淺談工程監(jiān)理單位檔案資料管理控制

王勇

摘 要：檔案管理貫徹工程建設(shè)全過程，資料的形成、保存及歸檔是一個(gè)系統(tǒng)管理的過程，是全員參與的過程，不可片面理解為僅為檔案人員的工作，資料的形成質(zhì)量更為重要。監(jiān)理在工程資料的管理中即是形成者又是審查方，只有更好的理解工程資料管理的意義，才能更好的為工程服務(wù)，保證工程資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、高質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：工程檔案；監(jiān)理；管理

1 監(jiān)理工作范圍

圍繞監(jiān)理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監(jiān)理行使的權(quán)利，系統(tǒng)的對工程資料的形成、歸檔進(jìn)行檢查監(jiān)督。這包括：對監(jiān)理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。

2 檔案過程管理

2.1 建立、健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)

工程監(jiān)理中心作為工程的監(jiān)理單位，圍繞監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，在工程監(jiān)理過程中成立了由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)的檔案管理體制，領(lǐng)導(dǎo)層設(shè)立分管副總監(jiān)、總工技術(shù)把關(guān)，管理層主要由綜合部負(fù)責(zé)人具體管理，其他部門負(fù)責(zé)人牽頭配合。執(zhí)行層以綜合部檔案專工具體實(shí)施，各部門監(jiān)理工程師配合，真正做到職責(zé)分明、層層把關(guān)，保證歸檔資料真實(shí)、齊全、完整、高質(zhì)量。

2.2 確定檔案整編依據(jù)

（1）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（D/T28-2002）；（2）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 （GB/T11822-2008）；（3）《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）；（6）《相應(yīng)施工項(xiàng)目檔案管理辦法》文件規(guī)定及要求。

2.3 建立、健全規(guī)章制度

在工程監(jiān)理過程中要建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，應(yīng)制定事宜本工程的《工程信息管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》及《工程文檔管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》，明確各專業(yè)負(fù)責(zé)人對監(jiān)理文件資料的收集、整理、編制的職責(zé)和監(jiān)理工程師在施工過中對原始資料進(jìn)行控制和把關(guān)的責(zé)任，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)。

2.4 加強(qiáng)過程檔案資料收集、整理、保管

（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實(shí)，監(jiān)理應(yīng)采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，專責(zé)監(jiān)理工程師隨機(jī)抽查，現(xiàn)場監(jiān)理工程師在對進(jìn)度與施工質(zhì)量檢查時(shí)，同時(shí)也對施工工程資料的收集、整理情況進(jìn)行檢查，督促施工單位建立和實(shí)施檔案管理制度，隨工程進(jìn)展加強(qiáng)檔案管理，做好檔案各項(xiàng)工作。

（2）針對工程項(xiàng)目的特點(diǎn)及施工過程中的檔案整理情況，監(jiān)理應(yīng)聯(lián)合業(yè)主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進(jìn)行檢查，并進(jìn)行月考核打分。督促其不斷完善和實(shí)施工程資料的管理制度，及時(shí)收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時(shí)進(jìn)行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統(tǒng)性。

（3）監(jiān)理應(yīng)會(huì)同業(yè)主每月按時(shí)召開檔案管理專項(xiàng)會(huì)議，會(huì)議由監(jiān)理主持，各單位匯報(bào)本月檔案完成情況、下月計(jì)劃安排、對上次會(huì)議提出問題的整改情況以及需監(jiān)理業(yè)主協(xié)調(diào)事宜；監(jiān)理點(diǎn)評各單位月計(jì)劃執(zhí)行情況、通報(bào)月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，督促各單位按照會(huì)議紀(jì)要要求落實(shí)相關(guān)事宜。

2.5 強(qiáng)化監(jiān)理檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案管理水平

監(jiān)理應(yīng)積極參加業(yè)主組織的類似工程檔案參觀學(xué)習(xí)以及業(yè)主聘請檔案專家到現(xiàn)場的指導(dǎo)、培訓(xùn)，提高了檔案人員的業(yè)務(wù)水平。定期組織監(jiān)理中心內(nèi)部員工進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)水平。圍繞檔案歸檔監(jiān)理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動(dòng)，提高檔管理水平。

3 監(jiān)理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查

3.1 對竣工資料的主要審查內(nèi)容

3.1.1 往來文件方面

以監(jiān)理收發(fā)文記錄為準(zhǔn)核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內(nèi)目錄及備考表編寫是否符合要求等。

3.1.2 驗(yàn)收資料方面

監(jiān)理工程師審查資料是否符合項(xiàng)目劃分要求，是否完整，驗(yàn)收資料內(nèi)容填寫是否符合技術(shù)規(guī)范要求（該項(xiàng)工作已在過程中執(zhí)行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應(yīng)內(nèi)容，如是否預(yù)留裝定線，內(nèi)容劃改是否符合要求，卷內(nèi)目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。

3.1.3 試驗(yàn)資料方面

試驗(yàn)監(jiān)理審查種類是否齊全，確認(rèn)資料的真實(shí)性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報(bào)告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內(nèi)目錄、備考表填寫等歸檔方面的內(nèi)容。

3.1.4 影像資料方面

監(jiān)理工程師審查照片內(nèi)容反映是否真實(shí)，是否能體現(xiàn)質(zhì)量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統(tǒng)，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質(zhì)量）

3.2 對竣工圖紙的主要審查內(nèi)容

3.2.1 監(jiān)理工程師審查內(nèi)容

首先核對圖紙及設(shè)計(jì)更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設(shè)計(jì)更改通知單收發(fā)臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實(shí)完整（結(jié)合設(shè)計(jì)更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設(shè)計(jì)更改通知單一一對應(yīng)；竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明、竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，是否真實(shí)完整。

3.2.2 監(jiān)理檔案人員審查內(nèi)容

修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內(nèi)目錄、備考表填寫是否規(guī)范等檔案內(nèi)容。

3.3 對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序

3.3.1 施工單位建立自查體系

技術(shù)人員整理，部門負(fù)責(zé)人審核，項(xiàng)目相應(yīng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)最終把關(guān)的三級審核制度。

3.3.2 監(jiān)理審查程序

施工單位按相應(yīng)要求編制好歸檔資料自檢合格→監(jiān)理工程師及部門負(fù)責(zé)人（審查資料的真實(shí)性、完整性）→監(jiān)理檔案專工及部門負(fù)責(zé)人（審查歸檔范圍、格式等）→分管副總監(jiān)或總工（技術(shù)把關(guān)）→總監(jiān)（落實(shí)執(zhí)行情況）→進(jìn)入業(yè)主單位審查流程。

4 結(jié)束語

檔案管理貫徹工程建設(shè)全過程，資料的形成、保存及歸檔是一個(gè)系統(tǒng)管理的過程，是全員參與的過程，不可單純認(rèn)為僅為檔案人員的工作，資料的質(zhì)量應(yīng)有所保證。監(jiān)理在過程管理中要建立、健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)，及相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)過程檔案資料收集、整理、保管，同時(shí)強(qiáng)化監(jiān)理檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案管理水平，保證工程資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、高質(zhì)量。