信息化發(fā)展給高校檔案工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

【摘 要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化發(fā)展程度和深度在不斷縱化，檔案信息化的步伐也越來越快。高校檔案工作在信息化發(fā)展中不可避免地受到?jīng)_擊，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案部門應(yīng)當(dāng)積極采取措施，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，化危為機(jī)。

【關(guān)鍵詞】信息化發(fā)展 高校檔案工作 機(jī)遇 挑戰(zhàn) 措施

【中圖分類號(hào)】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A

【文章編號(hào)】0450-9889（2015）05C-0144-02

2008年，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》發(fā)布。該法案的實(shí)施標(biāo)志著我國(guó)高校檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)新階段。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息化的步伐越來越快，高校檔案工作在信息化發(fā)展中不可避免地受到?jīng)_擊，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、信息化發(fā)展給高校檔案工作帶來的機(jī)遇

（一）信息技術(shù)快速發(fā)展給高校檔案工作開展提供了堅(jiān)實(shí)的條件保障。信息化的發(fā)展依賴于現(xiàn)代高科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、云技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的高科技是檔案信息存儲(chǔ)、處理和利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。電子存儲(chǔ)、云技術(shù)為檔案載體從紙質(zhì)化向電子化提供了現(xiàn)實(shí)可能；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，打破了檔案利用在空間、時(shí)間上的限制，在檔案制作者和利用者之間架起了一座橋梁，極大地提高了高校檔案的利用率，并使之更加高效、方便和快捷；數(shù)字檔案館是檔案信息化的必然趨勢(shì)，近年來以上海交通大學(xué)、東南大學(xué)、南京大學(xué)為首的高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得顯著成效，高校檔案從平面化走向立體化服務(wù)，這是傳統(tǒng)檔案所望塵莫及的。

（二）信息化發(fā)展為提高高校檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)提供了良好機(jī)會(huì)。檔案信息永久保存是檔案工作者的愿望，信息化發(fā)展為此提供了實(shí)現(xiàn)機(jī)遇和物質(zhì)基礎(chǔ)。任何工作都是由人來主導(dǎo)和完成，檔案工作者是否能適應(yīng)并提高自己的綜合素質(zhì)，與檔案工作開展的程度和深度息息相關(guān)。近年來，國(guó)家和高校高度重視信息化建設(shè)，加快了相關(guān)政策的制定和加大了經(jīng)費(fèi)的支持，高校檔案相關(guān)工作人員應(yīng)該抓住機(jī)遇，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和技能，積極參與同行之間的溝通和交流，使高校檔案工作更上一層樓。

（三）高校檔案部門在信息化發(fā)展中可大有作為。近年來，我國(guó)高校檔案部門工作快速發(fā)展，但是由于歷史等各方面原因，部分高校對(duì)檔案建設(shè)不夠重視，有些高校把檔案部門人員列在編制外。檔案部門的工作人員非本專業(yè)出身、高校對(duì)檔案部門的經(jīng)費(fèi)支持有限等，在一定程度上制約著檔案工作的進(jìn)步和開展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息在社會(huì)發(fā)展中的作用越來越大，擁有的信息量多意味著占據(jù)主導(dǎo)權(quán)和制高點(diǎn)。檔案部門擁有著大量的一手資料，這是人類在長(zhǎng)期生產(chǎn)生活中積累的寶貴財(cái)富，是歷史文明傳承的重要載體。高校檔案部門不僅記錄和承載高校原始?xì)v史，還收集和涵蓋了大量行政、教學(xué)和學(xué)術(shù)信息，掌控著豐富的信息資源，借助高校管理數(shù)字化的東風(fēng)，高校檔案部門完全有機(jī)會(huì)在信息化發(fā)展中大有作為。

二、信息化發(fā)展給高校檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）信息化發(fā)展給高校檔案部門工作觀念帶來的沖擊。思想是實(shí)踐的指南，觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，因循守舊，墨守成規(guī)，是高校檔案部門工作前進(jìn)的絆腳石。檔案工作要不斷與時(shí)俱進(jìn)、調(diào)整自身功能以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，才能在信息化的過程中保持旺盛的生命力。檔案管理工作就是對(duì)各種檔案進(jìn)行收集（征集）、整理、保管、編目、統(tǒng)計(jì)和利用。在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案載體以紙質(zhì)文件為主，并圍繞著紙質(zhì)文件開展各項(xiàng)工作。隨著信息化發(fā)展，檔案載體逐漸向電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。同一個(gè)檔案信息有可能同時(shí)存儲(chǔ)在以磁帶、云庫(kù)、硬盤、多媒體等多個(gè)載體上，檔案信息的真實(shí)性和完整性成為關(guān)注的焦點(diǎn)。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件管理為中心的理念必須逐漸向以信息管理中心轉(zhuǎn)變。

（二）信息化發(fā)展給高校檔案管理方式帶來的挑戰(zhàn)。我國(guó)檔案管理工作受蘇聯(lián)模式影響較大，高校檔案負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料，文件歸檔范圍主要集中在黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、設(shè)備等。傳統(tǒng)的高校檔案管理圍繞紙質(zhì)的檔案載體為中心進(jìn)行手工作坊式為主，工作量大，效率較低。信息化發(fā)展最重要的轉(zhuǎn)變就是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等為中心進(jìn)行信息的收集、加工、編碼和處理，過程更加高效、快捷。這就要求高校檔案工作者必須掌握一定的信息化技術(shù)，真正轉(zhuǎn)變管理方式，從深度和廣度上加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，用信息化來總攬未來檔案工作發(fā)展方向。

（三）信息化發(fā)展中高校檔案信息的安全性。在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的大背景下，我國(guó)檔案信息安全問題不斷面臨新的問題。2013年美國(guó)棱鏡門事件讓我們更清楚地意識(shí)到我國(guó)目前檔案信息安全問題堪憂。隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，目前我國(guó)多數(shù)高校實(shí)行網(wǎng)上歸檔，并擁有自己獨(dú)立的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫(kù)，極大地增加了便利，但同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)的開放性使得檔案信息的安全性也受到前所未有的挑戰(zhàn)。檔案信息安全意識(shí)薄弱、檔案信息安全體系不夠完善、對(duì)國(guó)外電子產(chǎn)品的過度依賴和新科技應(yīng)用手段帶來的隱患不容小覷。

（四）信息化發(fā)展過程中高校檔案服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大。高校檔案部門服務(wù)對(duì)象以校內(nèi)師生為主，校外范圍的服務(wù)對(duì)象很少。由于歷史等原因，我國(guó)檔案工作始終籠罩在一層頗為神秘的面紗下面，一提起檔案，就聯(lián)想到保密性、不可告知性，這也無形中減少了檔案資料的利用率。隨著信息化發(fā)展，高校數(shù)字檔案館、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)逐漸建立并處于完善之中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，把使用者和制作者連接起來，改善了使用過程中的煩瑣手續(xù)，也提高了檔案的使用率，檔案使用對(duì)象在逐漸增多的同時(shí)，也對(duì)高校檔案部門工作提出了更高的要求。

三、高校檔案部門應(yīng)當(dāng)采取的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案工作創(chuàng)新意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)。依靠創(chuàng)新開展和推動(dòng)檔案工作，是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒課題。轉(zhuǎn)變觀念、樹立創(chuàng)新意識(shí)理應(yīng)成為必要措施。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案工作同其他事物一樣，應(yīng)走出慣性思維，打破以檔案實(shí)體管理為中心的舊觀念，樹立以檔案信息管理為中心的新理念，深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)、規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，統(tǒng)籌謀劃高校檔案工作的發(fā)展戰(zhàn)略。每一種檔案管理觀念和方式的形成，都與同時(shí)代有著密不可分的聯(lián)系。隨著信息化的發(fā)展和檔案工作向深度和廣度推進(jìn)，高校檔案部門需要形成新的管理理論，建立新的管理制度和管理模式，運(yùn)用新的技術(shù)手段和方法。

高校檔案部門要積極“走出去”，與文件管理部門、檔案使用對(duì)象密切溝通。不僅要實(shí)現(xiàn)文件和檔案的圓滿對(duì)接，更要把“死”的檔案信息“活”用起來，真正發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

（二）緊密結(jié)合信息發(fā)展時(shí)代背景，建立并完善高校檔案信息資源體系。21世紀(jì)是信息爆炸時(shí)代，信息的擁有量和準(zhǔn)確性意味著抓住了成功的制高點(diǎn)和主動(dòng)權(quán)。我國(guó)高校檔案部門擁有大量豐富的信息資源，建立和完善高校檔案信息資源體系可以幫助我們更好更有效地利用這些資源。核心有兩點(diǎn)：檔案的數(shù)字化和電子化。

檔案的數(shù)字化是當(dāng)前大勢(shì)所趨，要逐步將紙質(zhì)文件為載體的檔案存儲(chǔ)方式向數(shù)字化發(fā)展。對(duì)于紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)的查找檢索費(fèi)時(shí)性、存儲(chǔ)檔案空間性、維護(hù)的不方便性和人工的費(fèi)時(shí)費(fèi)力來說，檔案數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便，容易實(shí)時(shí)同步備份，存儲(chǔ)空間小且壽命長(zhǎng)，維護(hù)起來更加方便、安全。

檔案的電子化方面，將關(guān)注點(diǎn)放在電子化檔案本身的歸檔和保存上。建立電子化檔案的歸檔機(jī)制，完善電子化檔案的工作機(jī)制，使檔案電子化的歸檔和保存更有制度保障。電子檔案中原始信息的長(zhǎng)期保存問題更是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討。

（三）建立高校檔案信息安全防護(hù)體系和制度建設(shè)，完善應(yīng)急預(yù)案機(jī)制。再好的規(guī)劃，沒有切實(shí)可行的實(shí)施方案和制度建設(shè)，終究是紙上談兵。高校檔案信息安全體系的建設(shè)是時(shí)間和意識(shí)上的轉(zhuǎn)化過程，逐步實(shí)施能保證在轉(zhuǎn)化過程中適應(yīng)形勢(shì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保證體系最終順利建設(shè)完成。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)急預(yù)案能保證我們?cè)谕话l(fā)事件當(dāng)中及時(shí)有效地進(jìn)行處理，把損失降低到最小。

技術(shù)因素是檔案信息安全體系建設(shè)的直接影響因素，但并不是唯一因素。要抓住一切機(jī)會(huì)大力宣傳檔案信息安全意識(shí)，把這種信息安全防范意識(shí)“武裝”到每一個(gè)檔案工作人員身上和每一個(gè)檔案工作的環(huán)節(jié)上。有形的產(chǎn)品和無形的意識(shí)緊密結(jié)合，才能最終建立起牢固的安全防護(hù)體系。

（四）借助信息化發(fā)展的良好契機(jī)，擴(kuò)大高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。我國(guó)高校檔案館所保管的檔案信息資源是我國(guó)檔案資源的重要組成部分，高校在為社會(huì)發(fā)展和培養(yǎng)人才的同時(shí)，也對(duì)社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到助推作用。高校檔案信息通過公共獲取的方式提供給社會(huì)公眾使用是高校檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值的重要途徑。信息化發(fā)展的最終途徑是為了大眾更好更快地利用信息。應(yīng)以信息化背景和高校管理數(shù)字化為契機(jī)，提供更豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)，例如遠(yuǎn)程下載、在線瀏覽、資料代查服務(wù)等，并簡(jiǎn)化相關(guān)手續(xù)，利用互聯(lián)網(wǎng)的橋梁作用，將高校內(nèi)的檔案資源信息和校外的使用人員連接起來，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值。

與此同時(shí)，高校檔案工作人員要樹立“以人為本”的主動(dòng)服務(wù)理念，主動(dòng)向檔案信息使用者提供有針對(duì)性、時(shí)效性強(qiáng)的檔案信息；樹立超前服務(wù)理念，主動(dòng)從使用者的角度出發(fā)，從當(dāng)前大信息時(shí)代背景出發(fā)，豐富檔案內(nèi)容、收集使用者更感興趣的資料，逐漸從“封閉式”管理向“開放式”服務(wù)轉(zhuǎn)變，讓檔案的價(jià)值真正地“發(fā)光發(fā)亮”。

如何有效應(yīng)對(duì)并利用好信息化所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這是每個(gè)高校檔案工作群體、每個(gè)檔案工作者都應(yīng)當(dāng)思考的問題，我們要用新的思維、新的措施積極面對(duì)，與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，化危為機(jī)，使高校檔案工作在信息化發(fā)展的浪潮中大展宏圖，大有作為。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閉線林.新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014（5）

[2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學(xué)通訊，2011（5）

【作者簡(jiǎn)介】黃丹妮（1981- ），女，廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案學(xué)研究生，館員。

（責(zé)編 吳 筱）