網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享模式探究

楊培決

【摘要】 當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)高校檔案工作提出了新的要求。高校檔案信息資源共享，讓檔案信息的布局變得更加科學(xué)，促進(jìn)了高校檔案管理工作再上新的臺(tái)階。高?？赏ㄟ^(guò)完善的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)、專題數(shù)據(jù)和珍藏檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)、校際和社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)師生服務(wù)社會(huì)的目的。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校 檔案信息 資源共享

在社會(huì)信息的演進(jìn)之下，人們對(duì)于信息的獲取需求越來(lái)越強(qiáng)烈，而網(wǎng)絡(luò)為人們搜集和整理各種信息提供了全新的環(huán)境，讓信息的獲取變得更加實(shí)時(shí)、快捷與便利。近年來(lái)，高校數(shù)字化校園得到了迅速的發(fā)展，高校檔案信息已經(jīng)不會(huì)受到空間與時(shí)間的限制了，推進(jìn)高校檔案信息資源的建設(shè)與共享是一個(gè)必然的需求，這也是推進(jìn)高校檔案工作發(fā)展的重要途徑。

一、高校檔案信息資源共享內(nèi)涵分析

高校檔案信息資源貢獻(xiàn)是在高校科研工作、教學(xué)工作、黨政管理等工作中形成，且對(duì)于社會(huì)和高校而言，具有價(jià)值的聲像、圖表與文字。高校檔案信息資源共享，即采取行之有效的方式提升信息獲取性，讓組織與公眾可以公平的獲取想要知曉的信息。網(wǎng)絡(luò)媒體可以利用互通協(xié)議將不同的媒體互聯(lián)起來(lái)，繼而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)文化、硬件以及軟件的共享，高校檔案信息資源屬于數(shù)字化資源庫(kù)，為了將其充分的利用起來(lái)，必須多應(yīng)用信息化檔案，利用不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)獲取數(shù)字資源。

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享可以讓相關(guān)的組織與個(gè)人可以獲取到相關(guān)信息，信息資源與物質(zhì)資源是存在差異的，物質(zhì)資源會(huì)減少，而信息資源是能夠無(wú)限復(fù)制的，分享后，其價(jià)值也不會(huì)受到影響，這種分享本質(zhì)就是通過(guò)協(xié)調(diào)信息資源的數(shù)量、區(qū)域與時(shí)效，讓信息的布局變得更加科學(xué)，滿足用戶的需求。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建高校檔案信息資源共享模式的對(duì)策

依托發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為高校檔案管理工作構(gòu)建新的資源共享模式，可以促進(jìn)我國(guó)的高校檔案管理工作再上新的臺(tái)階，具體的講，高校檔案管理共享模式主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

2.1共享流程分析

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，需要在各個(gè)部門與校園網(wǎng)中建立起完善的信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享與互通，為此，高校管理人員需要深入的意識(shí)到影響高校檔案信息資源共享模式構(gòu)建的因素，結(jié)合高校對(duì)于信息資源的需求，確定好信息資源的共享環(huán)節(jié)。

2.2高校檔案信息資源的共享內(nèi)容

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，關(guān)于檔案資料的內(nèi)容有明確的規(guī)定，這主要包括學(xué)生類信息、行政類信息、黨群類信息、科研類信息、外事類信息、財(cái)會(huì)信息、儀器設(shè)備信息、基本建設(shè)信息等，記錄的形式可以采取文字、錄像、錄音、照片等。

一般情況下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息主要有幾個(gè)部分：

一是基本目的數(shù)據(jù)庫(kù)?；灸康臄?shù)據(jù)庫(kù)即高校內(nèi)部檔案的基本情況，通過(guò)對(duì)卷宗目錄的題名、檔號(hào)、形成時(shí)間、責(zé)任者、全宗號(hào)、館代號(hào)、主題詞、數(shù)量、分類號(hào)等信息編纂而成，共享此類知識(shí)能夠提升相關(guān)檔案的利用率。

二是專題數(shù)據(jù)庫(kù)。只要高校建立起專門的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以提升信息的共享性，但是，共享對(duì)象會(huì)受到各類因素的限制，因此，專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要考慮到自身的硬件環(huán)境、軟件條件、檔案利用重點(diǎn)，建立起具有針對(duì)性的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

此外，教學(xué)檔案與科研檔案也是信息資源的重要組成部分，教學(xué)檔案的內(nèi)容主要包括學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫(kù)、電子課件專題數(shù)據(jù)庫(kù)、試題數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)；科研檔案的內(nèi)容有教師論文、科研項(xiàng)目、教師著作、專題資料、成果鑒定、學(xué)術(shù)活動(dòng)等。

三是珍藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。珍藏檔案有學(xué)校的實(shí)物檔案、聲像檔案、人事檔案、黨政檔案，主要通過(guò)相機(jī)攝錄與掃描的方式取得，需要編制好關(guān)鍵詞、責(zé)任者、題名等相關(guān)的索引，建立起數(shù)據(jù)庫(kù)，展現(xiàn)出檔案的原貌。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息共享范圍與需求

3.1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息共享范圍

高校檔案信息是為廣大的學(xué)生和教職工服務(wù)的，合理的數(shù)據(jù)庫(kù)資源能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的高效應(yīng)用與互通使用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案利用主體主要有歸檔者、形成者、相關(guān)者來(lái)使用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的使用主體得到了有效的擴(kuò)展，使用檔案的主體不再局限在這三類人群中了，使用檔案的不僅僅是組織和機(jī)構(gòu)，企業(yè)、個(gè)人也能夠獲取自己需要的檔案，同樣的信息會(huì)面向不同的人群，需求主體越來(lái)越多。以學(xué)生信息資源檔案為例，教育部門需要使用檔案來(lái)管理學(xué)籍，財(cái)務(wù)部門需要以此為依據(jù)來(lái)收費(fèi)，畢業(yè)機(jī)構(gòu)則需要利用其開(kāi)展分配管理工作，用人單位以此來(lái)考核學(xué)生的綜合水平。

3.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息共享限定

檔案信息資源不同，其共享主體也會(huì)表現(xiàn)出一定的差異，一些不宜公開(kāi)的信息資源，需要根據(jù)其保密程度劃分內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、絕密級(jí)四個(gè)類型，不同類型的檔案，共享程度與共享范圍是具有很大差異的。此外，檔案的來(lái)源也決定著其共享范圍。

3.3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息的共享范圍

高校檔案信息資源的共享范圍是由高校內(nèi)部決定的，其分享范圍有以下幾種類型：

首先是在校內(nèi)范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。校內(nèi)共享的資源是高校內(nèi)部的檔案信息，其主體是校內(nèi)的教職工與職能部門，檔案信息是由相關(guān)檔案部門來(lái)提供的，利用校園網(wǎng)公開(kāi)，這些信息校外群體是不能共享的。

其次，在校際范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。校際信息資源是建立在校園網(wǎng)基礎(chǔ)上連通，學(xué)校的檔案部門是資源共享的主體與客體，必須要把握好信息資源的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

最后，在社會(huì)范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。社會(huì)共享是高校內(nèi)部檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)上的檔案利用者和需求者提供服務(wù)，社會(huì)共享是檔案共享的最高層次，這種主體包括檔案部門、企業(yè)單位、事業(yè)單位、政府、社會(huì)公眾、社會(huì)團(tuán)體幾種類型。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享模式類型

4.1集中控制型

此類形式是最常見(jiàn)的共享模式，檔案信息都儲(chǔ)存在一個(gè)服務(wù)器中，檔案需求者只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以訪問(wèn)到信息，該種模式有著發(fā)布速度快、查詢效率高、集中度高的優(yōu)勢(shì)，但是對(duì)于服務(wù)器的要求較高。

4.2共享分布控制型

該種類型的共享模式是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的交換模式，具有訪問(wèn)權(quán)限的計(jì)算機(jī)是資源的使用者，也是提供者，與信息資源相關(guān)的單位只需要上傳數(shù)據(jù)即可。該種方式也有一定的缺陷，在共享資源時(shí)，用戶只能夠上傳自己的資源后其他人才能夠利用，致使信息存在滯后問(wèn)題。

4.3集中分布控制型

以上兩種信息共享模式有著一定的缺陷，如果能夠?qū)⒎?wù)器與P2P技術(shù)整合起來(lái)，就能夠形成集中分布控制型信息共享模式，在該種共享模式下，網(wǎng)絡(luò)用戶構(gòu)成了一個(gè)個(gè)的子單元，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資源的自主管理，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器則承擔(dān)輔助管理功能。使用該種模式不需要開(kāi)發(fā)專用的軟件，文件傳輸工作與信息查找工作都能夠在服務(wù)器中一一實(shí)現(xiàn)，可以有效綜合集中控制型、共享分布控制型的優(yōu)勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享已經(jīng)成為一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)，這也為高校檔案管理工作提出了更高的要求。因此，高校管理者需要意識(shí)到這一問(wèn)題的迫切性，而檔案部門則要把握好信息的開(kāi)發(fā)關(guān)與利用關(guān)，以學(xué)校工作為出發(fā)點(diǎn)，將檔案信息與教學(xué)工作、管理工作、科研工作、改革工作結(jié)合起來(lái)，主動(dòng)的為學(xué)生、教職工、其他部門服務(wù)，只有做到這一點(diǎn)，才能夠充分發(fā)揮出檔案的作用，為檔案服務(wù)注入活力，繼而促進(jìn)高校的發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

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