淺談信息化時代下醫(yī)院會計檔案的管理問題

吳婕

摘要：醫(yī)療改革的進一步推進，對醫(yī)院的管理也日益規(guī)范嚴格，尤其是會計信息的管理。會計信息是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要信息，反映了醫(yī)院一步步的成長過程。通過對會計信息的分析，也可以探索出國民醫(yī)療消費的變化情況。因此，醫(yī)院會計信息的檔案管理尤其重要，可以說是關系國計民生的大事。文章主要針對醫(yī)院會計檔案在信息化時代下管理存在的問題，并提出相應的對策，以促進醫(yī)院會計信息檔案管理的完善。

關鍵詞：信息化時代;醫(yī)院會計信息;檔案管理

信息化的發(fā)展推進會計工作的電算化，對會計工作者與會計管理的方方面面都提出了新的要求。醫(yī)院的會計檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過程的記錄者，也是國民醫(yī)療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時代的到來給醫(yī)院的會計檔案管理提供新的機遇的同時提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴格與環(huán)保。

文章主要分析在信息化的大環(huán)境下，醫(yī)院會計信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進醫(yī)院會計信息的檔案管理盡快適應信息化的要求。

一、信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理存在的問題

信息化時代加快了醫(yī)院會計管理的電算化進程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強了醫(yī)院會計檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風險性。醫(yī)院的會計檔案管理在面對信息化的挑戰(zhàn)與機遇時，積極進行了適應，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進行分析。

（一）管理制度不完善

會計檔案管理制度統(tǒng)領著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理制度仍然只是按照“規(guī)定”來定性，并不具有強制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫(yī)療工作與全民醫(yī)保的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量與繁雜度會與日劇增。但是現(xiàn)實狀況是，缺乏了制度約束與激勵機制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。

其次，在檔案管理的過程中，甚至出現(xiàn)一股官僚之風。對于特殊或具有特權的病患的會計信息保管完好，而其他的患者的會計信息則難得一覓，導致醫(yī)院的檔案室發(fā)展成為特權患者的專屬檔案室。

（二）新舊交替，卷宗混亂

信息化時代下的會計檔案管理實行電腦管理，但是醫(yī)院的硬件與軟件在各方面并沒有實現(xiàn)配備，新的管理要求與舊的紙質(zhì)版的信息內(nèi)容不兼容，出現(xiàn)極大的矛盾。舊的會計信息檔案的質(zhì)量參差不齊，給會計信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經(jīng)遺失，在整理的時候很多的錢財都花在了卷宗的收回與重建上。

另外，在檔案電算化的過程中，電算系統(tǒng)對于老員工來說很陌生，在檔案轉(zhuǎn)寫與系統(tǒng)操作維護上都造成困難，尤其是在剛剛引進新的系統(tǒng)的時候，大量的信息需要轉(zhuǎn)寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。

（三）缺乏專業(yè)人才

傳統(tǒng)的會計信息檔案管理都是實行紙質(zhì)卷宗管理，對空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時代下的醫(yī)院會計信息檔案管理大都實行電算化管理。病人與醫(yī)院的財務、費用等信息都是通過電腦自動生成與錄入。醫(yī)院的整個財務運行都是數(shù)字化的，病人在到醫(yī)院就醫(yī)的同時就自動生成一份會計信息，最終與該病人有關的所有財務信息都會需要歸結(jié)到該文件下統(tǒng)一執(zhí)行與管理。這就要求會計檔案管理的人員對于數(shù)字電腦以及財務系統(tǒng)的電腦操作較為熟練，且對于處理系統(tǒng)故障以及系統(tǒng)安全隱私維護具有一定的熟悉度，否則無法保證整個檔案管理的順利進行。但是，大部分老員工都是在紙質(zhì)化管理的時代背景下培養(yǎng)出來的，對于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫(yī)院會計信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業(yè)人才的缺乏。

（四）信息化技術維護不到位

在信息化的電腦檔案管理基礎上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統(tǒng)的安全防護程序與檔案系統(tǒng)的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會留下任何物理痕跡，最后將其他信息進行復原。而在紙質(zhì)化卷宗管理年代，任何對檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的另一個重要問題就是技術維護不到位，尤其是安全保密防護技術不到位，給不法分子的篡改留下了機會。

（五）部門設置不規(guī)范

部門設置不規(guī)范主要源于對醫(yī)院會計檔案管理的不重視。通常情況下，會計檔案的管理都與醫(yī)院的其他檔案管理混為一談，并沒有設立獨立的檔案保密管理部門，即使設置了檔案管理部門也形同虛設，沒有積極貫徹職業(yè)精神與職責。很多檔案管理工作者將保密室的大門關上就一走了之，并不定期進行整理與核對，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫(yī)院的會計檔案紀錄的是醫(yī)院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現(xiàn)實意義。然而一旦數(shù)據(jù)失去完整性，意義就會大打折扣。因此，改變現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理部門設置不規(guī)范的現(xiàn)狀很有必要。

二、優(yōu)化信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的對策

基于上述分析我們可以看到，在信息化時代的挑戰(zhàn)下，醫(yī)院會計信息檔案的管理還有很多需要改進與完善的地方。不管是管理意識還是部門設置，都需要得到醫(yī)院管理者的高度重視，以保證醫(yī)院會計檔案的完整性與真實性。下面筆者將從五個方面進行解析，分析醫(yī)院會計檔案管理改進的途徑。

（一）健全管理制度，提高管理意識

首先，檔案管理意識在醫(yī)院會計檔案管理中起著統(tǒng)領全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對會計工作者進行職業(yè)培訓與設立獎勵機制，以提高會計檔案管理人員的檔案管理意識，保證從源頭上醫(yī)院會計檔案的安全性。

其次，在院內(nèi)財務部門設立專門的檔案管理制度，將職責落實到個人，保證檔案管理人人有責。檔案管理需要職責明晰，分工明確。檔案的收集、維護、校對、保密、核查等都需要分工給具有相關能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。

（二）加快會計人員培訓

信息化時代的醫(yī)院會計檔案管理對人才提出了更高的要求，醫(yī)院要想做到檔案的真實準確與安全，首先必須加強員工的技術培訓。通過開展定期員工電算化與電腦系統(tǒng)認知培訓、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓，以提高員工的業(yè)務能力。其次，通過引進新型的專業(yè)人才，為會計工作隊伍注入新的活力，以帶動老職工的競爭積極性與學習熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質(zhì)。最后，建立科學的監(jiān)督體系，實時監(jiān)督員工的檔案管理能力，對于進步較快、表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵，退步較多、表現(xiàn)差強人意的員工提出批評。通過監(jiān)督的限制強化學習信息化會計檔案管理的重要性。

（三）設立檔案管理專屬部門

設置專門的會計信息檔案管理部門，保證職責的履行。醫(yī)院會計檔案管理的工作繁雜，細節(jié)頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環(huán)節(jié)，不是一兩個人可以完成的，需要設立獨立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會更大。因此，醫(yī)院需要配備專業(yè)人員、專業(yè)部門來進行工作，增強檔案管理的規(guī)范與標準，體現(xiàn)對會計檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業(yè)化。

（四）加強保密管理

檔案的檢測與銷毀對于檔案保密相當重要。信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理變得更加艱難，這就要求醫(yī)院投入更多的財力與物力進行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時代下醫(yī)院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時代的檔案更改，主要在于安全防護系統(tǒng)的設計。因此，醫(yī)院可根據(jù)自身的實際情況，決定是自主研發(fā)安全防護系統(tǒng)還是直接購買外部的保密系統(tǒng)，進行多重檔案保密設置，以做到會計檔案的真實安全。

（五）強化信息技術建設

信息技術建設為信息化時代下醫(yī)院的會計檔案管理保駕護航。時代的不斷發(fā)展對醫(yī)院會計檔案管理不斷提出新的標準與要求，醫(yī)院只有通過不斷強化信息技術建設才能適應不斷變化的時代形勢。通過引進或設計新的檔案管理程序與系統(tǒng)、強化安保裝置、培養(yǎng)人才、加強硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術安全可靠，方便實用。

此外，通過升級檔案管理的硬件系統(tǒng)，與供應商協(xié)商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實現(xiàn)會計檔案的無縫管理。在進行軟硬件升級時，要格外注意技術的正版與合格，不可因為貪圖便宜使用盜版系統(tǒng)，最終因小失大。

三、結(jié)語

總而言之，信息化時代下的會計管理不同于傳統(tǒng)的會計管理，自然檔案管理也會有所區(qū)別，尤其是醫(yī)院的會計檔案管理，其特殊性要求醫(yī)院在信息化時代下格外重視與支持。本文主要分析了現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎上提出改進醫(yī)院會計檔案管理的應對措施，主要有加強檔案管理意識、培養(yǎng)人才、發(fā)展技術、注重保密等。通過進行各方面的改進，信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理勢必會效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。

參考文獻：

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[2]李玉琴.淺析醫(yī)院會計檔案的規(guī)范化管理[J].財會研究，2014（05）.

（作者單位：福建省寧德市醫(yī)院）