才隊伍。明確檔案開發(fā)利用工作是一項以專業(yè)知識為基礎(chǔ)的不同于機械性和體力勞動的工作，樹立檔案工作是知識工作，檔案利用是向用戶提供知識服務(wù)的觀念，營造學(xué)習(xí)知識、分享知識的良好文化環(huán)境，促使館員有意識的創(chuàng)新開發(fā)利用工作。

第二，因地制宜開展檔案宣傳工作，助力社會檔案意識的提升。除了利用網(wǎng)絡(luò)，多方式的、長期的開展檔案宣傳外，要充分認識到，滿足用戶的利用需求，就是最好的宣傳。做宣傳工作，不能僅依靠幾場展覽，幾個網(wǎng)頁，更多的是要思考如何提供利用。要針對用戶的不同需求，提供小眾化的信息知識服務(wù)，對服務(wù)窗口和平臺精心設(shè)計，將知識性和趣味性相結(jié)合，推送一些貼近大眾生活的通俗易懂的宣傳材料，消除檔案與公眾生活的隔閡。

3.2 推動檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案利用方式

創(chuàng)新檔案利用方式，使以用戶到館查詢?yōu)橹鞯睦棉D(zhuǎn)變?yōu)橐詰?yīng)用信息技術(shù)提供檔案產(chǎn)品為主的方式，要做到這一點，必須要建設(shè)數(shù)字化的信息資源庫，并著力打造檔案館網(wǎng)站。

一是推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化。具有相當(dāng)數(shù)量和規(guī)模的數(shù)字化信息、知識是實施知識管理的前提條件。一方面，檔案館應(yīng)加快檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，快速、準確、有計劃、有步驟地變紙質(zhì)檔案為數(shù)字化的檔案信息；另一方面，檔案館應(yīng)加強與科研單位、其他檔案館、圖書館等信息機構(gòu)的聯(lián)系，通過對多方數(shù)據(jù)資源的整合，及時更新與補充數(shù)據(jù)庫資源。

二是著力打造檔案館網(wǎng)站。在服務(wù)理念上，檔案館網(wǎng)站要從“宣傳型”、“展示型”轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型。樹立檔案館網(wǎng)站只有為用戶提供信息乃至知識服務(wù)才是它最大價值所在的觀點。在服務(wù)內(nèi)容上，要主動提供多途徑的檢索方式，根據(jù)對用戶的分析提供針對特定服務(wù)人群的信息服務(wù)。在網(wǎng)站設(shè)計上，做到版式欄目設(shè)置合理、色彩搭配和諧、操作簡單直觀。

3.3 注重對隱性知識的挖掘，拓展檔案開發(fā)寬度

隱性知識一般存在于人的思維之中，注重對隱性知識的挖掘，需要檔案部門加強與其他單位部門的協(xié)同合作。首先，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)知識和經(jīng)驗的共享機制。使得不同的人員都可以在網(wǎng)絡(luò)上分享自己的體驗、經(jīng)驗和知識。其次，檔案部門加強電子文件的收集與管理，對網(wǎng)絡(luò)上相對顯性化的信息進行收集、整合。

3.4 建立特色專題檔案庫，延伸檔案開發(fā)深度

檔案開發(fā)寬度的拓展并不代表開發(fā)深度的延伸。通過檔案編研和對檔案知識的整合加工形成專題檔案庫。專題檔案庫能將檔案的歷史價值充分體現(xiàn)出來，形成知識密集型的服務(wù)內(nèi)容從而很好的解決這個問題。專題檔案庫的建設(shè)應(yīng)根據(jù)館藏特色和地域特色，收錄有價值的連續(xù)性歷史事件相關(guān)資料，可以是對某一問題的系統(tǒng)探討，也可以是對某一事件、某一歷史人物的專題介紹，通過對數(shù)據(jù)庫中的信息進行鑒定、取舍，并充分利用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行整序和重組，把零散的，已經(jīng)顯性化的知識再加工，形成系統(tǒng)的知識產(chǎn)品。這一活動過程必然需要檔案工作者投入大量的精力和時間，而這種凝結(jié)著檔案工作者勞動的知識產(chǎn)品就是檔案深度開發(fā)的產(chǎn)物[5]。

實踐發(fā)展是理論進步的源泉，檔案開發(fā)利用中對知識管理的運用也會為整個檔案實踐和檔案理論開拓一片新天地。

（作者單位：安徽大學(xué)）

參考文獻：

[1] 尹曉慧.基于知識管理的圖書館創(chuàng)新研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010年（13）.

[2] 姜媛.知識管理背景下高校檔案館功能拓展探究[J].檔案學(xué)通訊，2014（4）.

[3] 劉榮.高校檔案開發(fā)：基于知識管理的新思考[J].山西檔案，2014（1）.

[5] 楊力，姚樂野.基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊，2010（1）.