檔案形成知識(shí)共享的優(yōu)質(zhì)資源

劉思洋

摘要：在知識(shí)管理環(huán)境下，檔案管理模式面臨向知識(shí)管理模式的轉(zhuǎn)變。檔案是每一個(gè)單位重要的知識(shí)資源，對(duì)任何的知識(shí)管理都具有重要意義。

關(guān)鍵詞：知識(shí)共享 檔案管理 影響

知識(shí)資源便意味著戰(zhàn)略資源，在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)來(lái)自于對(duì)知識(shí)資源的有效開(kāi)發(fā)和管理，知識(shí)共享是有效完成其關(guān)鍵的途徑，一個(gè)單位或公司如果能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)共享，將在全球進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的環(huán)境中取得優(yōu)勢(shì)地位。我們依次從什么是知識(shí)管理、知識(shí)管理會(huì)帶來(lái)哪些作用以及知識(shí)管理不同于傳統(tǒng)管理機(jī)制的差異，來(lái)展開(kāi)以下論證。

美國(guó)德?tīng)柤瘓F(tuán)創(chuàng)始人之一卡爾·弗拉保羅認(rèn)為，知識(shí)管理是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為組織實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑。隨著行業(yè)發(fā)展和信息化持續(xù)建設(shè)，各類數(shù)據(jù)呈幾何式、爆炸式增長(zhǎng)，增加了分析難度和決策風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)變數(shù)，企業(yè)如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下運(yùn)用先進(jìn)知識(shí)服務(wù)模式來(lái)支撐戰(zhàn)略決策和戰(zhàn)略執(zhí)行，如何在爆炸式信息增量中，提取和利用最有價(jià)值的信息資源，來(lái)支持發(fā)展戰(zhàn)略，服務(wù)管理決策，如何通過(guò)改善知識(shí)服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略動(dòng)態(tài)演化是大家共同關(guān)注的課題。一個(gè)企業(yè)只有順應(yīng)時(shí)代的呼喚和趨勢(shì)，不斷修正自己前進(jìn)的道路，才可能不被時(shí)代所淘汰。知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)就是在新經(jīng)濟(jì)時(shí)局下企業(yè)對(duì)知識(shí)鏈的管理，使企業(yè)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下對(duì)信息資源整合以及企業(yè)戰(zhàn)略管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與突圍。如今戰(zhàn)略決策、戰(zhàn)略管理知識(shí)頻繁推陳出新，博弈論、動(dòng)態(tài)能力論、決策心理學(xué)、競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)力學(xué)等新理論、新思想和新方法層出不窮；基于圖書、期刊、報(bào)紙、電子音像制品、互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、社交網(wǎng)絡(luò)等各類媒體傳播的科普、專業(yè)與文化知識(shí)更是讓人目不暇接。企業(yè)管理者在做出決策的時(shí)候需要比以往更需要系統(tǒng)、全面、權(quán)威的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。一個(gè)高效的領(lǐng)導(dǎo)者要進(jìn)行有效的知識(shí)管理，關(guān)鍵在于挖掘隱性知識(shí)，最大程度上實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的知識(shí)共享。

檔案在知識(shí)管理系統(tǒng)是構(gòu)成知識(shí)來(lái)源的重要主體，從知識(shí)管理的知識(shí)共享角度來(lái)說(shuō)，擁有檔案資料對(duì)知識(shí)管理有著巨大的作用。從信息資源角度來(lái)說(shuō)，檔案記載是在管理活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它是內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是任何單位、部門重要的信息資源；從知識(shí)資源角度來(lái)說(shuō)，檔案不僅記錄了歷史的發(fā)展，而且記載了所有形成和積累的知識(shí)，是絕對(duì)重要的知識(shí)資源。

正如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識(shí)管理軟件產(chǎn)品白皮書中說(shuō)的：“文檔是知識(shí)的容器，是已經(jīng)物化的顯性知其中蘊(yùn)涵了大量的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)。”檔案記錄了單位在從事各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中獲得的認(rèn)識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，裝載了其顯性知識(shí)。美國(guó)Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明，檔案的形成是顯性知識(shí)的容器。在知識(shí)獲取能力與社會(huì)管理創(chuàng)新力和執(zhí)行力息息相關(guān)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，任何一類知識(shí)、信息或情報(bào)的缺失，將隨時(shí)可能讓一次極為關(guān)鍵的創(chuàng)新決策付之東流。

由于隱性知識(shí)存儲(chǔ)于個(gè)人的頭腦中，形成“信息孤島”，相對(duì)顯性知識(shí)來(lái)說(shuō)，難以實(shí)現(xiàn)共享和利用?，F(xiàn)實(shí)中被很好地歸類，并及時(shí)提供給需要的人，從而發(fā)揮作用的隱性知識(shí)僅有12%，因此，挖掘和利用檔案隱性知識(shí)資源，是一個(gè)單位知識(shí)系統(tǒng)的重要組成部分，與顯性知識(shí)相比，它更具有優(yōu)勢(shì)化，更能創(chuàng)造價(jià)值，并且具有更深厚的挖掘空間。由于隱性知識(shí)難以被模仿和獲取，因此隱性知識(shí)也是單位核心知識(shí)資源的重要組成部分，更是核心競(jìng)爭(zhēng)力的來(lái)源之一。要實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的顯性化，必須要對(duì)隱性知識(shí)進(jìn)行有規(guī)則的組織。企業(yè)文化中如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、操作說(shuō)明書、員工手冊(cè)等都是在長(zhǎng)期的隱性知識(shí)積累并對(duì)其顯性化的成果，由此可見(jiàn)，檔案是隱性知識(shí)顯性化的編碼載體和工具。

信息（知識(shí)）交流、傳遞的實(shí)現(xiàn)便是知識(shí)共享。有兩種構(gòu)成了信息（知識(shí)）交流以及傳遞的方式，他們分別是：語(yǔ)言與肢體的交流和書面文字交流。這兩種交流方式各具有優(yōu)缺點(diǎn)，語(yǔ)言與肢體交流的優(yōu)點(diǎn)是交流簡(jiǎn)介、隨意，便于及時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討，易于激發(fā)知識(shí)創(chuàng)新。缺點(diǎn)是：受到時(shí)間、空間的限制，傳播的范圍有限，內(nèi)容不易保存，而且在傳播的過(guò)程中，信息內(nèi)容易失真。書面文字交流的優(yōu)點(diǎn)是可以長(zhǎng)時(shí)期的保存信息內(nèi)容，并且信息內(nèi)容不易損耗和失真，能夠促進(jìn)文化的快速普及與發(fā)展。缺點(diǎn)是過(guò)于正式和規(guī)范。語(yǔ)言反映在書面上就是文字，換言之，文字就是思想的載體?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代要求信息共享，而創(chuàng)造出來(lái)的需求與供給的對(duì)接，是前所未有的便捷，這也意味著共享經(jīng)濟(jì)的潛力巨大。借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書面交流可以不受時(shí)間、空間的限制，信息（知識(shí)）的傳遞速度快，傳播范圍廣，不易發(fā)生信息（知識(shí)）損耗或失真，便于及時(shí)進(jìn)行知識(shí)編碼化。因此，檔案的形成以及結(jié)果將是知識(shí)共享的主要媒介。

從檔案的傳統(tǒng)管理機(jī)制來(lái)談，我國(guó)的檔案分類模式仍舊停留在上個(gè)世紀(jì)90年代或者更早，我國(guó)國(guó)家檔案局1991年頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》將檔案分成十個(gè)大類，雖然規(guī)定可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。但是目前由于經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)模式轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的新生檔案群無(wú)法在該規(guī)則中找到歸處。另外，以“八大環(huán)節(jié)”為象征的傳統(tǒng)的檔案管理模式受到文檔一體化管理、電子文件全程管理等理論的強(qiáng)烈沖擊，使人們認(rèn)識(shí)到對(duì)于檔案資源的管理核心在于對(duì)知識(shí)的整合和利用，關(guān)鍵在于知識(shí)的共享。要充分認(rèn)識(shí)到檔案資料在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，始終把檔案管理工作納入議事日程，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的管理，成立由專業(yè)的檔案管理人員組成檔案管理小組，設(shè)立規(guī)范化檔案室、閱覽室，配備素質(zhì)高、懂雙語(yǔ)的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確了檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，簽訂了目標(biāo)管理責(zé)任書，加大對(duì)檔案硬件設(shè)施的投入，制定并完善《保密工作制度》、《機(jī)要文件保管借閱制度》等十余項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，全面提高檔案管理工作水平。編制案卷目錄、電子目錄等檢索工具，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等參考資料，通過(guò)檔案室對(duì)文件資料的收集、整合、管理、傳遞，為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，為用戶提供解決問(wèn)題的答案。要有計(jì)劃、有針對(duì)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解檔案方面的最新制度，圍繞檔案工作等級(jí)管理暫行辦法、文書檔案整理暫行辦法、綜合辦公平臺(tái)檔案管理系統(tǒng)、綜合辦公平臺(tái)檔案管理等檔案知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)進(jìn)一步提高了全行檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力水平。

目前，我國(guó)比較注重黨政部門和工作中形成的文件材料的搜集和整理，而對(duì)大量在業(yè)務(wù)工作中形成的、反映和記錄一個(gè)單位重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始材料，要么因?yàn)槿狈n案素材的收集意識(shí)，要么因?yàn)槭占щy而放棄收集建檔。知識(shí)視角下的文書檔案管理首先要改變的就是這種現(xiàn)狀，若毫無(wú)積累，或是積累很少，這些信息和知識(shí)就會(huì)隨著某項(xiàng)具體工作的結(jié)束而消失，或者隨著某個(gè)員工的離去而流失，所以一個(gè)單位的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富累積，正是這些檔案知識(shí)、材料一點(diǎn)一滴的匯聚而成的。其次，注意隱性知識(shí)的收集與挖掘，應(yīng)該是每一位檔案工作者的一個(gè)積極重要的新使命；最后，還要注意外部信息的收集。

從單位檔案的利用上看，是可以通過(guò)建設(shè)一個(gè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供一些知識(shí)導(dǎo)航或是知識(shí)咨詢等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享服務(wù)的。筆者認(rèn)為這種服務(wù)方式將被廣泛采用，特別在當(dāng)今日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下。所以，在單位內(nèi)部我們可以通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的單位內(nèi)部網(wǎng)，可以使各單位內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享與傳遞。對(duì)于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的社交外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)共享與交流。

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