新形勢下“服務型”高校二級學院辦公室工作的創(chuàng)新探索

潘厚勇

摘 要：高校二級學院辦公室工作承上啟下、協(xié)調左右，集管理性、執(zhí)行性、服務性于一身，是部門工作正常開展的重要樞紐。辦公室工作人員，必須認清自身工作特點，改變思想作風，提高業(yè)務素質，創(chuàng)新服務理念和方法，提升服務能力，從繁雜的工作中解放出來，為廣大師生員工提供優(yōu)質高效的服務。

關鍵詞：服務；二級學院；辦公室；管理；創(chuàng)新服務

隨著我國高校內部管理體制改革的深化，高校已基本實行二級管理，高校二級學院辦公室作為各方聯(lián)系與溝通的橋梁，起著越來越重要的作用。二級學院辦公室工作人員要牢固樹立服務為先的宗旨，為學校其他職能部門、本部門師生員工提供優(yōu)質的服務。在此基礎上，不斷更新工作思路，創(chuàng)新工作方法，構建“服務型”辦公室工作模式，推進高校二級學院辦公室工作有序進行。

一、二級學院辦公室工作特點分析

（1）管理性。二級學院辦公室的主要工作就是行政管理，主要包括二級核算經費管理、二級學院后勤保障、二級學院資產管理、文件檔案的搜集與管理、各種信息的傳遞與交流以及各級領導臨時安排的事務性工作等。

（2）執(zhí)行性。二級學院辦公室，作為高校最基層的管理層，具備政策指令的執(zhí)行性。這一特點要求辦公室工作人員，必須從政治的高度觀察和思考問題，嚴格把握政策尺度與范圍，落實好學校、學院領導布置的各項工作和有關政策精神。

（3）服務性。從現(xiàn)代管理學角度看，管理就是服務，辦公室人員必須牢固樹立服務意識，耐心、細致、熱情、周到地為師生員工服務，建立和諧幸福的“大家庭”。在各項工作的執(zhí)行過程中，不能機械、教條地生搬硬套，而應根據實際情況，針對不同的服務對象，采取不同的服務方式和方法，將制度的原則性同執(zhí)行的靈活性相結合，力求達到最佳的管理與執(zhí)行效果。

二、改變思想作風，創(chuàng)新服務理念

（1）提升政治思想素質。不管是辦公室主任，還是普通科員，都必須加強學習，不斷地提高自身素質。作為學院領導的參謀助手，要有堅定的政治立場，必須充分地了解學校和學院整體發(fā)展思路，實事求是，顧全大局，維護學校和學院的整體利益。同時，辦公室工作繁雜，工作人員必須具備細致認真的工作作風，才能有序地完成各項工作。而且辦公室經常會遇到臨時工作任務，要求工作人員有為學院發(fā)展犧牲自身利益的精神，要有無私奉獻、吃苦耐勞和全心全意為學院師生服務的精神。因此，提高自身政治思想素質，堅定為師生服務的理想信念，是做好辦公室工作的先決條件。

（2） 妥善處理“大”與“小”的關系。辦公室工作繁雜，期間不乏影響學院發(fā)展的“大事”，如部門年度計劃的制定與落實、二級財務預算與核算、重要會議的安排、突發(fā)事件的處理等問題，都需謹慎對待，提高工作效率和質量。然而，辦公室更多的是“小事”，如接打電話、收集材料、收發(fā)文件、活動通知、打印公文、車輛安排，等等。這些事情看似很小，也沒有太多的技術含量，但卻與學院的日常運轉息息相關。

因此，無論大小事，都需認真對待，牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的思想，培養(yǎng)耐心、細心的品格，服務好每件事、每個人。

（3）“服從”意識轉變?yōu)椤胺铡币庾R。由于辦公室工作的執(zhí)行性特點，許多工作都停留在“服從”的層面上，服從上級、服從領導，按部就班開展工作。缺乏創(chuàng)新意識，缺乏人文關懷，未能與崗位特點相結合。在新形勢下，我們必須改變一味“服從”的工作作風，大力提倡“服務”意識，為領導做好參謀服務，為部門做好協(xié)調服務，為師生做好指導服務。

三、創(chuàng)新服務方法，提升服務能力

（1）提升業(yè)務素質，優(yōu)化隊伍結構。管理者自身的業(yè)務能力直接影響管理的效率和服務的質量，管理者除了服務態(tài)度好、服務意識強以外，還必須擁有豐富的管理理論知識，掌握現(xiàn)代化管理技術，運用先進的管理手段，才能提供優(yōu)質而高效的服務。然而，高校二級學院辦公室人員基本上是以年輕人為主，大多由教師轉崗人員組成，管理經驗缺乏，業(yè)務能力亟待提高。因此，在自身努力積累工作經驗的基礎上，高校應該重視現(xiàn)有辦公室工作人員的專業(yè)化培訓，打好“走出去”“請進來”兩張牌，多方面學習交流，提升業(yè)務素質，提高服務效能。

（2）科學制訂計劃，統(tǒng)籌安排時間。辦公室工作千頭萬緒，必須有科學的計劃性，把握各項工作的時間節(jié)點，做到忙而不亂。年初根據學校和部門確定的年度工作計劃，建立詳細的工作行事歷，做到每月工作有重點，每項工作有專人負責。針對實際情況，月初應對工作計劃進行適當調整，統(tǒng)籌安排好工作時間，提高工作效率。同時要想在前、謀在先，為領導留足決策時間，為師生留足準備時間，避免疲于應付，確保有充分的時間和精力高質量地完成服務工作。

（3）完善管理制度，加強宣傳力度?？茖W化、制度化管理是構建“服務型”高校二級學院辦公室工作的有力保障。只有加強管理制度建設，明確責任分工，提高制度的執(zhí)行力，辦公室工作才能高效運行。首先，加強制度建設，積極推進規(guī)范化管理，完善績效考核、財務報銷、教學規(guī)范、接待、考勤、公文處理、檔案管理等一系列制度的修訂，加強宣傳力度，組織教職工深入解讀相關制度，提高制度的執(zhí)行力。其次，規(guī)范崗位責任制，將部門工作任務細化到人頭，做到事事有人干、事事有人管，有效避免因職責不清出現(xiàn)相互推諉扯皮現(xiàn)象。最后，加大制度執(zhí)行力，增強每個人員按規(guī)章制度辦事的自覺性，強化制度的約束力和透明度，避免辦公室工作人員反復催促、重復勞動，工作人員只需按制度化程序為師生提供好服務，誠懇接受廣大師生的監(jiān)督。

（4）加強信息化平臺建設，提升服務效能。隨著信息技術的快速發(fā)展，數字化校園正悄然走進我們的身邊，各高校已經著手全面推進數字化校園建設，學院與學校各職能部門基本實現(xiàn)了快捷的網上辦公模式。但由于軟硬件設備、人力資源等因素，各二級學院內部信息化辦公水平并不高。那么，在現(xiàn)有條件下如何搭建二級學院信息化平臺，提升服務效能呢？首先，辦公室工作人員要加強自身學習，提升現(xiàn)代信息技術和計算機應用技術能力，熟練掌握學校數字化平臺的使用，加強與學校各職能部門和其他二級學院的信息溝通。其次，加強學院網頁信息發(fā)布，建立學院工作QQ群、微信號、短信群發(fā)等交流平臺，形成立體式的信息傳播渠道，實現(xiàn)快捷的信息傳達與信息匯總。最后，建立數字化檔案材料，對使用頻率較高的檔案材料，實施電腦掃描保存，建立數字化檔案目錄，便于查詢，減少師生反復提供材料復印件的煩惱，提高服務效能，增強廣大師生的認同感。

（5）營造良好工作環(huán)境，搭建開放性、協(xié)調性服務平臺。辦公室是學院工作的樞紐，起著承上啟下、協(xié)調左右、聯(lián)絡內外的作用，其工作方式是多層面、全方位、綜合性的。因此，辦公室工作不能閉門造車，對內對外都應體現(xiàn)出其開放性、協(xié)調性的特點，努力營造和諧、有序的工作環(huán)境。辦公室工作人員一方面要注意收集和上報學院師生各方面的意見和建議，及時反饋領導的處理意見，增加工作的透明度；另一方面要加強與其他部門的溝通與聯(lián)系，開闊視野，協(xié)調好學院與學校其他各部門之間的關系，建立聯(lián)動機制。

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（作者單位：杭州科技職業(yè)技術學院）