淺析城鄉(xiāng)低保檔案管理

翟羽佳

摘要：“城鄉(xiāng)低?！笔蔷S護(hù)和保障困難群體基本生存權(quán)的一項(xiàng)根本措施，規(guī)范和加強(qiáng)其管理工作，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)與信息化的今天，檔案管理工作要繼續(xù)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，就必須在保證原有的基礎(chǔ)性工作中進(jìn)行創(chuàng)新、改造，需加強(qiáng)信息化管理，并與時(shí)俱進(jìn)，力爭(zhēng)低保檔案工作與低保工作同步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)性工作 信息化

0 引言

城鄉(xiāng)居民最低生活保障（簡(jiǎn)稱“低?！保┦巧鐣?huì)救助體系的重要組成部分，同時(shí)也是保障困難群眾基本生活權(quán)益的重要措施。低保檔案是在低保制度建立及實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生與形成，能真實(shí)記錄困難家庭狀況，并統(tǒng)計(jì)享受低保待遇人員然后進(jìn)行歸檔，具有保存價(jià)值。它是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在日常生活中發(fā)揮重要作用。

1 規(guī)范化管理城鄉(xiāng)低保檔案

低保檔案是經(jīng)過(guò)縣、鄉(xiāng)級(jí)人民政府和街道辦事處對(duì)低保的受理、調(diào)查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實(shí)施規(guī)范化管理，既是低保工作順利進(jìn)行的需要，也是以改善民生為重點(diǎn)的客觀需求。

低保檔案管理原則上可分為分級(jí)管理和日常管理。分級(jí)管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過(guò)，縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作，并定期對(duì)低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見(jiàn)，低保戶的審批過(guò)程經(jīng)過(guò)民政部門三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門，由于每個(gè)部門針對(duì)管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的，是對(duì)各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對(duì)象申報(bào)材料審批后，以戶為單元建檔，實(shí)行一戶一號(hào)制度[1]，在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說(shuō)明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊(cè)，實(shí)行有效管理。

低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對(duì)低保對(duì)象全部建檔，實(shí)行審批分級(jí)管理、日常管理隨時(shí)歸檔的原則；并且應(yīng)規(guī)范管理流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保低保工作進(jìn)行的井然有序。

2 加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作

低保檔案真實(shí)地記錄了低保政策的落實(shí)情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。

低保檔案工作的基本內(nèi)容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。

2.1 低保檔案的收集及歸檔

鄉(xiāng)鎮(zhèn)指派專門人員，對(duì)申請(qǐng)低保人員填寫(xiě)的審批表及相關(guān)的證明收集整理，建立資料檔案?？h級(jí)民政部門對(duì)提交的申報(bào)材料進(jìn)行審核，并進(jìn)行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開(kāi)口管理。

2.2 低保檔案的整理編目

由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應(yīng)將低保檔案按照申請(qǐng)審批過(guò)程中材料提交先后順序或文件重要程度進(jìn)行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補(bǔ)充材料或增加新材料，低保檔案應(yīng)按照時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行排列、編號(hào)。

2.3 低保檔案的保管期限及移交

因低保檔案實(shí)行一戶一號(hào)制度，實(shí)行開(kāi)口管理，在低保存在期間，其保管期限應(yīng)在停保后確定，一般再保存5年，須提交機(jī)關(guān)綜合檔案室，因?yàn)閷儆诙唐诒４?，不需向?dāng)?shù)赝?jí)檔案局移交[2]。

2.4 低保檔案的利用

低保檔案主要供有關(guān)的管理機(jī)關(guān)及單位使用，不對(duì)外開(kāi)放，未經(jīng)縣級(jí)以上機(jī)關(guān)，不允許將相關(guān)的低保資料信息對(duì)外公開(kāi)。低保檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。如若想查詢個(gè)人低保信息，可憑借身份證和低保證明經(jīng)審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。

2.5 完善低保對(duì)象個(gè)人申報(bào)材料

低保對(duì)象個(gè)人資料包括：個(gè)人申請(qǐng)書(shū)、低保對(duì)象申報(bào)（審批）表、低保對(duì)象家庭生活狀況調(diào)查表、誠(chéng)信承諾書(shū)、法定贍養(yǎng)人員簽名認(rèn)可證實(shí)表、居民戶口薄、身份證復(fù)印件、申請(qǐng)人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料（如下崗證、社保證明、結(jié)婚證、離婚證或判決書(shū)、殘疾證、學(xué)生證或入學(xué)通知書(shū)、就業(yè)狀況證明、勞動(dòng)能力狀況證明、按有關(guān)政策領(lǐng)取一次性補(bǔ)助費(fèi)的數(shù)額及用途證明、有關(guān)裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報(bào)材料不齊全的一律不予審批。

2.6 加強(qiáng)低保檔案資料的收集與整理

低保對(duì)象個(gè)人資料檔案，實(shí)行一戶一檔，編號(hào)管理。城鄉(xiāng)低保檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對(duì)象個(gè)人資料檔案不齊全的，各地要以低保對(duì)象簽到、年審為契機(jī)進(jìn)行收集補(bǔ)齊存檔。縣民政局應(yīng)配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個(gè)人資料建檔外，低保金領(lǐng)取存折發(fā)放表、低保對(duì)象花名冊(cè)、調(diào)整（停止）低保待遇花名冊(cè)等業(yè)務(wù)資料和公文材料也要一并建檔。

3 審批資料類的管理

每戶低保對(duì)象的審批、復(fù)核資料。每戶的審批、復(fù)核資料中須包含：村民代表民主評(píng)議對(duì)該戶的收入核定結(jié)果；鄉(xiāng)鎮(zhèn)的審核意見(jiàn)；縣市區(qū)民政局“集體審批”的審批意見(jiàn)；各級(jí)經(jīng)辦人、入戶人、負(fù)責(zé)人等有關(guān)人員的簽字。新審批和復(fù)核有變化對(duì)象的證明材料必須由縣市區(qū)民政局存檔。審批資料按行政區(qū)劃或類別分冊(cè)建檔，其中，城市分類施保對(duì)象單獨(dú)建檔。每套檔案前附相應(yīng)的《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象花名表》，并編號(hào)與每戶的審批資料一一對(duì)應(yīng)。低保對(duì)象定期復(fù)核及新審批對(duì)象各次、各級(jí)的公示資料。公示資料可以照片、登記表或照片電子版等形式存檔。公示資料要有相關(guān)責(zé)任人、三個(gè)以上見(jiàn)證人簽字并加蓋公章。

4 資金管理、發(fā)放類的檔案管理

《城市（農(nóng)村）居民最低生活保障資金臺(tái)帳》。臺(tái)帳后附每次上級(jí)下達(dá)的補(bǔ)貼資金文件；地方配套資金文件或進(jìn)帳單復(fù)印件；民政、財(cái)政、銀行對(duì)帳記錄。其中，臺(tái)帳的收入要與上級(jí)每次下達(dá)的資金數(shù)、本級(jí)投入相一致；支出要與每月（季）《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》的數(shù)據(jù)一致。每月（季）《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》，及當(dāng)月（季）《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象花名表》（光盤(pán)）的總戶數(shù)、人數(shù)、金額等要一致。對(duì)《保障證發(fā)放登記表》及《保障證》發(fā)放情況核查記錄。

5 動(dòng)態(tài)報(bào)表類的檔案管理

城市低保：《城市低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《城市低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象花名表》（電子版）、《城市低保對(duì)象分類施保情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》按月上報(bào)，每月二十五日前報(bào)當(dāng)月報(bào)表。農(nóng)村低保：《農(nóng)村低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《農(nóng)村低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象花名表》（電子版）。以上報(bào)表按季上報(bào)，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報(bào)本季報(bào)表。當(dāng)月（季）各報(bào)表間的戶數(shù)、人數(shù)、金額等要相互對(duì)應(yīng)吻合。其中，新審批、復(fù)核無(wú)變化、終止，復(fù)核有變化等對(duì)象填寫(xiě)《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象花名表》時(shí)，要按規(guī)定表樣分開(kāi)填寫(xiě)。

6 注重低保信息化管理

隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，社會(huì)的發(fā)展越來(lái)越機(jī)械化、電子化、信息化。由于低保工作涉及面廣，要井然有序地管理不同階段所產(chǎn)生的低保檔案，這對(duì)于社會(huì)需求發(fā)展必定是一種挑戰(zhàn)。檔案在分級(jí)管理時(shí)，若審核通過(guò)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門應(yīng)將低保信息錄入到信息管理系統(tǒng)，形成與紙質(zhì)檔案相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]祝小艷.抓住低保管理檔案的三個(gè)“點(diǎn)”，2009.

[2]何文麗.城市居民低保檔案的管理，2004.11.

[3]孫玲.城鄉(xiāng)低保檔案的規(guī)范與高效管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014.04.