檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

馬清

摘 要：在不斷發(fā)展進(jìn)步的社會(huì)中，醫(yī)院檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式和制度，提高醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平。本文分析了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的重要性和目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出了規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化管理；策略

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的重要性

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)將傳統(tǒng)模式與數(shù)字化進(jìn)行融合的全方位技術(shù)革新，相比于傳統(tǒng)模式的醫(yī)院檔案管理，數(shù)字化醫(yī)院檔案管理可以在運(yùn)用方面更加效率化。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理為醫(yī)院廣大技術(shù)人員提供方便的檢索查詢平臺(tái)，為專業(yè)技術(shù)人員在進(jìn)行論文寫(xiě)作，科研研究提供信息查詢的便捷。同時(shí)使進(jìn)行學(xué)術(shù)研究交流的專業(yè)人士有了有力依據(jù)，檔案數(shù)字化管理逐漸深入人們的工作生活，為提高管理水平，加快技術(shù)轉(zhuǎn)化提供有利條件，從而也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的價(jià)值。檔案管理數(shù)字化提高了檔案管理的工作效率，在開(kāi)展檔案利用方面，有方便，快捷，可供諸多衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員同時(shí)使用的優(yōu)點(diǎn)。可見(jiàn)檔案管理數(shù)字化促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展是多方面的，這些都是傳統(tǒng)模式的檔案管理所不具備的，同時(shí)也有利于企業(yè)制定正確全面的發(fā)展規(guī)劃。檔案記錄著企業(yè)和單位的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，為企業(yè)單位今后的發(fā)展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。規(guī)范的檔案管理工作不僅對(duì)企業(yè)和單位有重要意義，而且對(duì)社會(huì)的意義也很重大。

二、目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理不重視，管理人員素質(zhì)低。許多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作不重要，只是簡(jiǎn)單的信息錄入和管理。醫(yī)院過(guò)于重視對(duì)醫(yī)療人才的培養(yǎng)，忽視了對(duì)數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致了醫(yī)院缺乏具有高電子設(shè)備技術(shù)水平的檔案管理人員。許多醫(yī)院的檔案管理人員的素質(zhì)不高，職業(yè)素養(yǎng)較差，沒(méi)有責(zé)任意識(shí)。許多檔案管理工作人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作的知識(shí)了解較少，不能很好的管理檔案信息。由于檔案管理人員的知識(shí)缺乏，致使檔案信息的缺失、遺漏的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。許多醫(yī)院的檔案管理人員很少有機(jī)會(huì)進(jìn)行培訓(xùn)，很少有機(jī)會(huì)提高自身的能力水平。

2.檔案管理工作的信息化水平較低。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的十分迅速，但是許多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)卻相對(duì)落后，有些醫(yī)院檔案管理工作的硬件設(shè)備較差。大多數(shù)情況下，檔案管理工作管理人員還要靠自己去翻找需要的信息，浪費(fèi)了大量的人力和物力不能利用互聯(lián)網(wǎng)等高科技手段提高檔案管理工作的效率。一些醫(yī)院仍然依靠紙質(zhì)檔案的管理方法，跟不上社會(huì)變化發(fā)展的需求，紙質(zhì)化檔案管理不僅占據(jù)大量的空間，儲(chǔ)存的信息量也比較小，制約了檔案管理的發(fā)展。

3.部門(mén)分工不明確。許多企業(yè)和單位檔案管理部門(mén)分工不夠健全，導(dǎo)致許多弊端的出現(xiàn)，首先在檔案管理人員聘用方面.其次。相互監(jiān)督管理的制度不健全，而又有一些非專業(yè)人士被分配到專業(yè)部門(mén)，缺乏相關(guān)的知識(shí)，在其位不謀其事。有些單位的檔案管理人員冗雜，機(jī)構(gòu)的設(shè)置也不合理。各部門(mén)工作職責(zé)及分工，特別是邊緣性、交叉性工作不能明確落實(shí)分工。各部門(mén)不認(rèn)真落實(shí)責(zé)任，不能細(xì)化任務(wù)分工，使檔案管理的每項(xiàng)工作都缺少專業(yè)人士負(fù)責(zé)。形成不了有部門(mén)承擔(dān)，通過(guò)各方面的密切配合，努力形成上下協(xié)同、齊抓共管、通力合作的局面。有些部門(mén)分工并不夠明晰，進(jìn)而使管理權(quán)限有模糊和重疊之處，責(zé)任也無(wú)法明確。工作職責(zé)梳理不清，工作標(biāo)準(zhǔn)不明確，欠缺一定的履職約束機(jī)制。由于一定的歷史原因，各部門(mén)之間的工作職責(zé)梳理不清，還有一部分工作職責(zé)沒(méi)有明確的相關(guān)負(fù)責(zé)人員。干部角色責(zé)任不清晰，部門(mén)職責(zé)分工不清晰。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的策略

1.強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)。提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，一旦出現(xiàn)任何問(wèn)題能夠快速及時(shí)的進(jìn)行修補(bǔ)，避免出現(xiàn)較大的損失。同時(shí)企業(yè)單位要招聘具有較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，擇優(yōu)錄取，定期的對(duì)檔案管理人員的檔案管理知識(shí)和操作能力進(jìn)行考核。平衡技術(shù)人員專業(yè)分布，督促人力資源部門(mén)把技術(shù)人員的培訓(xùn)工作當(dāng)重點(diǎn)來(lái)抓，搞好培訓(xùn)工程，儲(chǔ)備人力資源。讓他們提高專業(yè)素質(zhì)，掌握計(jì)算機(jī)檔案管理方面的知識(shí)，學(xué)會(huì)靈活的運(yùn)用檔案管理軟件，提高工作效率。還要爭(zhēng)取引進(jìn)專業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生，增加引進(jìn)學(xué)生的數(shù)量，認(rèn)真篩選選保證質(zhì)量，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。檔案管理人員也要以身作則，規(guī)范自身的行為，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)。通過(guò)明確的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選拔人才，通過(guò)組織化的途徑來(lái)培養(yǎng)人才，通過(guò)規(guī)范化的程序來(lái)任用人才，完善培養(yǎng)機(jī)制，打造“梯隊(duì)式”的骨干人才隊(duì)伍。建立人才模型，明確人才庫(kù)結(jié)構(gòu)和人才素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格選拔程序，構(gòu)建全員參與的多元化人才體系。

2.完善數(shù)字化檔案管理所需的設(shè)備。強(qiáng)設(shè)備管理，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理裝備的技術(shù)進(jìn)步，以先進(jìn)的設(shè)備和良好的設(shè)備狀態(tài)來(lái)保證檔案管理的順利完成。善于通過(guò)不斷改善人員素質(zhì)和設(shè)備素質(zhì)，充分發(fā)揮設(shè)備效能，為檔案管理創(chuàng)造最好的便捷條件和社會(huì)效益。搞好檔案管理設(shè)備管理工作對(duì)于加快工作進(jìn)度，提高工作效率降低勞動(dòng)強(qiáng)度，增強(qiáng)檔案對(duì)社會(huì)的價(jià)值都有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。完善數(shù)字化檔案管理所需的設(shè)備可以保證每一作業(yè)的落實(shí)與品質(zhì)保證。設(shè)備的完整性狀態(tài)是動(dòng)態(tài)的，設(shè)備完整性需要持續(xù)改進(jìn)，只有不斷地完善數(shù)字化檔案管理所需的設(shè)備，才能使數(shù)字化檔案管理得到不斷的提高。優(yōu)化設(shè)備完整性管理體系構(gòu)架及環(huán)節(jié)，制定出詳細(xì)的實(shí)施設(shè)備完整性管理的作業(yè)程序，設(shè)備作業(yè)要定期審核，配合品質(zhì)保證作業(yè)的實(shí)施。設(shè)備要針對(duì)企業(yè)在檔案業(yè)務(wù)過(guò)程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自動(dòng)化、智能化管理手段，為企業(yè)檔案規(guī)范管理提供支持。

3.完善醫(yī)院信息平臺(tái)。深入分析醫(yī)院的實(shí)際需求，明確了問(wèn)題和解決方案，設(shè)計(jì)既可以單獨(dú)應(yīng)用又可組成平臺(tái)的軟件設(shè)計(jì)理念今后值得深入探討。定制化軟件開(kāi)發(fā)將成為醫(yī)院信息化建設(shè)的未來(lái)趨勢(shì)，加快網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)。設(shè)法消除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息管理所涉及的醫(yī)院管理體，組織結(jié)構(gòu)，工作方法和工作基礎(chǔ)等一系列根本性變革的畏難情緒。增強(qiáng)醫(yī)院信息化所帶來(lái)管理手段的重大變革，服務(wù)方式的根本轉(zhuǎn)變意義的認(rèn)識(shí)。培養(yǎng)技術(shù)人員，因?yàn)獒t(yī)院信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性非常強(qiáng)，出現(xiàn)問(wèn)題必須在短時(shí)間內(nèi)解決。此外，醫(yī)院信息系統(tǒng)維護(hù)工作的外包可能性不大，所以要加強(qiáng)醫(yī)院這方面的人才培養(yǎng)。培養(yǎng)一支高素質(zhì)，穩(wěn)定的人才隊(duì)伍將會(huì)是醫(yī)院信息化平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵。

四、結(jié)論

在新的趨勢(shì)下，檔案的管理工作必須要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新檔案管理工作模式，完善醫(yī)院信息平臺(tái)，提高檔案管理工作的信息化水平，這不僅利于企業(yè)、單位自身的發(fā)展，也會(huì)對(duì)社會(huì)的整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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