淺談檔案工作質(zhì)量評估的完善

李士旺

摘 要：檔案工作質(zhì)量評估與管理是當前檔案界實際管理工作的重要課題，在理論上和實際上都有著重大的現(xiàn)實意義。在檔案工作質(zhì)量評估受到越來越多重視和關(guān)注的同時，國內(nèi)對于評估體系和具體指標的研究都還沒有形成系統(tǒng)、全面、規(guī)模性的研究?；诖?，本文對此檔案工作質(zhì)量評估完善策略進行一番探討。

關(guān)鍵詞：檔案；質(zhì)量評估；完善

檔案工作是管理檔案和檔案事業(yè)的各種活動，檔案工作質(zhì)量衡量檔案工作是否達到目標，在中國檔案工作和檔案事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，隨著國家改革開放政策的實施，人們對檔案工作的質(zhì)量提出了越來越高的要求，檔案工作也進入了改革和創(chuàng)新新局面。作為衡量檔案工作質(zhì)量好壞的評估體系，檔案質(zhì)量的提高成為必然的需要，檔案工作被提出了更高的要求。檔案工作的質(zhì)量只有不斷提高，才能跟上時代的步伐，順應經(jīng)濟社會的發(fā)展對于檔案事業(yè)的挑戰(zhàn)，為社會主義建設而服務。

1 檔案工作質(zhì)量評估辦法

隨著現(xiàn)代信息時代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，全面提升檔案工作各個方面，電子檔案管理成為必然的發(fā)展趨勢，是社會發(fā)展對于檔案工作的要求，我們應該轉(zhuǎn)變觀念，針對檔案工作各個方面形成評估系統(tǒng)，重視發(fā)展信息設施與網(wǎng)絡建設，檢驗檔案工作的具體評估體系，盡快實現(xiàn)檔案管理的科學化。任何工作的展開都要遵循一定的原則，檔案工作質(zhì)量評估在堅持客觀公正、實事求是原則應該遵循檔案事業(yè)的發(fā)展方向，通過評估指標可以客觀詳細的反映實際的檔案工作，應該能夠科學的、合理的、應該在實用性上有更多的突破，探求規(guī)范檔案事業(yè)評估的方法。

檔案工作質(zhì)量評估的基本步驟。自評摸底階段，按照文件精神及評估標準進行自評；針對各地各地檔案館、檔案局進行公正地核實公示，評估委員會組成若干評估小組，實事求是地分別到各地進行實地測評，并向被評估單位及當?shù)胤止軝n案工作的領(lǐng)導反饋評估情況，針對各級各地檔案局、檔案館進行總結(jié)評議。

2 提高認識，明確評估目的

檔案工作質(zhì)量評估的目韻在于通過加強黨和政府以及各級檔案行政管理部門對檔案事業(yè)的宏觀指導和管理，促進檔案管理的科學化和規(guī)范化，提高檔案工作的水平和服務效益，推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，使檔案事業(yè)在為全國建設小康社會和構(gòu)建社會主義和諧社會服務中發(fā)揮更大的作用。參與評估的機構(gòu)和部門應該正確認識到檔案工作質(zhì)量評估的重要性，不能為了應付升級評估而評估。要真正做到以評促建，以評促改，更好的發(fā)揮檔案工作質(zhì)量評估的作用。第一，針對檔案工作質(zhì)量評估的具體指標指導日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質(zhì)量：第二，明確檔案工作質(zhì)量評估的目的，可以避免臨近評估時的突擊應對行為，不會對檔案日常管理工作的秩序產(chǎn)生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼續(xù)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，使全面工作統(tǒng)籌兼顧；第三，檔案工作質(zhì)量評估可以使檔案工作人員充分發(fā)揮各自的專長，有利于推動各項基礎業(yè)務工作標準化、規(guī)范化的開展，能加速檔案基礎業(yè)務建設的步伐。

3 加強日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控

3.1 將評估指標量化到日常工作中

這就要求我們按照檔案工作質(zhì)量評估的基本要求和標準，根據(jù)檔案管理專業(yè)人員各自的專長，在不影響日常檔案管理工作的前提下，把各項評估指標量化到個人按期完成指標任務。這樣不僅可以發(fā)揮每個檔案人員的專長，還可以加強檔案管理的規(guī)范化和標準化，進而使得檔案工作統(tǒng)籌兼顧，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2 杜絕形式主義

每個檔案機構(gòu)和部門的軟硬件條件參差不齊，沒有必要為了迎合評估標準而打亂自身的檔案管理，也沒有必要為了追求整齊劃一而去統(tǒng)一檔案裝具及設備。應該從自身條件出發(fā)，在盡可能改善檔案機構(gòu)和部門硬件條件的基礎上，深入檔案工作。就檔案設備而言，要結(jié)合實際情況添置必要的檔案設備：就檔案整理而言。每個時期有每個時期的檔案整理標準，對原有已整理的檔案，只要是按照某種規(guī)律整理，而且已經(jīng)建有檢索工具查閱方便。對于還沒整理的檔案，要盡可能制定統(tǒng)一的管理制度。此外每個檔案部門所屬機構(gòu)不同，應該根據(jù)自身檔案利用者的需求，落實好檔案管理工作。

3.3 充分重視評估后的整改工作

很多為了升級評估而評估的檔案機構(gòu)和部門，評估完畢后，將評估小組給出的意見和建議置之不理。這樣一來檔案工作質(zhì)量評估的真正目的就得不到實現(xiàn)。在實際的檔案工作質(zhì)量評估中，我們應該根據(jù)評估小組給出的建議，仔細審視自身工作逐步完善自身的檔案管理工作。因此，針對評估意見進行整改是質(zhì)量評估的關(guān)鍵。只有這樣才能真正促進檔案工作的進步，以及檔案事業(yè)的發(fā)展。

4 完善評估體系

4.1 完善自身評估指標

檔案的價值在于為社會，各類組織，個人提供檔案資料的利用服務。做好檔案資料的服務和利用工作是檔案管理部門實現(xiàn)自身價值的根本途徑，也是檔案管理工作者應盡的義務和職責所在。所以檔案的利用和服務功能是檔案工作的基礎和最終，也是存在的價值所在。這就說明，檔案事業(yè)的發(fā)展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之重。通過檔案的利用，才能體現(xiàn)檔案的價值，培養(yǎng)更多人的檔案意識，使得檔案工作更加全方位的展開和發(fā)展，從而推動檔案工作各個環(huán)節(jié)的發(fā)展。因此，檔案利用者對于提供利用服務的檔案的滿意度直接關(guān)系到檔案價值的實現(xiàn)及滿足利用者需求的程度，進一步影響到人們對檔案工作的認同和評價。因此，檔案利用者對于檔案利用的滿意度是考核檔案工作十分重要的一個指標，應該體現(xiàn)在評估體系中，作為檔案工作質(zhì)量評估指標體系中的一部分。

4.2 借鑒IS015489文件管理國際標準

鑒于我國集中式的檔案事業(yè)管理體制，我國的檔案工作質(zhì)量評估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評估體系的同時，也應該結(jié)合國際形勢，借鑒國際相關(guān)標準規(guī)定，發(fā)展我國的檔案事業(yè)?；谖覈募n案管理標準制定的現(xiàn)狀和需求，吸納先進的國際文件檔案管理原則IS015489，是我國文件檔案管理的必然趨勢。IS015489-I通用原則由11個部分構(gòu)成，分別是：本標準的適用范圍、本標準所引用的標準、本標準采用的術(shù)語及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守本標準的機構(gòu)所需滿足的方針和職責、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設計與實施、文件管理的過程及其控制、對于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達到預期效果的審核、遵循IS015489的機構(gòu)培訓。ISO/TR 15489—2使用指南由6個部分構(gòu)成，是對ISO15489-1通用原則的補充，而非規(guī)范性指南。該標準對于文件管理規(guī)劃的內(nèi)容包括：確定每項業(yè)務中應該形成的文件及文件應該包含的信息，要以何種技術(shù)捕獲文件，應該形成哪些元數(shù)據(jù)及這些元數(shù)據(jù)該如何管理，確定用戶所需文件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求和標準，文件保管在安全的環(huán)境中等。

總之，檔案工作質(zhì)量評估還在不斷的摸索發(fā)展中，但其對于檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻卻功不可沒。我們應該更加深入、細致的研究檔案工作質(zhì)量評估體系和指標，為中國檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。應該以為檔案利用者服務為基本理念，從檔案利用者的實際利用角度出發(fā)，注重檔案質(zhì)量，嚴格檔案管理制度，特別是在科學技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要切實的抓好檔案管理的質(zhì)量，真正實現(xiàn)完善檔案工作質(zhì)量評估，使檔案工作質(zhì)量評估在實際具體的檔案管理工作中，全面工作統(tǒng)籌兼顧，并發(fā)揮檔案工作很大作用和價值。

參考文獻

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