淺談新形勢下文書檔案管理工作存在的問題及對策

韓汐嶼

摘 要：文書檔案是一種基礎(chǔ)類檔案，也是一個單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)。本文根據(jù)我們當前面臨的新形勢，堅持以問題為導向的原則，針對實際工作中的問題點，從領(lǐng)導重視程度、學習培訓、文書和檔案關(guān)系、各部門支持和制度建設(shè)等方面進行了探討，提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書類檔案是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位了解相關(guān)政策法規(guī)、完成工作任務(wù)的上傳下達和正規(guī)交流的重要載體。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，文書檔案管理工作正面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的新形勢。同時，也出現(xiàn)了一些亟待解決的新問題。如何應(yīng)對新形勢下的新任務(wù)，進一步做好文書檔案管理工作，是擺在相關(guān)工作人員面前的一個新挑戰(zhàn)，也是一次新機遇。

1 聯(lián)系實際，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的主要問題

實踐是檢驗真理的唯一標準。做好文書檔案管理工作，必須堅持問題導向，找準問題，對癥下藥。根據(jù)多年實際工作經(jīng)驗和相關(guān)研究，我認為，目前文書檔案管理工作主要存在以下五方面問題：

一是部分領(lǐng)導和個別部門對此項工作重視程度有待加強。目前，很多部門領(lǐng)導的主要關(guān)注點都是業(yè)務(wù)工作，尤其是有考核指標的業(yè)務(wù)，對于檔案管理工作認識存在誤區(qū)、投入精力較少，有的甚至認為是可有可無，在人力、財力、物力等方面投入不夠，有關(guān)政策落實也不夠到位，一定程度上削減了相關(guān)工作人員的工作熱情，影響了工作質(zhì)量。

二是工作人員適應(yīng)新形勢的素質(zhì)能力有待提高。在文書檔案管理隊伍中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力可以說是參次不齊，有些對檔案工作只有基本了解和簡單認識，參加過專業(yè)深度培訓的更是少之又少，在一些個別單位甚至未能做到“持證上崗”。這就造成了文書檔案管理工作人員緊跟新形勢、適應(yīng)新理念的能力不強，也不能及時良好地掌握現(xiàn)代化文書檔案管理手段，制約了工作的提質(zhì)增效。

三是內(nèi)部各部門對文書檔案管理工作缺乏足夠的支持。文書檔案管理是不能脫離各部門而獨立存在的，部門的支持程度直接影響其工作質(zhì)量和效率。但在實際工作中，卻存在許多問題，例如隱瞞或者拖延上交、材料內(nèi)容有誤等等，給工作開展造成了很多障礙，甚至是不應(yīng)出現(xiàn)的損失。

四是文書與檔案工作銜接仍存在問題。一直以來，文書與檔案管理的之間都是互相促進，又互相制約的。但是，實際工作中，兩部分工作人員無論是在觀念意識，還是在工作內(nèi)容上都存在著一定的脫節(jié)問題，在格式、標準等方面的不協(xié)調(diào)問題尤為嚴重，一定程度上影響了整體工作質(zhì)量。

五是制度執(zhí)行不到位或管理存在漏洞。目前，很多單位在文書檔案管理的實際操作中規(guī)范性仍然不強，存在著不嚴執(zhí)行流程、日常管理松散、分類不標準、名稱不確切、卷號不統(tǒng)一等突出問題。這些問題看似微小，對于強調(diào)細節(jié)的檔案管理工作卻是致命的，會對后續(xù)工作的順利開展造成很大隱患。尤其是當前，為了更好地適應(yīng)電子技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深入應(yīng)用，一些標準化規(guī)定更應(yīng)該得到嚴格的執(zhí)行。

2 多措并舉，不斷提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平

為了使文書檔案管理工作更好地適應(yīng)新形勢需要，我們必須針對已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題，及時采取有效措施，不斷完善工作方式方法，逐步探索出一條適應(yīng)時代需求的、更為成熟完備的文書管理模式。

一是提高領(lǐng)導對此項工作的重視程度。隨著新常態(tài)對經(jīng)濟發(fā)展質(zhì)量和效益提出的新要求，我們的工作重心也必將隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移，文書檔案等保障主線業(yè)務(wù)質(zhì)量的工作也應(yīng)該得到更多的關(guān)注。一方面，各部門主要領(lǐng)導應(yīng)端正認識，理解文書檔案管理在保證工作正常開展、協(xié)助決策實施、推進落實等方面的重要意義，在資金投入、工作規(guī)劃、關(guān)注力度等方面給予適當傾斜，形成從上至下重視檔案管理工作的良好氛圍。另一方面，相關(guān)工作人員也要主動作為，通過適當?shù)姆绞蕉嘞蝾I(lǐng)導匯報工作進展、宣傳重要意義、傳達政策法規(guī)，爭取得到領(lǐng)導更多的理解和支持。

二是強化工作人員的學習培訓。首先，應(yīng)進一步強化政治素質(zhì)。通過自主學習、集體學習等多種形式，學習黨和國家的大政方針政策，把握好工作的基本方向。其次，培養(yǎng)提高業(yè)務(wù)能力。在業(yè)務(wù)學習中，應(yīng)提倡學習內(nèi)容的實用性，抓好與實際工作的結(jié)合，注重學習體會的溝通交流，并規(guī)定標準、定期考核。同時，提高對新技術(shù)的掌控和使用能力。相關(guān)工作人員應(yīng)更加注重對新理念、新知識、新技術(shù)的學習，積極組織和參加以檔案管理信息化為重點的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，做到與時俱進，用先進技術(shù)支撐工作發(fā)展。

三是捋順文書和檔案管理關(guān)系。對于檔案來說，文件是基礎(chǔ)，沒有規(guī)范標準的文件，不可能形成高質(zhì)量的檔案；對于文件來說，檔案是的使其長久留存、并持續(xù)發(fā)揮作用的載體，是基本依托。所以說，檔案和文件之間，既是銜接關(guān)系，也是支撐關(guān)系，兩者一定要通過嚴格統(tǒng)一的標準、高效順暢的配合、規(guī)范有序的操作形成高度的契合，從而實現(xiàn)文書檔案管理工作的整體協(xié)調(diào)、根本提質(zhì)。一方面，文書工作人員要增強檔案管理意識，尤其注意細節(jié)，在日常工作中時刻考慮到歸檔立卷的需要。另一方面，檔案管理工作人員也要進一步了解文書工作的性質(zhì)，體諒這方面工作的忙碌和繁雜性，加強溝通交流，實現(xiàn)文書傳遞、檔案管理工作一體化的目標。同時，在條件允許的情況下，兩方面工作人員可以進行適當?shù)膿Q崗鍛煉，換角度看待自身的工作，提升銜接的順暢性和默契度。

四是努力獲得各部門的工作支持。作為文書檔案工作人員，應(yīng)多采取新的有效的辦法，提供各部門對自身工作的支持程度。例如，可以經(jīng)常與相關(guān)部門交流，第一時間獲得信息，增進感情，獲得更多的工作配合；可以多學習和了解部門業(yè)務(wù)，掌握和適應(yīng)他們的工作節(jié)奏，為雙方提供工作便利；還可以多嘗試一些信息化手段，通過技術(shù)創(chuàng)造效能，提高文書流轉(zhuǎn)的便捷性等等。同時，也要注意通過宣傳引導等方式，增強業(yè)務(wù)部門對文書檔案工作的理解，為這方面工作提供更多的便利條件。

五是建立健全相關(guān)規(guī)章制度。制度是保障各項工作規(guī)范有序開展的基本依據(jù)，在文書檔案管理這樣標準化、規(guī)范化程度較高的工作中，制度建設(shè)的重要性更為顯著。因為，我們要強化“檔案法”和“國家行政機關(guān)公文處理辦法”等標準性法律法規(guī)的規(guī)范和約束作用，制定和完善相應(yīng)的《實施細則》、《管理辦法》等配套規(guī)定，用統(tǒng)一的標準指導工作。并且，根據(jù)新形勢需要，結(jié)合工作實際，廣泛征求各部門意見，對本單位的相關(guān)規(guī)章制度進行全面梳理，對不適應(yīng)發(fā)展需要的進行廢止，對重復繁瑣的進行合并，對需要改進的進行完善，并可以根據(jù)需要建立新的管理規(guī)范，通過制度管人管事。同時，要狠抓制度的落實。當前，文書檔案管理制度建設(shè)方面最大的問題就是抓落實的問題，再規(guī)范有效的制度如果得不到落實，也是一紙空文。所以，各相關(guān)領(lǐng)導、部門和具體工作人員要把制度的落實放在重要的位置，提高認識，完善考核，強化監(jiān)管，共同推進新時期文書檔案管理工作再上新臺階。