高校財務信息的基礎數(shù)據(jù)管理研究

廖丹

摘要：近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術的飛速發(fā)展，我國高校財務會計的核算與管理模式面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。如何利用“基礎數(shù)據(jù)平臺”提升高校會計工作的效率和準確度成為各高校財務工作人員討論的主要問題。在此背景下，本文從集中數(shù)據(jù)庫角度出發(fā)，對高校行政工作中的基礎數(shù)據(jù)進行分析，對高校財務信息管理中基礎數(shù)據(jù)的獲取和使用進行探討，以提升高校財務部門工作的效率和質(zhì)量。

關鍵詞：基礎數(shù)據(jù)平臺；高等學校；財務工作

隨著電子信息技術在社會發(fā)展中發(fā)揮的作用日益提高，高校財務信息的處理變得日益重要。如何使高校財務信息處理工作變得更有效率，滿足各口徑信息提取的需要，建立“基礎數(shù)據(jù)平臺”必然是最有效的途徑。

一、高?；A數(shù)據(jù)平臺的定義

數(shù)據(jù)庫是按照數(shù)據(jù)結(jié)構來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的倉庫，它將數(shù)據(jù)按照一定的格式存放于電腦或服務器當中，方便用戶提取需要的信息。高?；A數(shù)據(jù)平臺是指專門用于集中存放高等學校行政和教學管理所需的基礎信息的數(shù)據(jù)庫。建立一套完整的數(shù)據(jù)平臺，能夠極大提升高校財務信息管理的效率。

二、高?；A數(shù)據(jù)平臺的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校數(shù)據(jù)建設工作主要以分散建設為主，缺乏統(tǒng)一的頂層設計和標準。以至于各部門間數(shù)據(jù)由于格式或反映維度等問題導致外部接口不兼容，高校財務數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、學生數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)都相對獨立允許，雖然能夠滿足獨立部門的內(nèi)部管理需要，但是由于獨立作業(yè)導致的信息孤島，使得很難實現(xiàn)整個校園范圍內(nèi)的信息共享和系統(tǒng)集成。[1]

財務管理職能尚停留在業(yè)務層面，缺乏決策作用。目前財務信息系統(tǒng)以財務核算為主，主要對賬務分類、報表數(shù)據(jù)進行加工，側(cè)重于核算與監(jiān)督。隨著高校規(guī)模逐步擴大，經(jīng)濟業(yè)務越來越復雜，業(yè)務數(shù)據(jù)來源越來越多，高校財務必須完成從核算型財務到管理型財務的轉(zhuǎn)變。[2]

三、建立高?；A數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)點

1.有效降低管理成本。

基礎數(shù)據(jù)平臺是建立在單位集中數(shù)據(jù)庫服務器基礎上，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，向單位各部門提供實時的基礎數(shù)據(jù)查詢及提取服務的信息系統(tǒng)。集中數(shù)據(jù)庫服務器由專門的網(wǎng)絡管理部門負責更新及維護。這樣，財務部門無需投入資金購買專用服務器，還可以得到后期更加專業(yè)的網(wǎng)絡軟硬件維護和服務，節(jié)約高校經(jīng)費開支。

2.可以較大程度擴展空間。

由于目前國內(nèi)小型數(shù)據(jù)庫服務器一般容量較大，配置較高，在集中數(shù)據(jù)庫服務器下，各部門無需擁有服務器設備，因此不再受硬件配置及儲存空間的限制。財務部門可以根據(jù)自身需要，將電子憑證納入會計檔案管理工作，隨時隨地提取需要的會計憑證。

3.數(shù)據(jù)維護及提取更加便捷。

在高校財務精細化管理概念下，高校財務信息數(shù)據(jù)涉及面快速擴展，單憑以往的會計科目核算已無法滿足管理實踐需要。目前，高校財務數(shù)據(jù)涉及人事檔案、學生檔案等等原本不屬于財務管理范疇的信息。如何對這些數(shù)據(jù)進行維護成為眾多高校財務管理提升的瓶頸。例如：學生入學及畢業(yè)涉及的應收款生成與檢查、專業(yè)變動涉及的學費變動、教師職稱變動涉及的工資變動等等，都需要對基礎數(shù)據(jù)進行維護。在基礎數(shù)據(jù)庫平臺下，財務所需數(shù)據(jù)均來自各部門自身管理軟件，如教務管理軟件、人事檔案管理軟件。財務部門只需要對需要信息進行實時提取，無需加以維護。

4.數(shù)據(jù)的安全性更高。

網(wǎng)管部門負責整個基礎數(shù)據(jù)平臺的建設，包括用戶接口、防火墻、機房等基礎設施將會有專門的技術團隊負責日常管理和維護，較目前財務內(nèi)部網(wǎng)絡化管理更具有安全性。

5.可以解決高校內(nèi)部各部門信息孤島問題

高校內(nèi)部各部門信息孤島問題，導致信息資源冗余，更新不及時，同步性差，信息交互和共享受到阻礙，極大增加了暗箱操作風險。掌握基礎數(shù)據(jù)平臺的網(wǎng)絡監(jiān)督可以降低損人利己行為的發(fā)生概率，對高校發(fā)展影響深遠。[3]

四、基礎數(shù)據(jù)庫平臺下高校財務部門應注意的問題

1.使用外部數(shù)據(jù)時應當明確責任

由于財務信息管理大多涉及到資金的收付，當資金收付計算基礎來源于外部信息時，應當明確責任，降低財務風險。例如，教師職稱的提升會導致基本工資部分增長，當職稱信息提取錯誤時，會導致工資應發(fā)數(shù)計算錯誤，從而導致資金流失。面對這一系列問題，財務部門應當考慮實行聯(lián)簽復核制度，降低財務風險。

2.基礎數(shù)據(jù)更新及維護應當分工明確

由于基礎數(shù)據(jù)平臺儲存的數(shù)據(jù)量大，類別較多，數(shù)據(jù)之間難免會有交叉。如教師基礎信息管理應當由教務部門負責更新還是人事部門負責更新的問題，職員代扣代交水電費數(shù)據(jù)應當由后勤部門更新還是財務部門更新的問題等等。因此，在建立基礎數(shù)據(jù)平臺前，應當將未來工作任務分工明確，避免后續(xù)使用時各部門相互推諉。

3.建立及時的錯誤數(shù)據(jù)修正制度

財務部門作為基礎數(shù)據(jù)平臺第一使用人，發(fā)現(xiàn)平臺數(shù)據(jù)錯誤的幾率更大。當發(fā)現(xiàn)平臺數(shù)據(jù)與實際不符時，應當及時提出修正意見。有條件的，還可以在各數(shù)據(jù)來源部門指派數(shù)據(jù)專員，財務部門應第一時間聯(lián)系數(shù)據(jù)專員核實并提醒修正。

4.使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式

每一類基礎數(shù)據(jù)包括數(shù)據(jù)代碼和數(shù)據(jù)名稱兩部分。為了便于數(shù)據(jù)的查詢，應當制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，保證各部門數(shù)據(jù)代碼長度、數(shù)據(jù)名稱的一致性。

五、結(jié)語

將財務信息建立在基礎數(shù)據(jù)平臺之上，無論數(shù)據(jù)的獲取、使用還是保護、儲存，基礎數(shù)據(jù)平臺均能夠發(fā)揮更便捷更準確的優(yōu)勢。若由財務部門牽頭推廣，高校的財務信息管理必將迎來春天。（作者單位：四川職業(yè)技術學院）

參考文獻：

[1]寧玉文，高東懷，郭佳，沈霞娟，李維國.省級教育基礎數(shù)據(jù)標準設計與應用——以陜西省高校為例[C]：《華東師范大學學報》（自然科學版），2015.

[2]劉曉蕓.高校財務管理大數(shù)據(jù)應用策略研究[C]：《金融科技時代》，2015.

[3]沈丙坤，海量數(shù)據(jù)給高校財務管理帶來的變革[C]：《中國管理信息化》，2015.