淺析基層檔案室中資料的歸納與利用

徐曉麗

【摘要】檔案管理是檔案日常工作中重要部分，本文對于基層檔案室中資料的分析和利用情況進(jìn)行了分析研究。文認(rèn)為要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對檔案的意識;健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式;多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理;同時要實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化;最后本文指出要加強(qiáng)檔案管理人員計算機(jī)知識和職業(yè)技能的培訓(xùn)。

【關(guān)鍵詞】基層檔案管理;檔案管理;資料歸納;資料利用;檔案

隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級的檔案存放利用，上升到適應(yīng)新形勢下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

一、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認(rèn)識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值，必須意識到檔案工作是全館工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下，才會強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強(qiáng)檔案意識，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先是加大對干部人事和各種資料檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。比如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁，發(fā)到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到檔案管理材料當(dāng)中形成的檔案管理活動整個過程之中，向檔案管理人員講解檔案管理方面的文件，并認(rèn)真進(jìn)行收集整理并且到檔案歸檔的每個步驟，力求不斷擴(kuò)大全體檔案管理人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認(rèn)識到：檔案管理工作項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔檔案管理工作科技資料，那該項檔案管理工作活動就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，檔案管理工作工作才算是有始有終。做好檔案管理工作和檔案歸檔工作是檔案管理工作職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，比如說建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入日常檔案管理人員崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全體檔案管理人員的檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、檔案登記管理制度、實(shí)行檔案的動態(tài)管理，一是遺失及時查找并且修補(bǔ)缺失的檔案，從而確保檔案管理材料的完整性。

由于機(jī)關(guān)或事業(yè)單位檔案工作具有一定的獨(dú)特性，因此建立符合本單位和本部門實(shí)際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)決策都需要各部門及時準(zhǔn)確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實(shí)行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實(shí)行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為本單位和本部門內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據(jù)服務(wù)對象的差異，以及服務(wù)需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過程中反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

四、實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理中，管理水平現(xiàn)代化和管理方式標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作不斷追求和向前發(fā)展的基礎(chǔ)所在。新時期現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開先進(jìn)的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計算機(jī)的技術(shù)，光盤技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，更少不了懂得先進(jìn)技術(shù)的人才。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)，懂得先進(jìn)技術(shù)的人才和先進(jìn)的思想并有機(jī)結(jié)合起來，才能真正實(shí)現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化。

五、加強(qiáng)檔案人員計算機(jī)知識和相關(guān)計算機(jī)使用技能的培訓(xùn)

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計算機(jī)設(shè)備，不具備操作計算機(jī)的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊伍。