淺談ERP環(huán)境下財務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計

鄧佳軍

摘要：后經(jīng)濟(jì)危機(jī)時代，中國企業(yè)在經(jīng)營過程中，會面臨各方面的挑戰(zhàn)。對于企業(yè)的管理者來說，為了確保自身的持續(xù)發(fā)展，需要采取措施提高企業(yè)財務(wù)報表的可靠性，對企業(yè)內(nèi)部各類風(fēng)險進(jìn)行有效的控制。當(dāng)前我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系已基本建成，ERP實施正在進(jìn)入普及階段，此時如何將ERP與《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引相結(jié)合，設(shè)計出適合自身的內(nèi)部控制制度顯得極為重要。在這個方面，跨國公司內(nèi)部控制體系建設(shè)及ERP實施經(jīng)驗可成為他山之玉供我們借鑒，下面將以筆者從業(yè)的瓦錫蘭公司實施SAP系統(tǒng)財務(wù)模塊探討ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度設(shè)計。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境 內(nèi)部控制

瓦錫蘭公司是全球船舶動力行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)廠商，目前，實施的SAP 系統(tǒng)是主要的ERP軟件。對于該軟件來說，通常情況下可以分為財務(wù)模塊、物料管理模塊、采購模塊、生產(chǎn)模塊、項目管理模塊、人力資源管理模塊、銷售與分銷模塊等。

SAP財務(wù)模塊幾乎涵蓋了企業(yè)財務(wù)管理的所有職能，我們結(jié)合內(nèi)部控制要求，配置了相關(guān)應(yīng)用流程，具體包括：

①通過集成處理，SAP現(xiàn)金管理模塊與應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊和總賬模塊提供與銀行的資料接口，進(jìn)而在一定程度上形成一個能支持多幣種、自動銀行對賬的現(xiàn)金管理體系。對于營運(yùn)資金流動可以做到實時監(jiān)控，從根本上杜絕了資金體外循環(huán)的可能性。同時現(xiàn)金模塊可以根據(jù)銷售訂單的回款計劃和采購訂單的付款計劃模擬計算遠(yuǎn)期現(xiàn)金收支結(jié)余，據(jù)此可以完成流動性預(yù)測，以防止發(fā)生資金的過度冗余和短缺。

②對于有關(guān)的資產(chǎn)和設(shè)備庫存信息，SAP的固定資產(chǎn)與采購、庫存、總賬等模塊之間相互傳遞，在系統(tǒng)中確保資產(chǎn)資料的準(zhǔn)確性。通過對各個模塊進(jìn)行集成，一方面避免了重復(fù)錄入費(fèi)用資料，另一方面自動收集相關(guān)資料，進(jìn)一步形成相應(yīng)的報表，便于有關(guān)人員進(jìn)行分析和評估。在折舊、重估、清理等方面，系統(tǒng)通過支持各種資產(chǎn)的會計處理和財務(wù)報表，在資產(chǎn)管理策略方面，為企業(yè)提供相應(yīng)的服務(wù)。

③SAP預(yù)算模塊。對于財務(wù)計劃來說，分析預(yù)算和實際執(zhí)行情況之間的差異，同時做出相應(yīng)的調(diào)整，這是其核心作用所在。在傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)中，財務(wù)計劃是薄弱環(huán)節(jié)。在公司、部門級別，利用預(yù)算模塊，可以進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算和預(yù)測處理，并且能支持相應(yīng)的預(yù)算生成。按照企業(yè)內(nèi)部控制指引，預(yù)算缺乏剛性、執(zhí)行不力是實行全面預(yù)算應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險之一。SAP預(yù)算模塊可以設(shè)置自動暫停（Hold）超預(yù)算或者預(yù)算外的資金支付，并且從采購訂單創(chuàng)建時，就需要經(jīng)歷嚴(yán)格的審批流程，比如要求比普通采購訂單更多或者更高職位的審批者批準(zhǔn)，詳細(xì)分析超預(yù)算或者未預(yù)算的原因。

④訂單以及項目會計是全面的網(wǎng)絡(luò)化的管理會計系統(tǒng)。這個管理會計系統(tǒng)進(jìn)行成本的采集，并用計劃與實際結(jié)果之間的對比來協(xié)助對訂單與項目的監(jiān)控。筆者認(rèn)為訂單和項目會計是SAP中的一個非常靈活的成本監(jiān)控工具，比如對于涉及固定資產(chǎn)投資類的重大預(yù)算項目，在初始階段可以創(chuàng)建項目按照預(yù)算進(jìn)行項目成本和進(jìn)度計劃數(shù)據(jù)的維護(hù)，項目執(zhí)行階段可以通過內(nèi)部訂單來跟蹤控制完成進(jìn)度和成本投入情況，避免項目完工決算后才發(fā)現(xiàn)投入資金或者時間超過預(yù)算的現(xiàn)象發(fā)生，做到事前計劃，事中控制，及時采取糾正措施。

因此，在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)不是停留在完成計算機(jī)化的一些傳統(tǒng)的任務(wù)，而相比這些，它更多的是把風(fēng)險控制的原則以及思想貫穿在ERP財務(wù)管理當(dāng)中。筆者認(rèn)為實施ERP必須將這些思想和原則與企業(yè)內(nèi)部控制制度充分結(jié)合到業(yè)務(wù)流程中才能有效控制風(fēng)險。下面就瓦錫蘭公司自動付款流程為例詳細(xì)闡述ERP實施中的內(nèi)控制度設(shè)計。

在企業(yè)實際的運(yùn)營過程當(dāng)中，付款流程是敏感的流程，因為它涉及到了企業(yè)資金的向外支付。那么，其中的風(fēng)險控制便顯得十分重要了。那么，哪里才是它的實施的控制點(diǎn)呢？

瓦錫蘭公司擁有囊括了各項設(shè)備的供應(yīng)商在內(nèi)，還有雜費(fèi)，內(nèi)部員工報銷等等數(shù)量非常大的付款業(yè)務(wù)。我們決定利用排隊自動付款這一功能來對付款流程和加速業(yè)務(wù)處理進(jìn)行規(guī)范。SAP財務(wù)模塊應(yīng)付賬款管理中的一個基本功能便是自動付款功能。第一，在進(jìn)行自動付款的執(zhí)行時，系統(tǒng)參照操作員對選擇性條件的輸入，諸如會計員，日期，供應(yīng)商種類以及付款方式等等，對于供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的相關(guān)信息在系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行采集，信息包括付款條款、付款方式、開戶銀行還有是否凍結(jié)付款等等。

支付憑證是我們馬上會注意到的風(fēng)險控制點(diǎn)，有專人會管理支票等等的支付憑證，倘若是套打的支票，那么應(yīng)當(dāng)在專門的房間安放打印機(jī)，并要經(jīng)過審批以及蓋章等。付款清單則是另一個控制點(diǎn)，在應(yīng)付賬款會計對付款建議進(jìn)行編輯之后，經(jīng)過必要的審核。但是想象一個每次成百上千項的自動付款情景，在這兩個控制點(diǎn)審核的作用是很有限的，原因在于大量的業(yè)務(wù)都自動化了。假設(shè)有這樣一種情況：倘若一個財務(wù)人員既可對供應(yīng)商的主記錄進(jìn)行更新還可進(jìn)行發(fā)票的輸入，那么，他僅僅創(chuàng)建一個供應(yīng)商且手工進(jìn)行發(fā)票的輸入，在后面的流程中便可能發(fā)生在成百上千的付款項中，這筆款項未被察覺就被輕易地支付出去了。為了防止這種情況的發(fā)生，應(yīng)該將風(fēng)險控制點(diǎn)提前，對這個風(fēng)險點(diǎn)的控制就是維護(hù)供應(yīng)商主記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開，屬于兩個不同的角色。再考慮另一種情況：如果維護(hù)供應(yīng)商記錄的人更改了供應(yīng)商的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，比如對方開戶銀行、賬戶和戶名等。那么供應(yīng)商的款項就有可能被支付到其他銀行賬戶里面。因此風(fēng)險控制點(diǎn)應(yīng)該被進(jìn)一步提前。對這個風(fēng)險的控制手段在SAP中稱為“敏感字段的控制”。指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的敏感字段如供應(yīng)商的賬號、開戶銀行等如需更改，必須經(jīng)過其他系統(tǒng)用戶的確認(rèn)，更改才能在系統(tǒng)中正式成立。

從上述情景中，我們可以看出內(nèi)部控制點(diǎn)融入業(yè)務(wù)流程后，SAP在提高效率的同時，更有效地控制了風(fēng)險。不僅僅是財務(wù)模塊，ERP各個模塊的配置與實施也必然需要基于內(nèi)部控制要求來進(jìn)行。

考慮到ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境如組織文化，管理架構(gòu)，業(yè)務(wù)流程等等都可能面臨重要調(diào)整或變化，筆者認(rèn)為要進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度還需要加強(qiáng)以下兩方面的工作：

①建立嚴(yán)密的權(quán)限操作制度。ERP環(huán)境下，分工具體的業(yè)務(wù)的時候，由一個部門抑或是一個人完成一個業(yè)務(wù)是十分不可取的，要建立科學(xué)的嚴(yán)密的會計內(nèi)部控制體系。該體系由適當(dāng)授權(quán)以及不相容工作的各個環(huán)節(jié)相組成。該種制約是包括上級以及下級間的制約以及部門與部門之間的相互制約。各個崗位的人員的口令密碼是依照所授予的不可超越的權(quán)限對于系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)的。

②建立ERP系統(tǒng)的風(fēng)險評估制。企業(yè)內(nèi)部模塊之間的信息是依照事先制定的控制標(biāo)準(zhǔn)以及公用格式相傳遞的，一旦制定交由計算機(jī)控制，這些控制標(biāo)準(zhǔn)和格式就可以有效彌補(bǔ)在人工環(huán)境之下的缺陷。但企業(yè)經(jīng)營活動及內(nèi)部控制中依然存在重大差異或缺陷的可能性，管理人員應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用專業(yè)判斷，對于企業(yè)的管理層的能力而言，管理層所經(jīng)受的壓力和復(fù)雜的經(jīng)營活動，環(huán)境因素以及內(nèi)部的控制設(shè)計情況，很容易受損失抑或是被挪用的資產(chǎn)等方面施行相應(yīng)的審計程序，且對風(fēng)險進(jìn)行評估，來確定是不是要采取詳細(xì)的檢查程序，將檢查風(fēng)險降低至能被接受的水平。

總而言之，ERP項目的實施過程中必要的一部分就是在ERP環(huán)境下建立內(nèi)部控制系統(tǒng)。引入ERP，不僅僅可以幫助企業(yè)節(jié)省內(nèi)部控制的人力方面的成本，從而提高內(nèi)部控制的效率，在ERP系統(tǒng)開發(fā)與實施過程中，應(yīng)進(jìn)行全面考慮，在ERP環(huán)境當(dāng)中有步驟地融入完善的內(nèi)部控制體系，且將由信息技術(shù)帶來的風(fēng)險，納入內(nèi)部控制之中，以便在內(nèi)控方面盡量發(fā)揮ERP的長處，規(guī)避ERP的短處，為企業(yè)引入ERP帶來最大的收益。

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