新形勢下博物館檔案管理模式探討

張立良

摘 要：檔案管理學是一門歷史悠久的古老學科。事實上，檔案管理工作對企事業(yè)單位的健康、平穩(wěn)、可持續(xù)發(fā)展起著至關重要的作用?？茖W規(guī)范的檔案管理要與時俱進，注重基礎工作，提高單位管理者的重視程度，尤其是檔案管理者的自身素質(zhì)，才能適應新形勢的需要。

關鍵詞：博物館；檔案管理；管理模式

博物館的檔案工作在構建和諧的博物館文化中發(fā)揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會及其發(fā)展服務過程中的各類創(chuàng)造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學規(guī)范的管理制度、認真嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、與時俱進的創(chuàng)新精神，才能適應形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

1.收集整理工作

對中小博物館來說，藏品的數(shù)量多則幾萬件，少則幾千件，與之對應的藏品圖像資料也以千計、以萬計。所以檔案室管理方面重點把好“四關”。一是把好“收集歸檔關”。按照收集歸檔的范圍和責任，要求各科室及時按規(guī)定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對資料逐卷逐條地進行檢查和對照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫資料的齊全、完整、規(guī)范。二是把好“資料整理關”。在資料整理過程中，要嚴格按照國家有關文物工作的法律法規(guī)和自治區(qū)及市文物管理部門的有關規(guī)定和要求，對應歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實現(xiàn)博物館資料室管理工作的現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化。三是把好“資料保管關”。檔案室要堅持“五防”原則，定期進行庫房溫濕度測定調(diào)節(jié)，做到庫房衛(wèi)生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關”。檔案室要做好借閱登記記錄，認真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

2.檔案利用工作

用檔案提供服務是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產(chǎn)評估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、拓寬檔案管理服務渠道

1.加強服務意識

加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機構，還需要變成提供服務的機構，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲存資料的查詢時都較方便。加強檔案管理的服務意識，創(chuàng)建檔案管理的服務業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時進行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務內(nèi)容。

2.建立檔案管理平臺

隨著信息時代的發(fā)展，面對不同種類的情報，需要進行合理的分類與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻情報資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類，方便查找，達到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問題，充分發(fā)揮優(yōu)勢，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術管理，最終將信息與社會共同分享。

3.注重檔案管理的反饋工作

檔案管理作為提供檔案管理建設工作的一個途徑，不僅需要加強檔案管理一系列問題，還需要加強對檔案管理中存在的問題合理的調(diào)配，而場設反饋式的信息資源開發(fā)工作，細致的進行發(fā)揮，最終細致的將材料控制開發(fā)利用的更加科學性、合理性和系統(tǒng)性。

三、完善檔案管理措施

1.建立門戶網(wǎng)站，完善檔案管理工作

隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問題進行分析和篩選，可以通過網(wǎng)絡技術進行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡，實現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個單位的資源做好有價值的共享。

檔案管理工作開展檔案管理的網(wǎng)上服務工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國普遍存在的一些問題，進一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫的建設，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術合理的利用到檔案管理中來，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導地位，就能將檔案管理更富有生機與活力。

2.收集檔案信息

電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過下載或者簡單的操作就可以完成，在一定的時間內(nèi)收集完畢后，還能及時的上傳上或者下載，這樣在整個檔案服務平臺中進行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對于一些資源進行密碼設置，加強對公開的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。

3.在線進行服務與咨詢

現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進行的拓展，還是在加強檔案調(diào)整的基礎上實質(zhì)性的工作。在信息時代內(nèi)，人們更加注重信息的時效性，通過信息系統(tǒng)進行查詢，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領域，還能通過學習以及生活將各種檔案信息進行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務信息做到完善。

在檔案管理工作中存在的信息疑問以及對于單位利民的一些存在爭議的問題進行分析，對于網(wǎng)絡匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫信箱或者網(wǎng)絡溝通平臺，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進行相應的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對于整體的檔案控制以及服務對象等加強對提供的信息的真實性，為使用者提供查詢以及咨詢的服務。

4.遵循標準，推進規(guī)范，加強法律意識

在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調(diào)本單位的特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。

四、結(jié)論

科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，注重人才，提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升單位的檔案管理水平和層次，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且還可以為單位的持續(xù)反戰(zhàn)做出一定的貢獻。

（作者單位：內(nèi)蒙古通遼市博物館）