淺議企業(yè)基建工程的檔案管理工作

黎曉英

摘 要：對(duì)企業(yè)基建工程的檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理，可為項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益提供有力保障，文章對(duì)如何做好企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)基建工程；檔案管理

中圖分類號(hào)：F284；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）18-0036-02

中國有色集團(tuán)（廣西）平桂飛碟股份有限公司是中國有色礦業(yè)集團(tuán)有限公司旗下控股公司，是一家集投資、產(chǎn)業(yè)、貿(mào)易、科研于一體，跨有色金屬采掘、冶煉、化工、電力、建材、設(shè)計(jì)等多個(gè)行業(yè)的大型企業(yè)。公司目前重要的基建項(xiàng)目有：珊瑚礦采礦權(quán)北部、深邊部資源和現(xiàn)有三個(gè)探礦區(qū)勘查工作；礦山殘礦回收、細(xì)泥中鎢錫金屬回收、硫化礦含多種金屬綜合回收，鎢項(xiàng)目深加工技術(shù)改造；鈦白粉磨礦系統(tǒng)、煅燒系統(tǒng)等技術(shù)改造；電網(wǎng)改造等，對(duì)這些基建工程的檔案進(jìn)行科學(xué)有序管理，可為項(xiàng)目的順利實(shí)施和產(chǎn)生效益提供有力保障。

企業(yè)基建工程項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工到竣工驗(yàn)收后所形成的大量文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體形式的文件材料，構(gòu)成了基建工程項(xiàng)目的檔案，它們真實(shí)記錄和反映了基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的全過程，為工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行審計(jì)、管理、驗(yàn)收以及生產(chǎn)維護(hù)、技術(shù)改造提供了重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)企業(yè)基建工程檔案管理工作具有重要意義。

1 當(dāng)前企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理中的不足

1.1 不重視檔案管理工作

對(duì)于企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目這么一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，抓進(jìn)度、落實(shí)安全生產(chǎn)、組織人員等成了工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的重點(diǎn)工作，放置了其主要精力，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案管理工作重視程度不夠，加上建設(shè)項(xiàng)目往往條件都較艱苦、人員流動(dòng)性也大，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。普遍存在以下問題：一是對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，二是對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)的現(xiàn)象。再者，通?；ǜ黜?xiàng)工程門類繁雜多樣，參與建設(shè)單位又多，他們之間協(xié)調(diào)溝通往往也不夠或不及時(shí)，人員溝通交流少，甚至困難，這也會(huì)給建設(shè)過程中收集整理檔案資料增加障礙，增加項(xiàng)目檔案資料的完整歸檔的困難。假如檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，單位又對(duì)檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，更會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)各種漏洞，嚴(yán)重時(shí)甚至造成銜接脫節(jié)，使得檔案資料流向不明和丟失。

1.2 檔案資料基礎(chǔ)工作不強(qiáng)

綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性是基建工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，在日常工作中具有極高的利用率。本來項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作兩方面的專業(yè)性都很強(qiáng)，而參建的各單位又普遍存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，基建的工程技術(shù)人員和檔案管理人員又互相不了解對(duì)方的專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，不認(rèn)真執(zhí)行工程檔案和工程建設(shè)同步的原則，對(duì)于一些職責(zé)不明確和管理松散的項(xiàng)目更甚，造成工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料不時(shí)出現(xiàn)分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，而對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作無法做到及時(shí)、準(zhǔn)確，也會(huì)造成企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作滯后，影響工程各方面對(duì)項(xiàng)目檔案資料的利用工作，這就制約了工程項(xiàng)目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2 做好企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的建議

2.1 重視企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案管理工作

根據(jù)國家相關(guān)核準(zhǔn)項(xiàng)目的審批制度和要求，對(duì)于企業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目，從項(xiàng)目前期論證開始，到項(xiàng)目支撐性的文件設(shè)計(jì)審批，均受嚴(yán)格規(guī)范的制度和條件約束。同樣，國家監(jiān)管部門對(duì)工程施工的過程及竣工投入使用的全過程的監(jiān)管和監(jiān)督也貫穿企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的全過程。而作為礦山工程項(xiàng)目的企業(yè)建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作作為工程項(xiàng)目全面管理的基礎(chǔ)，為項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益提供了根本保障。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不但要抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)，同時(shí)也要重視檔案管理工作，把工程項(xiàng)目的檔案管理工作列為日常管理工作的不可缺少的一部分，安排懂檔案管理，業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，配足檔案管理所需設(shè)備設(shè)施，保障檔案管理工作的正常有序的開展。

為了使檔案管理工作水平不斷提高，還應(yīng)積極組織、選派檔案工作人員參加各種檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，為檔案管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的管理要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)和各單位的關(guān)系，做到步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，樹立項(xiàng)目業(yè)主即建設(shè)單位是項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過程的統(tǒng)領(lǐng)者的地位，將項(xiàng)目的檔案管理統(tǒng)一歸口到建設(shè)單位的檔案管理部門，以利于更有效開展檔案管理。建設(shè)單位的檔案管理人員要負(fù)起對(duì)參加建設(shè)的各部門、各單位的檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督、協(xié)調(diào)，保證檔案管理工作與施工建設(shè)同步的責(zé)任和義務(wù)。

為了使檔案管理工作能夠有序開展，還應(yīng)制定基建檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，向有關(guān)人員普及檔案管理的知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)使檔案管理人員通過跟建設(shè)專業(yè)技術(shù)人員溝通、交流和學(xué)習(xí)獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的水平。

此外，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，建立其個(gè)人信息系統(tǒng)，明確各自的分工和職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

圍繞“收集歸檔”這一檔案工作的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，明確人員，落實(shí)責(zé)任，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全，從而加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的前期管理控制。對(duì)于項(xiàng)目竣工后的檔案管理，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。

參建單位必須依據(jù)建設(shè)單位制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，并在工程完工后，及時(shí)將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請(qǐng)檔案部門進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，待項(xiàng)目檔案通過專項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位方可組織項(xiàng)目的竣工總驗(yàn)收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項(xiàng)目的各單項(xiàng)竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收。建設(shè)單位要發(fā)揮其職責(zé)，在驗(yàn)收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項(xiàng)檔案資料是否合格。

建設(shè)單位在監(jiān)督檢查各項(xiàng)竣工檔案資料時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)放在各項(xiàng)歸檔材料中圖紙和實(shí)物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實(shí)性的檢查上。對(duì)查出的問題要記錄在案，并及時(shí)要求相關(guān)單位整改，跟蹤到底，確保問題最終解決，對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.3 規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)建設(shè)工程的規(guī)模和技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展，做好項(xiàng)目檔案的管理工作是保障項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施的根本保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度的建立和落實(shí)，是科學(xué)有序的檔案管理工作的保障。在項(xiàng)目實(shí)施過程中簽訂的各項(xiàng)合同，應(yīng)當(dāng)把檔案管理的有關(guān)職責(zé)約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工移交檔案資料的數(shù)量、時(shí)間和質(zhì)量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴(yán)格的約束機(jī)制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規(guī)范地進(jìn)行。

3 結(jié) 語

綜上所述，工程項(xiàng)目檔案是本單位工程建設(shè)科技資源優(yōu)勢(shì)所在，工程人員花費(fèi)大量時(shí)間和心血積累的文件材料，不僅是工程項(xiàng)目歷史記錄，更是工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映工程項(xiàng)目建設(shè)的科技成果，而企業(yè)基建工程項(xiàng)目檔案的高質(zhì)量歸檔是工程項(xiàng)目建設(shè)的最終成果的反映，只有重視加強(qiáng)基建工程項(xiàng)目檔案的管理工作，把檔案工作做實(shí)做細(xì)管好用好，使得科技專業(yè)資料來源于實(shí)踐，應(yīng)用于實(shí)踐，充分發(fā)揮工程項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、工程維護(hù)和改擴(kuò)建中的作用，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 魏永娟.淺談校園基建檔案的作用[J].中國職工教育，2014，（18）.

[2] 郭璇.基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中的問題及解決措施[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2014，（19）.