關(guān)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化管理的幾點(diǎn)思考

鄭靜 齊丹丹

摘 要：隨著我國(guó)信息化水平的不斷提高和財(cái)務(wù)管理制度與國(guó)際逐漸接軌，作為現(xiàn)代化企業(yè)必須適應(yīng)現(xiàn)階段對(duì)財(cái)務(wù)管理高效、準(zhǔn)確、可控可預(yù)測(cè)的基本要求，企業(yè)必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化的管理，加快信息化建設(shè)的步伐。加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化的管理，避免財(cái)務(wù)工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，使電算化系統(tǒng)在財(cái)務(wù)工作中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)電算化 管理 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù) 會(huì)計(jì)檔案

中圖分類號(hào)：F234.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）05-113-02

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和發(fā)展，數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，人們的工作效率在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的輔助下得到了很大的提高。在這樣一個(gè)數(shù)字化信息時(shí)期，電算化為財(cái)務(wù)管理開創(chuàng)了一個(gè)全新的時(shí)代，使財(cái)務(wù)管理真正進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代，提高了財(cái)務(wù)的管理水平，具有非常大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)電算化是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它使財(cái)務(wù)發(fā)展登上了新的臺(tái)階，對(duì)會(huì)計(jì)工作具有很深的影響。

一、財(cái)務(wù)電算化的意義

1.改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式。在數(shù)字信息化之前，會(huì)計(jì)的核算工作是由多人合作共同完成，它包括記賬、轉(zhuǎn)賬、匯總、出報(bào)表等大量繁重的工作。實(shí)行財(cái)務(wù)電算化以后，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)就可以自動(dòng)完成一系列的工作。電算化系統(tǒng)可以及時(shí)準(zhǔn)確的輸出所編制的會(huì)計(jì)報(bào)表，并進(jìn)行長(zhǎng)期保存，它可以處理大量的信息數(shù)據(jù)，可靠性強(qiáng)。運(yùn)用電算化系統(tǒng)不僅可以使會(huì)計(jì)核算工作迅速簡(jiǎn)單的進(jìn)行，而且很大程度上保證了會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性。

2.有效預(yù)防控制造假作弊現(xiàn)象。財(cái)務(wù)電算化使財(cái)務(wù)工作的安全性、保密性、可靠性得到保證，有效地防止造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生，使財(cái)務(wù)管理得到進(jìn)一步加強(qiáng)。在使用電算化系統(tǒng)的過(guò)程中，我們可以根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置密碼，確保了財(cái)務(wù)信息的安全可靠。

3.提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)及會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展、信息容量增加的時(shí)代，財(cái)務(wù)人員只有不斷掌握現(xiàn)代知識(shí)，提高自身素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。財(cái)務(wù)電算化不但改進(jìn)了會(huì)計(jì)核算方法和核算工具，也改變了會(huì)計(jì)的人員分工和工作組織，提高了財(cái)務(wù)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，全面提高了財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

二、財(cái)務(wù)電算化應(yīng)用中存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)電算化工作中的安全問(wèn)題。應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，有效提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和工作效率，但也帶來(lái)了一定的安全性問(wèn)題。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，利用計(jì)算機(jī)犯罪的手段具有智能化和隱蔽性，雖然有不少防范技術(shù)可以避免網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，但仍有病毒可入侵計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，計(jì)算機(jī)病毒傳播速度快，破壞力強(qiáng)，被入侵的電腦中存儲(chǔ)的信息會(huì)被竊取。而另一方面，由于當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)開發(fā)過(guò)程中，普遍存在輕視安全的現(xiàn)象，軟件中的加密技術(shù)往往只是為防止盜版，而未對(duì)軟件中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，系統(tǒng)一旦被病毒入侵，極易發(fā)生泄密問(wèn)題。此外，由于系統(tǒng)管理制度不完善，不少企業(yè)單位為操作方便，電算化系統(tǒng)的軟件密碼往往是公開的，系統(tǒng)管理人員下放給操作人員的權(quán)限過(guò)大，存在容易發(fā)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的隱患，并給企業(yè)和單位帶來(lái)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

2.會(huì)計(jì)無(wú)紙化中存在的問(wèn)題。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中，企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)需要使用紙張文字的方式記錄下來(lái)，有原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證等文字材料，而在紙質(zhì)文件上的數(shù)據(jù)難以進(jìn)行修改，使得經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生后有據(jù)可查，在一定程度上能夠較好地防范人員故意篡改數(shù)據(jù)。而實(shí)施財(cái)務(wù)電算化管理后，手工中用于記錄的紙質(zhì)文件被磁盤、光碟等電子介質(zhì)代替，而電子資料可以進(jìn)行不留痕跡的修改，使得一些非法犯罪行為更為隱蔽。

3.電算化檔案存儲(chǔ)問(wèn)題。財(cái)務(wù)管理實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后形成的電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上，而由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，需要經(jīng)常進(jìn)行備份，定期對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。而在實(shí)際工作中，不少操作人員不能做到每天備份，定期檢查，導(dǎo)致系統(tǒng)一旦發(fā)生問(wèn)題就無(wú)法補(bǔ)救，只能憑借原始憑證重新錄入，增加大量不必要的工作。

4.財(cái)務(wù)電算化人才短缺。目前國(guó)內(nèi)從事財(cái)務(wù)電算化的人員，主要是由之前的會(huì)計(jì)、出納經(jīng)短期培訓(xùn)后上崗的，會(huì)計(jì)、出納人員雖然有著豐富的會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，但不少人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟悉，僅能使用財(cái)務(wù)軟件，在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)變化或故障時(shí)，只能求助于維修人員。而由于軟件維修人員往往并不熟悉會(huì)計(jì)操作，雙方不能很好地配合，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。還有一些人員計(jì)算機(jī)操作熟練，雖然通過(guò)了會(huì)計(jì)電算化考試，但會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)不足，在運(yùn)用軟件處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，不能靈活地運(yùn)用軟件對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行加工和分析。

三、關(guān)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化管理的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)電算化系統(tǒng)的管理。在財(cái)務(wù)信息化管理中，財(cái)務(wù)人員通過(guò)操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，在操作過(guò)程中由于各種原因可能會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)重要數(shù)據(jù)的丟失或破壞，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行。因此應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)操作權(quán)限和密碼，嚴(yán)格管理會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作，避免不正規(guī)的不合理的操作，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供保證。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行中，若出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)的進(jìn)行檢查并記錄，分析故障，修復(fù)、更新設(shè)備，并進(jìn)行安裝調(diào)試。單位的財(cái)務(wù)工作發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)的對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行修改以適應(yīng)工作情況，并不斷的完善系統(tǒng)。另一方面，還應(yīng)不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化數(shù)據(jù)的管理制度，制定會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決計(jì)算機(jī)意外發(fā)生的故障，避免在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的混亂或者丟失。重視會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理，對(duì)會(huì)計(jì)軟件及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保密設(shè)置，防止他人私自修改。應(yīng)經(jīng)常對(duì)磁性介質(zhì)里存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存?zhèn)浞?。隨著財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展，對(duì)財(cái)務(wù)管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的要求也越來(lái)越高。只有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷地更新?lián)Q代，跟上信息化的步伐，財(cái)務(wù)的電算化工作才能更好更快的發(fā)展。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制。財(cái)務(wù)電算化實(shí)施以后，計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制方式代替了傳統(tǒng)的計(jì)算、核算等內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方式。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員人工核對(duì)方式，也被計(jì)算機(jī)所代替，計(jì)算機(jī)依據(jù)審核后的會(huì)計(jì)憑證對(duì)總賬及明細(xì)賬進(jìn)行自動(dòng)的記錄歸納。為了確保會(huì)計(jì)審核的準(zhǔn)確性，除了在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)審核之后進(jìn)行簽字確認(rèn)以外，部分單位還要求在打印的會(huì)計(jì)憑證上進(jìn)行確認(rèn)蓋章。企業(yè)在使用新的內(nèi)部控制方式時(shí)，也應(yīng)結(jié)合傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的人員內(nèi)部牽制制度作出合理的調(diào)整，預(yù)防由于人員分工不當(dāng)而出現(xiàn)違規(guī)犯罪情況。此外，還應(yīng)注意杜絕反結(jié)賬以及記反賬的情況發(fā)生。反結(jié)賬就是將已經(jīng)結(jié)賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)，反記賬就是將已經(jīng)記賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，修改或刪除已經(jīng)保存的記賬憑證，重新排列憑證號(hào)的順序，沒有留下任何記錄，這樣就大大降低了會(huì)計(jì)賬冊(cè)的真實(shí)性。按財(cái)政部門規(guī)定的要求，會(huì)計(jì)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)審核記賬后如果需要修改，應(yīng)重新輸入沖銷憑證及正確憑證，進(jìn)行記賬，這樣就留下了修改內(nèi)容及修改責(zé)任人的記錄，會(huì)計(jì)賬冊(cè)的真實(shí)性及其質(zhì)量也得到了保證。因此財(cái)務(wù)部門要禁止反記賬和反結(jié)賬行為的發(fā)生。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理。會(huì)計(jì)檔案管理也是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，實(shí)施財(cái)務(wù)電算化后，還應(yīng)制定相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。企業(yè)的電算化檔案應(yīng)有專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，切實(shí)做好財(cái)務(wù)電算化最基本的工作。電算化會(huì)計(jì)檔案一般是存儲(chǔ)在光盤或是磁性介質(zhì)上的，管理人員應(yīng)對(duì)光盤進(jìn)行保護(hù)，并留副本，妥善保存，存檔時(shí)應(yīng)注明操作人員的姓名以及存檔的時(shí)間，存放在安全固定的地方，為以后的工作提供方便。此外，除了保存會(huì)計(jì)檔案的電子版之外，會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)用以計(jì)算機(jī)打印的書面的形式進(jìn)行保存，進(jìn)行備份。這樣，不僅使會(huì)計(jì)檔案得到了妥善管理，而且方便了以后相關(guān)工作人員在需要時(shí)對(duì)年度會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查詢。在需要更換會(huì)計(jì)電算化檔案管理員時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)的移交手續(xù)。對(duì)于需要移交的會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)、名稱、起止時(shí)間、保管期限等進(jìn)行列表明確。應(yīng)在單位相關(guān)負(fù)責(zé)人監(jiān)察的情況下進(jìn)行移交，交接雙方均應(yīng)在移交清冊(cè)上簽字。

4.培養(yǎng)財(cái)務(wù)電算化綜合人才。財(cái)務(wù)電算化的應(yīng)用，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員提出了更高的要求，不僅要求人員應(yīng)具備較為豐富的專業(yè)會(huì)計(jì)知識(shí)，還要求人員能夠熟練操作財(cái)務(wù)軟件，并具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠?qū)ω?cái)務(wù)軟件進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)和管理。針對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)電算化人才缺乏的問(wèn)題，需要不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化綜合人才的培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)。在對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的需要，選擇實(shí)用性強(qiáng)的內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維修人員、管理人員等不同崗位上工作人員所培訓(xùn)的重點(diǎn)也應(yīng)有所不同，建立起一套融合計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能和會(huì)計(jì)工作培訓(xùn)體系，從而培養(yǎng)一批即具有豐富的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，又具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件處理分析財(cái)務(wù)信息，同時(shí)掌握軟件維修保養(yǎng)等基礎(chǔ)知識(shí)的綜合人才，將計(jì)算機(jī)知識(shí)、會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)融合在一起，培養(yǎng)骨干力量，為財(cái)務(wù)電算化的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)電算化已經(jīng)得到廣泛的應(yīng)用，加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化的管理成為重中之重。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理及系統(tǒng)的程序化，使財(cái)務(wù)電算化變得越來(lái)越復(fù)雜。只有對(duì)財(cái)務(wù)電算化進(jìn)行合理操作、正確維護(hù)、嚴(yán)格管理，才能使財(cái)務(wù)工作更好的開展。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化的管理，避免財(cái)務(wù)工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，使電算化系統(tǒng)在財(cái)務(wù)工作中發(fā)揮更大的作用。

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（作者單位：蘭州軍區(qū)臨潼療養(yǎng)院 陜西西安 710600）

（責(zé)編：紀(jì)毅）