提高工程檔案管理科學化水平的方法

徐春艷

隨著我國工程建設(shè)發(fā)展速度的日益加快，規(guī)模的日益擴大，工程檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性的日新月異，使得工程檔案管理工作更顯繁重與復雜?，F(xiàn)實形勢下，只有不斷探尋并提高工程檔案管理的科學化水平，才能更好地為工程建設(shè)及社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料，它真實地記錄了工程建設(shè)項目的全過程，是極為寶貴的信息資源，為工程建設(shè)工程的順利開展提供了不可或缺的重要參考。

一 工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

首先，人們對工程檔案管理的認識不足，普遍存在一定的偏見，認為這項工作只是簡單地對工程檔案進行收集、整理、歸類，而沒有認識到工程檔案管理對工程建設(shè)與經(jīng)濟效益所產(chǎn)生的重要作用，對這項工作缺乏足夠的重視，導致工程檔案管理的工作質(zhì)量不高，效率低下。其次，工程檔案管理方式較為落后，仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式為主，管理的重心仍以實體管理為主，沒有切實實現(xiàn)工程檔案管理的電子化，檔案管理信息化水平不高，沒有實現(xiàn)工程信息資料的有效查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總，檔案管理的效率不高。再次，工程檔案管理的制度不夠健全，沒有行之有效的規(guī)章和體制為檔案管理提供參考，檔案管理工作人員通常是根據(jù)以往經(jīng)驗展開管理工作，容易導致工程檔案資料的分散和遺失，得不到及時地收集、整理和歸檔，也極易出現(xiàn)工程檔案管理上的弊端和死角，檔案管理的質(zhì)量得不到保障。此外，工程檔案管理人員配備不足，僅有少量的專職管理人員，管理人員對現(xiàn)代檔案的價值認識不清，有的管理工作人員甚至沒有進行較為系統(tǒng)檔案知識與技能的學習，導致工程檔案的管理水平多停留在低水平的層面上，不利于工程檔案管理工作水平的提高及檔案管理事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

二 提高工程檔案管理科學化水平的意義

工程檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，其工作的內(nèi)容及范圍比較寬泛，且要保證各類工程檔案資料有效地記錄、歸類、保存、標注，并在需要使用這些檔案資料時得以實現(xiàn)快速查詢、取得，是一項極為繁瑣復雜的工作，因此需要借助現(xiàn)代化的手段及科學化的管理方法，對工程檔案進行科學有效地管理，使之更好地為工程建設(shè)及社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。我國工程建設(shè)發(fā)展速度的日益加快，規(guī)模的日益擴大，為工程檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，工程檔案管理工作日益繁重復雜，而電子檔案的興起與發(fā)展也為工程檔案提高了新的發(fā)展契機，可以說，提高工程檔案管理的科學化水平，是工程檔案管理發(fā)展的必然要求。

三 提高工程檔案管理科學化水平的相關(guān)舉措

完善工程檔案管理機制。行之有效的工程檔案管理機制是提高工程檔案管理科學化水平的重要保證。首先，工程建設(shè)單位應(yīng)在遵循國家檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，依法建檔，加強對單位內(nèi)部檔案管理各項工作的規(guī)范化、合理化，構(gòu)建多層次、全方位的檔案管理機制，使工程檔案資料的收集、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、考核、匯總、查詢、借閱等各項管理工作能科學有效地進行，有效提升工程檔案管理的質(zhì)量及效率。其次，工程建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)自身實際，制定切合實際的檔案管理實施細則，明確工程檔案管理、整理、保持、查詢的基本要求及內(nèi)容，明確工程檔案管理的規(guī)章制度，并完善單位內(nèi)部的檔案管理責任機制，根據(jù)本單位的檔案管理需求及發(fā)展特征完善崗位責任制度，將工程檔案管理分類落實，責任到人，形成齊抓共管，層層把關(guān)的良好氛圍，保證工程檔案收集的完整性和及時性。此外，將公平合理的競爭激勵機制引入工程檔案管理工作中，結(jié)合崗位的重要性，依照業(yè)績考核等級確定工作人員的獎金、津貼標準，將工作人員的工作表現(xiàn)和業(yè)績直接與收入掛鉤，充分挖掘檔案人員的工作激情和潛能，調(diào)動其創(chuàng)造精神，激發(fā)檔案人員不斷提升自身的核心競爭力，以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

強化工程檔案管理的信息化。從實際出發(fā)，根據(jù)工程檔案管理的工作需要，探索實踐出適合本單位使用的檔案信息管理軟件，整合工程建設(shè)內(nèi)部資源，運用新思路及新方法，在檔案管理工作中引入檔案數(shù)字化，可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為數(shù)字化檔案的重點，逐步完善工程建設(shè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)及電子檔案室，使電子檔案管理走向科學化、專業(yè)化、規(guī)范化地管理，逐步建設(shè)適應(yīng)工程單位工作需要及發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提升工程檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化及自動化水平。還可利用先進技術(shù)，不斷壓縮工程檔案的體積及儲存空間，不僅便于檔案的存儲，擴大工程檔案的儲存量，還能有效提高工程檔案原件的保護水平。為保障工程檔案的信息安全，工程單位還應(yīng)在不斷強化工程檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，完善安全管理制度，采取行之有效的安全保護措施，規(guī)范工作人員的操作行為，提高其警惕性，最大限度地規(guī)避人為方面的安全隱患，同時不斷提高自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強技術(shù)層面的安全隔離，根據(jù)內(nèi)容將工程檔案劃分為不同層次的保密等級，進行密級界定，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運行。

提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)。提高工程檔案管理科學化水平，檔案人員專業(yè)素質(zhì)是關(guān)鍵。工程檔案管理不是簡單地對工程建設(shè)檔案資料進行收集、記錄、整理和歸檔，而需要檔案管理人員對整個工程建設(shè)的脈絡(luò)進行完整梳理，并準確地記錄下工程建設(shè)的點點滴滴，因此一名合格的工程檔案管理人員不但需要具備專業(yè)的檔案學知識與及技能，還需了解一定的工程專業(yè)知識，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，只有具備一定的工程建設(shè)相關(guān)知識，才能切實結(jié)合工程的特點，做好不同工程階段檔案收集、整理、歸檔、保管等各項管理工作。工程單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參與形式多樣的業(yè)務(wù)知識及技能的培訓及參觀交流學習活動，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能，檔案管理人員自身也應(yīng)通過諸多途徑加強專業(yè)知識、理論實踐知識與技能、新媒體網(wǎng)絡(luò)技能的自我學習，不斷提高自我管理的能力，為工程檔案事業(yè)的健康發(fā)展貢獻力量。

（作者單位：惠州市白盆珠水庫工程管理局）