高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析

黃雯

【摘要】高校檔案管理工作是學校各個時期的面貌的最真實的記錄，也是學校教學科研、行政管理、校史編修等工作中的“重頭戲”。在整個學校的整體管理工作中，占據著非常重要的位置。近年來，隨著科技的發(fā)展和信息技術的進步，高校檔案管理也有了突飛猛進的發(fā)展，在檔案工作更快捷、更方便、更翔實的同時，檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。本文從強化檔案管理工作的宣傳，提高檔案工作人員專業(yè)素質和專業(yè)技能，注重對高科技工具和現(xiàn)代化技術的利用與實施，才能有效解決當今檔案管理工作中存在的問題，發(fā)展和完善檔案管理工作。

【關鍵詞】高校檔案管理 問題 對策

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）03-0025-02

一、高校檔案管理工作對高校發(fā)展的重要作用

做好一個學校的檔案工作，對記錄學校發(fā)展歷史、調整科研和教學方向、改善學校管理方法等工作有重要的輔助和促進作用，是一個學校有序發(fā)展、有效管理的前提，是學校進行各項管理工作的前提，是推進科研和改革教學的依據，是評估教師工作能力和工作成績的基礎數(shù)據。嚴謹高效的檔案管理工作，不僅能起到記錄的作用，同時也是重要的信息儲備。檔案管理工作是否規(guī)范、檔案內容是否齊全準確、歸檔方式是否科學，都將直接關系到高校的發(fā)展。

二、目前高校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

目前，部分高校對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作既不能直接提升學校名譽，又不能帶來直觀的經濟效應，常規(guī)的教學和管理工作已經很繁重，委派足夠人力負責此項工作會影響其他工作的正常進行，而為檔案管理工作聘用專業(yè)人才又“不夠經濟”，沒有把檔案工作放在其應在的地位上，管理意識淡薄，造成檔案管理力度嚴重不足，各種資料流失嚴重，相關統(tǒng)計數(shù)據準確性差，甚至有用相同材料“湊數(shù)”或是杜撰數(shù)據的現(xiàn)象。檔案工作不被重視，導致部分高校檔案管理工作發(fā)展緩慢。

2.檔案管理的手段和方法滯后以及宣傳不夠

科技在發(fā)展進步，檔案管理方法當然也應隨之進步。然而目前不少學校的檔案管理還只是建立在計算機系統(tǒng)編目和檢索上，只是單純的對檔案按日期或類型進行錄入，甚至有些學校的紙質舊檔案都沒有被收入，更不必提照片、音頻、視頻等多媒體文件，這極大地阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，也不利于為學校的日常管理和發(fā)展提供服務。隨著現(xiàn)代技術和信息化的不斷發(fā)展，這樣的檔案管理方式，是無法滿足用戶越來越高的要求的。人們對于各類高科技的高準度信息的需求越來越大，而高校的檔案則是獲取此類信息的一個重要途徑和場所。然而，由于目前檔案管理部門并不重視對自身工作的宣傳，也沒有主動增強和外界的溝通，市場意識淡薄，導致需要的人得不到資料，而檔案室中的資料又大量閑置。再加上檔案管理人員中有很多人還有“檔案保密”的陳舊思想，也在很大程度上限制了檔案的利用和開放。

三、解決高校檔案管理工作中存在問題的對策

1.加強對檔案工作的宣傳

可通過多種形式對檔案工作進行宣傳，例如：舉辦相關展覽、召開檔案工作會議或發(fā)布會，在報刊雜志上發(fā)表檔案工作的相關文章等等，使不從事檔案管理工作的人對此項工作也有一個基本的了解；同時也可以編印宣傳冊和檔案編目發(fā)放或在網絡上提供下載，這樣既可以提高人們的檔案意識，又便于需要利用檔案的人進行查找，以提高檔案的利用率。

2.完善檔案管理制度

想要檔案管理工作井井有條，效果卓然，就必須建立健全的檔案管理制度，或對現(xiàn)有的檔案管理制度進行完善?！吨腥A人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》是高校制定檔案管理辦法、完善現(xiàn)有檔案管理制度的依據，檔案管理工作的任何方面都應符合該法律的規(guī)定。這是檔案管理工作高效進行的前提，同時，這也可以保證該工作的健康發(fā)展。另外，在對檔案管理工作進行完善時，應將各項工作落實到個人，以保證工作的保質保量完成。而只有緊跟時代步伐，才能不斷提高檔案管理工作的效率和質量，既提高檔案利用率，又減少檔案管理工作的無效工作量，避免浪費，做到檔案編目更明晰易查、歸檔速度更快、門類分類更合理。

3.提高原始資料的收集能力和整理水平

應保證收集到的內容的完整性和正確性。檔案能否被有效的利用，很大程度上決定于該檔案的內容是否齊全、完整、正確。只有這樣的檔案才是符合要求的檔案，也才是能給廣大利用者帶來幫助的檔案。因此，在歸檔時，檔案管理人員應對檔案的齊全和正確性進行檢查，如果不滿足要求，則應盡量對其進行補充和訂正。但是，若無法對檔案進行補齊，則應在檔案內附上說明材料，而不是通過湊數(shù)甚至編造等方式“補齊”。不正確不真實的檔案資料是沒有任何價值的。檔案是高校發(fā)展歷史的真實記錄，是校園精神的最佳體現(xiàn)，具有較強的憑證性。檔案人員應放棄傳統(tǒng)的、陳舊的觀念，拓寬自己的視野，加深對檔案概念的理解，除傳統(tǒng)的檔案之外，還應注重收集照片、音頻、視頻等新形式的檔案記錄方式，并對其妥善加以保存。另外，應積極開展檔案編研工作，既可以有效地對目前檔案進行精煉，又可以保留下完整的檔案資料，對檔案管理工作有非常大的作用。

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