涉外項目檔案資料管理的探索與實踐

楊茂碧

[摘 要]土耳其阿特拉斯項目是中電投工程公司貫徹落實中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月10日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案資料管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實踐。

[關(guān)鍵詞]阿特拉斯；設(shè)備圖紙管理；供貨商資質(zhì)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.40.041

1 招標(biāo)文件管理

阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投工程公司EPC總承包項目，所有設(shè)備均由中國進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國內(nèi)進(jìn)行。目前已經(jīng)完成了主機標(biāo)招、一至六輔輔機設(shè)備招標(biāo)、工程招標(biāo)及項目議標(biāo)。

2 合同管理方面

所有合同、技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議由PAP進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中（與國內(nèi)相同），便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評審及會簽，代簽合同須有委托書才予以代簽。

3 施工圖紙管理方面

國內(nèi)：根據(jù)工程公司要求，施工圖由PAP管理軟件進(jìn)行管理。先將設(shè)計院計劃出圖目錄導(dǎo)入PAP圖紙管理模塊，現(xiàn)場實際到圖后將計劃到圖的目錄引入實際到圖模塊，資料室將打印分發(fā)單發(fā)至各參建單位，同時整個項目人員將能從PAP中隨時查閱到圖情況，但所有施工圖只能通過紙質(zhì)版進(jìn)行查詢。

國外：根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計院項目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步詳圖。經(jīng)業(yè)主項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項目設(shè)計經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場，想查閱圖紙既能通過紙質(zhì)版查詢，也能通過電子版進(jìn)行查詢。

4 設(shè)備圖紙管理方面

國內(nèi)：設(shè)備圖紙及資料一部分隨設(shè)備裝箱到達(dá)現(xiàn)場，一部分是廠家通過郵件形式發(fā)送至現(xiàn)場。隨設(shè)備的資料由設(shè)備代保管方進(jìn)行清點，制作移交清單。工程公司資料室收到移交資料后進(jìn)行合同核對，同時交由相應(yīng)專工進(jìn)行確認(rèn)，經(jīng)與合同、專工確認(rèn)無誤后，資料室方可簽字接收。

設(shè)備圖紙及資料由PAP軟件進(jìn)行管理，將收到的廠家資料按照合同、專業(yè)、臺套錄入PAP圖紙管理模塊中的“廠家資料”欄，在相應(yīng)的設(shè)備名稱下添加廠家名稱、專業(yè)、實際所到資料名稱及份數(shù)。資料人員申請簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)收到簽發(fā)通知后，分發(fā)給相關(guān)單位，同時信息反饋給資料錄入員，錄入員打印分發(fā)單，將紙質(zhì)資料、圖紙發(fā)至各相關(guān)單位。

國外：項目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過海運同時到達(dá)現(xiàn)場，并經(jīng)EPC物資部門清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設(shè)備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對無誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補供。

5 文檔管理方面

國內(nèi)：所有表格（除驗評規(guī)范表格外）均在PAP中統(tǒng)一生存。一般由施工技術(shù)人員、施工單位資料室、監(jiān)理單位、工程公司資料室、下發(fā)施工單位等程序，并進(jìn)行電子與紙質(zhì)文件一并歸檔，經(jīng)歸檔后的文件，各參建單位均能在PAP進(jìn)行查詢。

國外：目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統(tǒng)一發(fā)布，施工單位將須報審文件送至EPC，經(jīng)EPC專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專業(yè)進(jìn)行歸類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

6 設(shè)計變更管理

國內(nèi)：變更有設(shè)計院提出變更、業(yè)主變更及施工單位申請變更，所有變更由設(shè)計院出單，經(jīng)工程公司質(zhì)量主管或相應(yīng)專業(yè)人員簽字后，即發(fā)至施工單位執(zhí)行，現(xiàn)場執(zhí)行完后，經(jīng)監(jiān)理公司專業(yè)人員現(xiàn)場檢查合格后，方可簽字封閉。

國外：

（1）設(shè)計方出的變更。由設(shè)計院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)和業(yè)主項目經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)，經(jīng)業(yè)主項目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位實施。

（2）施工單位提出的變更申請。經(jīng)設(shè)計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位實施。

7 供貨商資質(zhì)

國內(nèi)：供貨商資質(zhì)。包括：營業(yè)執(zhí)照；生產(chǎn)許可證；產(chǎn)品（典型產(chǎn)品）的檢驗報告；企業(yè)質(zhì)量管理體系認(rèn)證或產(chǎn)品質(zhì)量證證書；新產(chǎn)品應(yīng)有試驗報告鑒定證書等；特殊設(shè)備應(yīng)有安全許可證。

國外：內(nèi)容與國內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國內(nèi)采購，供貨商資質(zhì)幾乎通過電子郵件傳遞到現(xiàn)場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商公章。

8 驗評資料

國內(nèi)：根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評價規(guī)程》，驗評資料在組卷時，要求每個單位工程須有單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明材料登記表、設(shè)計更改登記表、所用計量器具登記表、質(zhì)量竣工驗收記錄、質(zhì)量控制資料核查記錄、安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、竣工驗收文件。

國外：雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評價規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專業(yè)報送ITP計劃清單。

9 竣工資料的整理移交

國內(nèi)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)范及中電投2012年《火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》等要求，竣工資料一般為168結(jié)束后6個月完成。

9.1 竣工檔案的質(zhì)量要求

項目歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實、可靠與工程實際相符合；項目文件應(yīng)為原件；項目文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822規(guī)定；由勞務(wù)分包形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)對形成文件承擔(dān)全部的質(zhì)量責(zé)任并簽字確認(rèn)；用于記錄的專業(yè)施工與驗收表格式文件，應(yīng)符合現(xiàn)行電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，沒有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)用畫線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。檔案的檔案卷盒、卷皮、表格、分類、編目、裝、用紙規(guī)格、書寫格式等應(yīng)符合國家規(guī)定及工程公司相關(guān)要求；歸檔文件統(tǒng)一采用A4紙，70g以上白色書寫材料。電纜合格證若是鐵制材料的，先裝入大信封，再線裝。

9.2 竣工檔案的歸檔要求

歸檔時間：機組移交生產(chǎn)后1個半月內(nèi)按合同規(guī)定整理1正1副竣工資料提交業(yè)主。

歸檔份數(shù)：招投標(biāo)、合同文件1正1副，設(shè)備資料每臺機組2套、公共系統(tǒng)設(shè)備資料2套、施工圖1套；項目施工文件1正1副，竣工圖2套。

歸檔文件的原件與復(fù)印件的掌握：自己單位產(chǎn)生的文件要以原件歸檔，外來文件在副本中可使用復(fù)印件。

運用PAP“工程資料管理”軟件進(jìn)行電子版上傳及竣工資料組卷工作，在單位工程竣工驗收時，將所有的項目竣工文件錄入竣工資料管理程序內(nèi)，同時提交二套相對應(yīng)的電子版（電子光盤或移動硬盤）。

9.3 工程檔案的組卷原則

項目施工文件按單項工程、單位工程組卷；管理性文件按問題、時間組卷。

工程檔案的組卷在卷內(nèi)文件排列、案卷編目、案卷封面的編制、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、案卷裝訂等方面也有不同的規(guī)定要求。

國外：根據(jù)EPC總承包合同及2008年3月19日會議要求，需要移交業(yè)主的資料為已批準(zhǔn)的圖紙電子版1份，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件4份，已批準(zhǔn)的圖紙7份，測試過程報告6份，設(shè)備測試證書6份，運行維護(hù)手冊7份，竣工圖15份，合格證及檢驗報告、試驗報告、質(zhì)量證明4份。

需要移交業(yè)主的文件大致為：凡中英文對照聯(lián)系單、報業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計變更單、設(shè)計修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質(zhì)量證明文件。

9.4 竣工資料的質(zhì)量要求

比國內(nèi)要求少，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項目現(xiàn)場主管經(jīng)理一人簽字即可。移交的竣工資料須蓋“For construction”公章。