檔案管理保密性和利用率中存在的問題及解決措施

史秀艷

摘 要：檔案作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項(xiàng)目，基層檔案工作的好壞也是體現(xiàn)服務(wù)民生、構(gòu)建和諧社會(huì)的標(biāo)志之一。檔案資料的重要性尚且不止如此，還關(guān)系到單位的機(jī)密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強(qiáng)管理，切實(shí)提高檔案資料的保密性和利用率。

關(guān)鍵詞：檔案保密性；利用率；重要性

1 目前基層檔案管理保密性和利用率中存在的問題

1.1 一些單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

有的部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里，特別是一些日常管理性文書更加隨意處理。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等事件時(shí)即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

1.2 檔案管理工作分工合作不協(xié)調(diào)

認(rèn)為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員或秘書人員的工作，或者將其簡(jiǎn)單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動(dòng)，造成單位內(nèi)部之間，以及部門單位和檔案專門管理部門之間溝通協(xié)調(diào)不夠，單位各部門兼職檔案員的職能作用不能充得到分發(fā)揮。

1.3 檔案基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)

具體表現(xiàn)在日常不注意收集和整理，到臨近考核或檢查前突擊準(zhǔn)備、臨時(shí)造假等，這樣做不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，而且好似用一天的時(shí)間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”，失去了檔案真實(shí)記載的功能作用。

1.4 人員教育培訓(xùn)有待加強(qiáng)

目前接受上級(jí)組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對(duì)象較為單一（一般是專職檔案員一人參加），不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識(shí)儲(chǔ)備，而且目前基層使用的各類辦公系統(tǒng)不統(tǒng)一，與檔案管理要求有一定差距，相關(guān)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難。

2 對(duì)加強(qiáng)基層檔案資料的保密性和利用率的幾點(diǎn)建議

2.1 通過加強(qiáng)檔案管理法制觀念，進(jìn)一步統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案管理而言，相關(guān)工作在長(zhǎng)期的工作中并不能給予很好的重視，其主要原因是檔案管理法律意識(shí)相對(duì)比較薄弱，不能將其放在重中之重進(jìn)行很好的掌控。故此導(dǎo)致檔案管理工作整體滯后，不能在檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這就需要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升他們的責(zé)任意識(shí)，樹立檔案管理意識(shí)，使他們了解檔案的重要性。

2.2 明確分工、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，實(shí)行信息一體化管理

實(shí)行一體化管理是單位動(dòng)態(tài)管理的需要，辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來(lái)抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會(huì)計(jì)、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個(gè)部門指導(dǎo)收集檔案工作；各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范，建立符合自身實(shí)際情況的檔案管理模式——信息一體化管理。

2.3 要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理

一是建立完善的檔案法律法規(guī)，落實(shí)相關(guān)文件的實(shí)施情況。在檔案管理過程中，并不是所有文件都是一級(jí)保護(hù)文件，但是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變化與發(fā)展，檔案在其中所發(fā)揮的作用越來(lái)越重要，所以要將檔案工作放在重中之重，落實(shí)《保護(hù)法》在實(shí)際中發(fā)揮的效用，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

二是協(xié)同其他管理部門對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的審查與監(jiān)督，協(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系。檔案管理者要與其他部門做好溝通，相互之間做好監(jiān)督審查工作，針對(duì)檔案要件要進(jìn)行嚴(yán)格的界定，加以保護(hù)。不能任意對(duì)其進(jìn)行使用，或者是利用職務(wù)之便調(diào)取檔案信息，供他人使用。設(shè)定嚴(yán)格的監(jiān)督責(zé)任制度，這樣才能更好的促進(jìn)檔案的規(guī)范化。

三是要采取分段治理的辦法。對(duì)原有檔案裝訂中混有的機(jī)密文件要進(jìn)行分類處置，能保留其不變就按照原有的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，但是針對(duì)日后中新的檔案存檔要依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審查，所涉及機(jī)密文件要進(jìn)行原件存檔。采用特殊材質(zhì)的保密文檔盒進(jìn)行儲(chǔ)存，決不能將重要的機(jī)密文件與普通文件放置在一起進(jìn)行存檔，這樣很容易泄露檔案信息，造成不必要的財(cái)產(chǎn)損失。與此同時(shí)，要建立完善的檔案存檔機(jī)制，依據(jù)文件類別作用的不同進(jìn)行合理編輯與整理，按照一定的標(biāo)簽設(shè)置進(jìn)行分類檢索，這樣科學(xué)有效的進(jìn)行統(tǒng)一管理，不僅僅不會(huì)泄露機(jī)密文件檔案的信息，更能提高檔案的利用效率，促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案利用監(jiān)督和利用制度建設(shè)

檔案利用作為檔案一項(xiàng)重要的職能對(duì)檔案的發(fā)展有著極其重要的影響，但在實(shí)際檔案利用中卻存在著很多的不足，一些檔案人員利用職務(wù)便利等條件任意泄漏檔案存檔資料的內(nèi)容，情節(jié)嚴(yán)重者將對(duì)國(guó)家及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)構(gòu)成一定的威脅，所以在檔案利用中必須確保檔案的完整性及保密性。下面進(jìn)行詳細(xì)的分析：

一是制度建設(shè)。檔案管理的完善性離不開制度建設(shè)的規(guī)范與統(tǒng)一，通常情況下檔案的利用率相對(duì)比較高，均以閱覽、外借、復(fù)制等形式供其使用。但是在實(shí)際使用過程中，由于使用者的個(gè)人素質(zhì)及重視程度不同，對(duì)檔案的破損也有不同程度的體現(xiàn)，針對(duì)破損嚴(yán)重的檔案文獻(xiàn)其使用人要追究一定的責(zé)任，要明文規(guī)定在檔案使用過程中出于對(duì)檔案的保護(hù)要建立完善的管理制度，并貫徹落實(shí)到實(shí)際檔案中，不斷加以完善。

二是完善監(jiān)督措施。在檔案利用過程中，要依據(jù)檔案對(duì)象的不同及利用率對(duì)其加強(qiáng)重點(diǎn)保護(hù)，突出重點(diǎn)來(lái)完善檔案利用監(jiān)督體制。定期查看審閱曾被多次使用的檔案文獻(xiàn)及資料，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要進(jìn)行細(xì)致的分析，并找出合理的解決措施，與此同時(shí)在利用登記簿上加以解釋說明，對(duì)于那些被損害的檔案要依據(jù)事態(tài)的嚴(yán)重性給予一定的處理，情節(jié)嚴(yán)重者要上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)處理，避免不必要的損失出現(xiàn)。

三是正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。檔案工作一定程度上存在著很大的保密性。所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須正確處理好保密工作與管理二者之間的關(guān)系。作為檔案管理人員嚴(yán)守檔案工作的秘密是必須遵守的職業(yè)道德及檔案管理者應(yīng)盡的義務(wù)，在檔案管理工作中，相關(guān)管理者要將保密工作放在重中之重，在協(xié)調(diào)好各方面工作的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案管理者的作用。針對(duì)特殊文檔進(jìn)行檔案管理時(shí)一定將其保密工作放在第一位，并不是說將其保密就失去了檔案應(yīng)有的價(jià)值及效用，而是選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、地點(diǎn)、范圍加以使用。對(duì)于檔案管理者而言，做好檔案管理與保密工作，處理好二者之間的關(guān)系是極其重要的。

2.5 強(qiáng)化培訓(xùn)、提供保障

對(duì)于如何有效的增強(qiáng)檔案管理的保密性以及利用率，不僅僅需要從檔案自身加強(qiáng)建立完善的監(jiān)督管理體制，與此同時(shí)還要提高檔案管理者個(gè)人的綜合素質(zhì)以及解決問題的實(shí)際能力，拓寬檔案人員的培訓(xùn)范圍，定期有針對(duì)性的進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提升他們對(duì)檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)與了解。其次，建立完善的物資儲(chǔ)備管理機(jī)制。依據(jù)檔案實(shí)際發(fā)展需要，可以從人力、物力、財(cái)力上加以裝備完善，做好各種應(yīng)急處理方案措施，有效的處理突發(fā)事件，對(duì)檔案存儲(chǔ)信息進(jìn)行定期核查，及時(shí)作出調(diào)整，并加以解決存在的問題，為其發(fā)展提供保障。

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